Работа с таблицами access

Цель работы: научиться создавать таблицы с помощью Мастеров и в режиме Конструктора; получить навыки работы с таблицами.

Цель работы

1. Изучите теоретические сведения.

2. Получите у преподавателя данные для занесения в базу.

3. В пустой базе данных, созданной на предыдущем занятии, создайте таблицу с помощью Мастера таблиц.

4. Создайте вторую таблицу в режиме Конструктора таблиц.

5. В одну из таблиц введите данные, используя режим Таблицы.

6. Отредактируйте созданные таблицы.

7. Сохраните базу данных.

Контрольные вопросы

1. Какими способами можно создать таблицы?

2. Какие типы данных могут содержаться в таблицах?

3. Каково отличие типов данных «Текстовый» и «MEMO»?

4. Что означает тип данных «Логический»?

5. Каково отличие типов данных «Числовой» и «Денежный»?

6. Что означает тип данных «Поле объекта OLE»?

7. Каково назначение поля «Счетчик»?

8. Как создать таблицу в режиме Конструктора таблиц?

9. Как создать таблицу с помощью Мастера таблиц?

10. Каким образом можно выделить строку, столбец, ячейку, всю таблицу?

11. Как добавить, удалить и скрыть поле?

12. Как изменить ширину столбца и высоту строки?

13. Как осуществляется ввод данных в таблицу?

1. Способы создания таблицы. Создание таблиц в режиме Конструктора и создание таблиц с помощью Мастера.

2. Типы данных. Текстовый, Поле, MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок.

3. Отличие типов данных «Текстовый» и «MEMO». Тестовый отвечает за тестовое наполнение. Крупные текстовые фрагменты, а также форматированный текст. Например, для подробного описания продукта обычно используется поле МЕМО.

4. «Логический» тип. Обозначает тип данных отвечающий за лоическое наполнение.

5. Отличие типов данных «Числовой» и «Денежный». Числовой соответствет цифрам и опреций с ними, денежный добавляет к ним денежный индекс.

6. Тип данных «Поле объекта OLE». Этот метод оказывается самым простым, так как при его реализации можно использовать экраны и инструменты, предоставляемые Microsoft Access. Кроме того, изображения становятся частью базы данных, и могут переноситься вместе с ней. Никогда не понадобится обновлять ссылки на файлы изображений.

7. Назначение поля «Счетчик». Числа, автоматически формируемые для каждой записи

8. Конструктор таблиц. Если необходимо создать таблицу, содержащую специальные поля, которых нет в распоряжении Мастера, ее можно создать в режиме Конструктора таблиц.

Для того чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, выполните следующие действия:

1. В меню Вставка выберите команду Таблица или в окне базы данных на вкладке Таблицы щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая таблица (рисунок 18.1).

2. Выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК. Вы перейдете в режим Конструктора таблицы (см. рисунок 18.3).

3. В первой пустой строке в столбце Имя поля введите соответствующее имя. Затем нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к столбцу Тип данных.

В раскрывающемся списке выберите тип данных. Возможные типы данных рассмотрены в таблице

5. При необходимости в столбце Описание введите описание поля.

6. В нижней половине диалогового окна расположена секция Свойства поля, отображающая свойства выбранного типа поля (рисунок 18.3). Внесите в них необходимые изменения. Наиболее важными параметрами являются:

• размер поля - максимальное количество символов, которое можно ввести в данное поле;

• формат поля - раскрывающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля;

• значение по умолчанию - полю автоматически присваивается введенное значение;

• число десятичных знаков - указывает количество десятичных знаков, отображаемых в числах;

• обязательное поле - указывает, можно или нет оставить это поле пустым при вводе новой записи.

7. Для создания следующего поля повторите пункты 3 - 6.

8. Щелкните кнопку Закрыть в окне Конструктора таблицы.

Для того чтобы задать какое-либо поле ключевым, выделите его и в меню Правка выберите команду Ключевое поле, или нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. Слева от имени появится символ ключа.

9. Мастера таблиц. Для того чтобы создать таблицу с помощью Мастера таблиц, выполните следующие действия:

• в меню Вставка выберите Таблица. Появится диалоговое окно Новая таблица.

Такого же результата можно добиться, если в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем Создать.

Если Вы хотите создать таблицу с помощью кнопок панели инструментов, щелкните на ней стрелку, направленную вниз, которая находится рядом с кнопкой Новый объект. В раскрывшемся списке выберите Таблица;

• выберите Мастер таблиц, а затем кнопку ОК. Появится диалоговое окно Создание таблиц (рисунок 18.2);

• выберите одну из таблиц в списке Образцы таблиц. В списке Образцы полей Вы увидите поля, которые может содержать таблица. Существует два разных списка таблиц. По умолчанию Вы видите список деловых таблиц. Чтобы увидеть список личных таблиц, щелкните поле Личные;

• найдите в списке Образцы полей поле, которое Вы бы хотели включить в таблицу, выделите его и щелкните кнопку >, чтобы переместить его в список Поля новой таблицы. Для того чтобы переместить все содержимое выделенного образца таблицы в свой список, нажмите кнопку ».

• Продолжайте выбор, пока не завершите составление списка полей новой таблицы. Кнопки < и « служат для удаления одного или всех полей из списка Поля новой таблицы. Если Вы нашли поле, похожее на то, что Вам нужно, но хотите назвать его по-своему, добавьте его к своему списку, выделите его и нажмите кнопку Переименовать поле. Когда добавление полей будет закончено, щелкните кнопку Далее;

• в каждой таблице должно быть, по крайней мере, одно ключевое поле, с уникальным значением для каждой записи (порядковый номер, код, регистрационный номер и т.п.). Поэтому надо определиться, какое поле выбрать ключевым. Щелкните кнопку Автоматическое определение ключа, чтобы Мастер сам выбрал ключевое поле, или Самостоятельное определение ключа пользователем, чтобы сделать это без его участия. В последнем случае в последующих диалоговых окнах вам необходимо будет самостоятельно выбрать ключевое поле и тип данных для ключевого поля;

• после нажатия кнопки Далее, если в базе данных уже есть хотя бы одна таблица, появится окно, в котором спрашивается о связи между таблицами. Для того чтобы установить связь между таблицами, нажмите кнопку Связи… и в появившемся диалоговом окне выберите тип и параметры связи. Если Вы не хотите устанавливать связь между таблицами, нажмите кнопку Далее;

• в последнем окне выберите один из следующих параметров:

‑ Изменение структуры таблицы - переход в режим конструктора таблиц.

‑ Непосредственный ввод данных в таблицу ‑ переход в режим таблицы.

‑ Ввод данных в таблицу с помощью Формы, создаваемой мастером.

• щелкните кнопку Готово. Созданная таблица появится в Вашей базе данных.

10. Каким образом можно выделить. Для того чтобы вырезать, копировать, удалить, изменить содержимое ячейки, ее необходимо выделить.

Для того чтобы выделить поле, запись или всю таблицу, щелкните соответствующую кнопку. Для того, чтобы выделить несколько записей, выделите первую запись и, удерживая клавишу Shift, выделите последнюю запись. Выделять таким образом можно только смежные группы записей. Выделенные объекты можно удалять, вырезать, копировать в буфер обмена при помощи кнопок панели инструментов или команд меню Правка.

11. Добавить, удалить и скрыть поле. Независимо от того, как создана таблица (с помощью Мастера или в режиме Конструктора), в нее всегда можно внести изменения в режиме Конструктора таблиц.

Для того чтобы исправить какое-либо поле, войдите в режим Конструктора, и, щелкнув мышью то поле, которое Вы хотите исправить, внесите необходимые изменения.

Для того чтобы добавить поле, в режиме Конструктора сделайте следующее:

• выделите то поле, перед которым необходимо вставить новое;

• щелкните кнопку Добавить строки на панели инструментов или выберите в меню Вставка команду Строки. В списке Имя поля появится пустая строка;

• введите для нового поля имя, тип, описание.

Для того чтобы удалить поле, в режиме Конструктора:

• выделите поле, которое необходимо удалить;

• щелкните кнопку Удалить строки на панели инструментов или выберите в меню Правка команду Удалить строки.

Для того, чтобы удалить поле в режиме Таблицы, выделите весь столбец того поля, которое необходимо удалить, и в меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Если в таблице есть поле, которое Вы не хотите использовать в настоящее время, но оно понадобится позднее, то его можно не удалять, а скрыть. Скрыть поле можно только в режиме Таблицы. Выделите поля, которые нужно скрыть, и в меню Формат выберите команду Скрыть столбцы.

Для того чтобы снова отобразить на экране скрытые столбцы, в меню Формат выберите команду Отобразить столбцы. В появившемся диалоговом окне напротив скрытых полей метки отсутствуют. Щелкните метку того поля, которое Вы хотите отобразить.

12. Изменить ширину столбца и высоту строки. Если содержание ячеек полностью не видно, столбцы можно сделать шире, чтобы в них умещалось больше данных, либо ячейки сделать выше, чтобы в них можно было отобразить несколько строк.

Изменить ширину столбца можно следующими способами:

1. Поместите указатель мыши между названиями двух полей так, чтобы он принял вид вертикальной линии с направленными влево и вправо стрелками. Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите границу столбца вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить его ширину.

2. Для более точной установки ширины столбца выделите нужный столбец (столбцы) и в меню Формат выберите команду Ширина столбца. В появившемся диалоговом окне можно установить ширину столбца так, чтобы она соответствовала самому длинному расположенному в ней элементу (кнопка По ширине данных), установленному вами количеству символов (поле текста Ширина столбца) или по умолчанию (установить метку в поле Стандартная).

Изменить высоту строк можно, перетащив границу строки вверх или вниз, поместив указатель мыши между двумя строками в области выделения строки, или с помощью диалогового окна Высота строки, которое вызывается командой Высота строки меню Формат.

13. Ввод данных в таблицу. Вводить данные в таблицу можно непосредственно в режиме таблицы или с помощью специально созданных Форм.

Для того чтобы ввести запись в режиме таблицы, щелкните левой клавишей первую пустую ячейку в первом пустом столбце, введите значение поля и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующему полю для ввода следующего значения. Вместо нажатия клавиши Tab перемещаться по таблице можно с помощью мыши.

Если понадобится изменить шрифт, следует воспользоваться диалоговым окном Выбор шрифта, которое вызывается командой Шрифт… в меню Формат.