Контрольные вопросы

1. Какие объекты входят в состав ACCESS и для чего они предназначены?

2. Из каких элементов состоит окно ACCESS?

3. Какие кнопки находятся на панели инструментов и какие действия они позволяют выполнять?

4. Какие команды содержатся в Строке меню и каково их назначение?

5. Каково назначение строки состояния?

6. Для чего предназначены Формы?

7. Каково назначение Отчетов?

8. Какие функции выполняют Запросы?

9. Каково назначение Шаблонов?

10. Как можно создать новую базу данных?

11. Как создать базу данных при помощи Шаблона?

12. Что представляет собой Главная кнопочная форма?

Ответы на контрольные вопросы

1. Объекты ACCESS. В ACCESS все элементы базы данных хранятся в отдельной строке. Эта строка называется записью. Например, информация о каждом трансформаторе (его тип, номинальная мощность, номинальное напряжение обмотки, активное и реактивное сопротивление) является отдельной записью.

Каждый вид сведений хранится в своем столбце, называемом полем.

На пересечении поля и строки располагается часть данных определенной записи. Эта область называется ячейкой.

2. Окно ACCESS. Окно программы, как и многие другие окна программ Windows, содержит Строку меню, Панель инструментов, Рабочую область и Строку состояния

3. Кнопки на панели инструментов. Используются для быстрого выполнения некоторых команд и меняются в зависимости от объекта, с которым Вы в данный момент работаете. Для того чтобы понять, какие действия можно выполнять с помощью каждой из кнопок панели инструментов, подведите к ней указатель мыши.

4. Команды в Строке меню. Если Вы до этого уже работали с какой-либо базой данных, то, чтобы создать новую базу данных, выберите в меню Файл команду Создать или щелкните на панели инструментов кнопку Создать базу данных. Появится диалоговое окно Создание файла.

При необходимости выберите вкладку Общие. Затем щелкните дважды значок Новая база данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных. Введите название новой базы данных и щелкните кнопку Создать. ACCESS создаст новую пустую базу данных.

5. Назначение строки состояния. Определяет ваше нынешнее положение после последней произведенной вами операции.

6. Назначение Форм. Представляет собой обычный бланк с полями, который необходимо заполнить. ACCESS связывает форму с таблицей.

7. Назначение Отчетов. Предназначен для вывода информации на печать. Это специально оформленные данные, организованные в соответствии с описанием, заданным пользователем.

8. Функции запросов. Способ отбора из базы данных нужной на данный момент информации. Он представляет собой фильтр, который отсеивает излишние данные. Позволяет выделить поля, которые Вы хотите отобразить на экране, выводит из одного поля итоговые значения и группирует их по одному набору факторов, перечисленных в запросе в виде заголовков строк, и по другому набору факторов, перечисленных в виде заголовков столбцов, сравнивает две таблицы и находит все записи, имеющиеся и в той и в другой таблице сравнивает две таблицы и находит все записи, которые присутствуют только в одной из этих.

9. Назначение Шаблонов. Автоматически может создать почти все таблицы, формы и отчеты, которые предусмотрены в ACCESS.

10. База данных. После первого запуска ACCESS на экране появляется диалоговое окно ACCESS с помощью которого можно создать новую или открыть уже существующую базу данных. Для того чтобы создать новую базу данных, выберите Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

11. База данных при помощи Шаблона. Для того чтобы создать базу данных при помощи Шаблона, выполните следующие действия:

• если Вы только что запустили программу ACCESS и диалоговое окно (рисунок 17.5) все еще находится на экране, щелкните кнопку Общие шаблоны, а затем ОК. Если Вы уже закрыли это окно, выберите команду Файл, Создать. Появится диалоговое окно Создание;

щелкните вкладку Базы данных, чтобы отобразить список Шаблонов

• найдите нужный вам Шаблон (например, Контакты) и щелкните кнопку ОК;

• в диалоговом окне Файл новой базы данных нажмите кнопку Создать. Запустится Шаблон и появится диалоговое окно 1, объясняющее, что этот Шаблон будет делать (рисунок 17.7);

• щелкните кнопку Далее. Появится диалоговое окно 2 (рисунок 17.8). В левом списке указаны таблицы, которые может создать Шаблон, а в правом - поля, которые будет включать в себя таблица. Щелкнув по ним мышью, их можно включить в таблицу;

• щелкните кнопку Далее и в появившемся диалоговом окне выберите вид оформления экрана. Выбранный вид отображается в области просмотра;

• нажав кнопку Далее выберите вид оформления отчета для печати;

• в следующем диалоговом окне Вы можете ввести заголовок базы данных, который будет указан во всех отчетах, а также выбрать рисунок, который будет помещен во все формы и отчеты;

после нажатия кнопки Готово будет создана новая база данных.

12. Главная кнопочная форма. Когда создание базы данных будет закончено, появится окно Главная кнопочная форма, с помощью которой Вы можете выполнять общие задачи с использованием базы данных, щелкнув одну из кнопок.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 18