5.Понятие об объедененых аф и коллекциях…

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов: организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории; руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; организаций, объединенных объектом деятельности; последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам; двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями. Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления; Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в иключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

6.Фонды личного происхождения…

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения:

1. Отсутствие закономерности размещения информации.

2. Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

3. Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности

4. Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

5. Документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям

Особенности имеют и первичные комплексы документов личного происхождения – личные архивы, на основе которых создаются фонды личного происхождения.

1. Процесс формирования личного архива не управляется, архив складывается стихийно как результат творческой, общественной деятельности и личной жизни определенного лица. Направлено формируются, в основном, личные коллекции граждан.

2. Фонд личного происхождения может содержать наряду с документами личного происхождения и документы официального происхождения: личные документы, письма учреждений, материалы служебной деятельности.

3. Для личных архивов характерно типовое и видовое многообразие документов (фото-, фоно-, видеодокументы; письменные документы, рисунки, чертежи, схемы и т.д.)

4. Организация документы личного характера до их поступления на государственное хранение, как правило, отсутствует. Документы хранятся в россыпи.

В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классификации документов личных фондов:1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).2. Материалы служебной и общественной деятельности.3. Творческие материалы.4. Материалы, собранные фондообразователем для его работ.5. Переписка.6. Имущественно-хозяйственные материалы.7. Материалы о фондообразователе.8. Изобразительные материалы.9. Материалы родственников.10. Коллекция, собранная фондообразователем.

7. Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

8.  СИСТЕМАТИЧЕСКИЙ КАТАЛОГ - отражает издания по всем отраслям знаний, имеющимся в фонде библиотеки: книги, брошюры, информационные издания, сборники трудов, материалы конференций, съездов и раскрывает фонд библиотеки в определенном логическом порядке.  Систематический каталог имеет карточную форму. В зависимости от содержания изданий, карточки с описанием книг группируются по определенным отраслям знаний согласно принятым в библиотеке классификационным схемам. В пределах каждой отрасли материал расположен в логической последовательности тем и вопросов – от более широких к более узким. ББК (библиотечно-библиографическая классификация): систематизируются книги по философии, государству и праву, военному делу, экономике, технике, культурологии, педагогике, искусству, психологии, религии. На разделителе пишется буквенно-цифровое обозначение предмета и наименование. Например: С5 – Социология,С561.5 – Социология семьи. УДК (универсальная десятичная классификация): расположена литература по естественным наукам и медицине. На разделителе пишется цифровое обозначение предмета и наименование. Например: 57 – Биологические науки в целом.573 – Общая и теоретическая биология. За каждым разделителем карточки расставлены в строгом алфавитном порядке фамилий авторов, названий книг, названий учреждений и организаций Если в пределах одного индекса содержится информация о литературе на разных языках, то библиографические записи образуют языковые ряды: сначала записи на русском языке, а после них – латинским шрифтом. Переиздания книг расставляются в обратной хронологии от новых годов изданий к предыдущим. Все каталожные ящики в каталоге пронумерованы, на передней стенке ящика на этикетках указаны цифровое обозначение предмета и наименование первого и последнего описания в данном ящике. Установив по АПУ шифр предмета или темы, найдите соответствующий ему раздел в систематическом каталоге и продолжите поиск нужного материала. После того, как вы нашли нужную книгу, для того, чтобы ее получить, необходимо выписать из каталожной карточки на листок требования следующие сведения:шифр книги;-фамилию автора;-название книги;-год издания;-том (если издание многотомное).

9.  Обзор архивных документов — архивный справочник, включаю­щий систематизированные сведения о составе, содержании и по­исковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедче­ский анализ. Тематический обзор документов включает систематизирован­ные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источ­никоведческий анализ. Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источ­никоведческого анализа Схема построения обзора архивного фонда: ? структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора; ? отраслевая (функциональная) — при отсутствии четкой струк­туры фондообразователя и соответственно фонда; ? тематическая — группировка и изложение содержания документов по конкретным темам; ? хронологическая — группировка и изложение содержания документов по хронологии; ? номинальная — группировка и изложение содержания докумен­тов по их видам.

10 Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации., Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Поле РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу). В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога. Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог). Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников. Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа. Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизит

11. .В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник — информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов. В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера). Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации. Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда. Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники — соответственно по регионам. Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда. Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда. Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

12. 12 Методика наведения справок по док-ам, хран в арх. Арх. справка Текст в архивной справке (приложение N 13) дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. 54 Архивная копия. Архивная выписка В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала,

вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

13. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. 1Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. 2 Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период ), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

Аннотация документов дела – это краткая характеристика отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и т.д.). . Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа (см. п. 4.1.17) или как краткое изложение части содержания документа. При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документа (при отсутствии названия), выходные данные. В аннотациях чертёжных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб. В аннотации могут также приводиться имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой «упоминаются»). В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»). При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («в материалах содержится», «документы касаются»), а также таких формулировок, как «весьма ценные материалы», «очень интересные материалы» и т.п. Аннотация пишется после заголовка с красной строки.

14. Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания. Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив. Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление. В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи: Дел постоянного срока хранения; Дел временного срока хранения Дел по личному составу; Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи: описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле); итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел); лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи); справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

титульный лист;

содержание (оглавление);

предисловие;

список сокращённых слов;

переводная таблица (в случае переработки); указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах. Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку. От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

15.  рхивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведе­ния об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обяза­тельным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе ин­формации он может быть внутри- и межархивным. Путеводите­ли охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивны хфондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: ? на путеводитель по фондам архива; ? краткий справочник по фондам архива; ? тематический путеводитель по фондам архива; ? путеводитель по архивам. Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень ха­рактеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, анно­тации, библиографию. Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведе­ния о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соот­ветствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, науч­но-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. До­полнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, на­чиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может со­общаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.

16. архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели могут быть: ? межархивными; ? межфондовыми; внутрифондовыми; на документы одной описи; ? нескольких описей фонда; ? целого фонда; ? нескольких фондов одного архива; ? нескольких архивов. Основные виды указателей: ? тематический; ? именной; ? географический; ? хронологический; ? алфавитный; ? систематический.

17. Доступ к документам Архивного фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использо­вания архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять ин­формацию любым законным способом (Конституция РФ, ст. 29). Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов.Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справоч­ников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использова­ние и сохранность.Эти принципы были развиты в следующих нормативных актах:? Законе РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95); Законе РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-1 (ред. от 30.06.2003);? Федеральном законе «Об информации, информатизации и за­щите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003); Временном Положении «О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования», утвержденном решением Коллегии комитета по делам архивов при Правительст­ве РФ от 29.05.92; Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (ред. от 01.12.98); ? Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном Указом Президента РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003); ряде ведомственных нормативных актов.Архивы предоставляют для пользования всем потребителям открытые документы Архивного фонда РФ и справочники к ним. Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учрежде­ний, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных до­кументов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обяза­тельные экземпляры своих работ.Ограничения на доступ к архивным документам устанавливают­ся только в отношении сведений, составляющих государствен­ную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним от­носятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие су­веренитет и безопасность государства, в области разведыватель­ной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности. Не могут засекречиваться данные: ? о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях; ? стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях; ? состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности; привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учрежде­ниям и организациям; фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина; размерах золотого запаса и государственных валютных резер­вах РФ; фактах нарушения законности органами государственной вла­сти и их должностными лицами. Кроме того, ограничен доступ к архивным документам, содер­жащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками. По мере истечения сроков секретного хранения документов, они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ. Меж­ведомственная комиссия по охране государственной тайны и ее структурные подразделения, в которые входят и имеющие секретную часть архивы, раз в 5 лет пересматривают содержа­ние перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и про­изводят рассекречивание потерявших секретность документов. Находящиеся в отдельном хранилище архивов рассекреченные документы переводятся в открытые хранилища. К ним откры­вается

18. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

19.Комплектование Архивного фонда Российской

Федерации и экспертиза ценности документов.

Комплектование Архивного Фонда РФ.

Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения,

происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется

состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и

возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело

с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или

иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не

принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация

с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем,

которые традиционно объединяются в две большие группы: определение

источников комплектования архивов и определение состава принимаемых

документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или

непосредственно связаны с ними.

Комплектование-это систематическое пополнение архива документами

Архивного фонда, в соответствии с его профилем .

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы

учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет,

областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся

временно, в пределах установленных сроков.

Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших

представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в

конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и неисточники

комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув

своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по

определению источников комплектования государственных архивов" и

"Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий,

являющихся и неявляющихся источниками комплектования архивов". В 90-е

гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших

представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о

новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе

государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей

народного хозяйства и культуры, представленных государственными и

негосударственными организациями, воплотилось в критерий

"функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия

"значение организации" он оценивает то место, которое организация

занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость,

которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения

определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда

документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были

бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с

точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все

организации).

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно

передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и

негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой

системы

2. Анализ состава организаций и их документации

3. Установление форм приема документов от организаций,

отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной

системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по

вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-

распорядительными нормативными и методическими документами. В этих

целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой

ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности,

степень централизации управления в системе, характер связей организаций

отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

20. Срок хранения документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Сроки хранения документации устанавливают для обеспечения сохранности документов.

Определение сроков хранения документов в архиве требуется осуществить перед отправкой документов на хранение. Главным параметром определения срока хранения является результат анализа важности документа с точки зрения научной и практической ценностей. Анализ документов на научную и практическую ценность производит экспертная комиссия. В ходе проведения анализа производится выявление материалов для архива, а также выявление сроков хранения.

Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:

кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (1год, 3 года или 5 лет);

долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

ряд документов не подлежат хранению - они подлежат уничтожению (утилизации).

В ходе проведения анализа производится выявление материалов для архива, а также выявление сроков хранения.

Документы постоянного срока хранения в организациях хранятся обычно до ее ликвидации.

Сроки временного хранения отдельных видов архивных документов указаны в статье 22 Закона № 125-ФЗ, а отсутствующие в этом Перечне: технологическая и конструкторская документация - 15 лет, проектная документация по капитальному строительству - 20 лет, научная документация - 15 лет и д.р.

Записи актов гражданского состояния; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги-75 Научная, технологическая, патентная документация-10 Конструкторская документация-15 Проектная документация по капитальному строительству-25 Телеметрическая документация-5 Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы-3 Фотодокументы -3Документы на машинных носителях-5

21. Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

Из установления профиля архива;

Определения источников комплектования;

Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

Организации комплектования.

Критериями источников комплектования являются:

Функционально-целевое назначение учреждения;

Масштаб его деятельности;

Вид организации;

Полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:

Степень сохранности его фонда;

Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

Структурные подразделения организации;

Подведомственные организации;

Физические лица.

22. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на

основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков

хранения документов и отбора их на государственное хранение. В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных

процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой

оценке, в результате которой осуществляются комплектование

государственных архивов полноценными документами и формирование.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью

документов как источников информации. Одни документы несут ценную

информацию о политической, научной и культурной жизни общества,

развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они

могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей

государственной и общественной жизни. Информационное значение других

документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая

организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат

лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их

как источников научных исследований невелика. Встречаются документы,

информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их

возникновения. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие

документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения

государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой

информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются

экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по

истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности

учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Экспертиза ценности документов проводится:

– в делопроизводстве организации ;

– в архиве (архивной службе) организации ;

– в архиве.

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении

документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим

значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе

переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и

физических лиц — собственников документов для отнесения их документов

к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их

безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

23.задачи экспертизы ценности документов.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие

документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения

государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой

информацией. С отбором документов в государственные архивы связано решение

некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо

определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы

должны поступать определенные категории документов. Иными словами,

экспертизой определяется состав документов архивного фонда,

соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение

места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано

наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого

количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся

информацией. При централизованной системе управления одни и те же

документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в

фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а

иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких

фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив

(союзного, республиканского, местного значения) документы с

повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких—

выделены к уничтожению.

Вторая задача экспертизы—определение сроков хранения документов.

Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов

справочного значения и распределением их на группы долговременного,

временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для

документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и

на основе соответствующих правовых норм - государственной и

общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и

архивов по использованию документов.

Третья задача экспертизы — установление степени сохранности

документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава

архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза

позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе

архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе

других фондов они могут быть восполнены.

Одна из существенных задач экспертизы на современном этапе

— изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на

хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства

необходимой информацией о политической, экономической, культурной и

другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ — проблема

большого научного значения, которая должна решаться совместными

усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов

других отраслей знаний.

24. экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; Принципы экспертизы: 1)Историзма. Позвол рассм докум как продукт опред эпохи 2) всесторонности. Рассматр докум с разл аспектов. Необх изуч все факт влияющ на оценку докум 3) комплексности. Докум оценив в совок с другими(кажд не столь знач как в компл) С уцетом этих принц разраб сист критериев ценности докум Критерий - признаки на основ котор опред ценность докум-та. Критерии: универсальные -главные и специальные – вспомогательн. Они перечисл в правил госарх.При отборе на пост хран опред: 1) значимость учря,лица, деят котор образ докум 2) знач содержания 3) время и место созд 4) юрид сила докум 5)подлинность и копийность док 6) дублентность/повторяемость док 7) поглащенность содержания докум 8) физич состояние док. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

25. Использование документов - применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией. Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. Использование документов работниками архивов в личных (неслужебных) целях производится на общих основаниях во внеслужебное время.

26. Формы использования документов. Основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

27. Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами. Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательством порядке. Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации. Архив осуществляет прием граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале (приложение N 49). Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан

28. Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса. При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам – совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации; включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом

29. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе (см. п. 3.4.2). Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними. При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы В результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

30.К формам использования документов в культурно просветительских целях относятся:

Организация выставок документов. Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней). По месту демонстрации различают стационарные и передвижные

Организация встреч с общественностью. Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и кинопрограмм, слайдфильмов, прослушиванием фонозаписей, выставками архивных документов и т.д.

«Дни открытых дверей» Они служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов.

Экскурсии в архивы. Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями

Устные журналы. Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках

Лекции, доклады.Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов

31. Публикационная деятельность архива. Публикационная деятельность архива — совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов. Федеральная архивная служба России координирует работу архивов по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата. Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.Формы публикации документов:

печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;

• публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;

• электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет

32.Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.Типы публикаций:

- научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Виды публикаций: - пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;

- тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

- публикации документов одного вида;

- публикации документов одного лица.

Формы публикации:

- корпус – свод источников по определенной теме;

- том – часть продолжающегося или многотомного издания;

- серия – часть периодического издания;

- часть, раздел – часть одной книги.

Публикация готовится в несколько этапов:

1) Предварительный отбор.На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2) Выявление и отбор документов.Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3) Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов.Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).Могут добавляться указатель, приложения.

4) Способ передачи текста. Существуют следующие способы:- факсимильный (дословное воспроизведение документа);

- дипломатический (передача части особенностей документа);

- критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

33.В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.[24]В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи.Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.[25]При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:все письма-направления и заявления пользователя;анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;заказы на выдачу описей и дел;заказы на копирование документов.В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:их плохого физического состояния;ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.[26]

34, Пользователи обязаны: Соблюдать настоящие Правила и «Правила работы в читальных залах Государственных архивов Российской федерации».. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), тему, характер проведенной работы (просмотр, выписки и т. д.).При каждом посещении после завершения работы сдавать предоставленные ему описи, дела и печатные материалы сотруднику читального зала.. Соблюдать тишину и порядок во время работы. В соответствии с законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т. е. указывать название архива, поисковые данные документов (номер описи, фонда, дела, листа). Пользователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов. В целях обеспечения сохранности архивных документов пользователям запрещается:

- Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм) пластиковые пакеты и зонты.

- Курить в здании архива.

- Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, смачивать пальцы при перелистывании документов.

-; Пользоваться при работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами, макалками и прочими приспособлениями для перелистывания документов.

- Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках пометы, исправления, подчеркивания.

- Употреблять продукты питания, напитки в читальном зале. Пользователи, совершившие действия, нанесшие ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.