Вступ
Бухгалтерський облік – це спосіб документального спостереження, відображення і контролю за господарською і фінансовою діяльністю підприємства, а також система збирання, вимірювання, обробки та передачі інформації про господарську діяльність підприємства внутрішнім та зовнішнім користувачам для прийняття оптимальних рішень. Бухгалтерський облік – це процес безперервного і взаємопов’язаного спостереження і контролю за господарською діяльністю окремого підприємства з метою одержання про нього поточних і підсумкових показників. В бухгалтерському обліці існує три види вимірників: Натуральні вимірники – використовуються для обліку кількості матеріальних цінностей. Натуральні вимірники використовуються в аналітичному обліку; матеріальних цінностей, готової продукції, товарів, основних засобів. Трудові вимірники – використовуються з метою обліку кількості відпрацьованого часу і обліку праці витраченої на виготовлення продукції. Виражаються вимірники в одиницях часу. Використовуються при нарахуванні заробітної плати, визначення рівня продуктивності праці. Грошові вимірники – є універсальними за допомогою грошового вимірника узагальнюється інформація про господарські операції і явища, що раніше виражалися в натуральних і трудових вимірниках. Використовуються грошові вимірники поряд з натуральними і трудовими при обліку заробітної плати, матеріалів, готової продукції, її реалізації, прибутків і збитків у розрахунково кредитних операціях, а також для узагальнення і визначення підсумків виробничо-господарської і фінансової діяльності підприємства за звітний період при складанні поточних і річних звітів, планів розвитку підприємства. Головне завдання бухгалтерського обліку є: -виявлення обсягу випущеної продукції, придбаних товарів, їх реалізації; -виявлення фактичних витрат з виготовлення чи придбання товарів; -аналіз, та контроль за собівартістю випущеної продукції і її зниженням, визначеннями кінцевих результатів виробництва та реалізації їх використання. Бухгалтерський облік повинен відповідати таким вимогам: 1. Раціональність та економічність побудови бухгалтерського обліку. 2. Якість і зрозумілість обліку. 3. Простота, чіткість, точність, повнота і достовірність поточних і звітних даних, попередження всілякого роду спроб перекручування дійсності, усунення серйозних недоліків в організації бухгалтерського обліку і посилення його ролі в здійсненні контролю за господарською діяльністю, надання користувачам, достовірної інформації про доходи, витрати, прибутки і збитки від діяльності підприємства. 4. Порівнювання звітних даних останнього періоду з даними за минулі звітні періоди, планами-прогнозами, даними бізнес-планів підприємства. Предметом бухгалтерського обліку є окремі сторони багатогранного процесу, розширеного відтворення: господарські акти, процеси, що спричиняють рух господарських засобів, джерел їх утворення. Предмет бухгалтерського обліку охоплює весь процес відтворення, тобто, виробництво, розподіл, обіг та споживання. Він вивчає стан і використання засобів підприємства в процесі господарської діяльності та джерел їх утворення.
Документообіг на підприємстві
Документоо́біг — рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.
Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).
Вимоги до потоків документів:
рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;
принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.
Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:
Первинна обробка (прийом);
Попередній розгляд (розмітка);
Реєстрація;
Розгляд документів керівником та винесення резолюції;
Направлення на виконання;
Контроль виконання;
Виконання документів;
Відправка вихідної кореспонденції;
Підшивка документів до справ;
Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство.
Обсяг документообігу — обсяг вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.
Класифікація бухгалтерських документів
Численність і різноманітність документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, потребує їх класифікації. В економічній літературі є чимало класифікацій, що мають деякі відмінності. Узагальнюючи ці класифікації, можна запропонувати їхнє групування за певними ознаками: призначенням, місцем написання, масштабом охоплення кількості операцій, ступенем узагальнення господарських фактів, характером оформлення, технікою написання й опрацювання (рис. А.6.1). За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні. Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію і т. ін.) на здійснення господарського факту-операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документом, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо. Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо. За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні — документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти тощо. Зовнішні — це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські документи — платіжні вимоги, доручення, квитанції про заготівлю сільськогосподарської сировини тощо. За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджувальні. Одноразові — це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення. Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій. Нагромаджувальні документи — це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (наприклад, лімітно-забірні картки, дорожні листи, багатоденні наряди на виконання робіт, відомість витрат кормів тощо). Нагромаджувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання. За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні й зведені. До первинних документів належать такі, в яких фіксують господарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт — явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Вони можуть бути одноразовими й нагромаджувальними. Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення. Зведення первинних даних у документах значно скорочує облікову роботу. За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, небухгалтерського й комбінованого оформлення. Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідники, групувальні відомості, різні розрахунки розподілу узагальнених даних тощо. Основне призначення цих документів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку. Документи небухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення. Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії. За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних, перфораційних машинах або на ЕОМ. Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість обчислювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських документів пишуть вручну. Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. їх заповнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою. Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою фактурних машин або інших клавішних машин, які мають алфавітний пристрій. До документів, які пишуть на перфораційних машинах, належать перфокарти, дуаль-карти тощо. Цей прийом іноді називають напівмеханізованим способом. При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами. До цієї групи належать також документи, які отримують за допомогою датчиків і терміналів.