Тема 2: Классификаторы, коды и технология их применения.

1. Классификаторы

Для обеспечения удобства предоставления и обработки информации на ПК, а также для уникальной идентификации объектов созданы классификаторы технико-экономической информации.

Они входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Различают классификаторы:

- международные

- общегосударственные

- отраслевые (Например, для бухучета: коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, виды операций движения материальных ценностей)

- локальные (для данного предприятия) – коды номеров, коды подразделений

Международные классификаторы входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. Например, Международная организация по стандартизации ISO-9000 документов.

Общегосударственные классификаторы (ОК) – в 70 гг их создано более 40.

Они делятся на 4 группы:

1. классификаторы трудовых и природных ресурсов – ОКПДТР – ОК профессий рабочих должностей.

2. Классификаторы структуры отраслей:

- ОКОНХ – отраслей нар хозва

- СООГУ – система обозначений органов гос управлен

- СОАТО – админ-террит объектов

- ОКПО – предприятий и организаций

- ОКФС – форм собственности

3) Клаччификаторы продукции

- ОКП – промыш и сх продукции

- ОКСП – строитольной продукции

4) Классификаторы технико-экономическихх показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения (СОЕИ)

При автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной информации важны:

+ ИНН – идентифицированный номер налогоплательщика (10 знаков) 1 и 2 знак – территория, 3 и 4 – номер гос нал инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд

+ ОКОНХ – ОК отрасли Нар хоз предназнач для анализа структуры отраслей (5 знаков: 1 – отрасль. 2 – подотрасль, 3 – вид, 4 – группа. 5 – подгруппа)

+ ОКПО – ок предприятий и организаций (3 блока):

1- регистрационный номер из 7 знаков (1 и 2 –принадлежность к отрасли – промышленность 01; последние – порядковый номер предприятия)

2- наименование организации

3 ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы.

+ КОПФ – классификатор организационно-правовой формы

+ СООГУ

+ СОЕИ

Порядок составления классификаторов.

• выяснить. какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать.

• составить локальные коды

Классификация – распределение элементов нек множетсва на подмножетсва на основании признака и зависимости внутри признака.

Номенклатура – упорядоченный список однородных наименований, состоящий из отдельных строк и позиций.

Процедура составления классификатора:

1 этап.

Классификация информации:

+ выявляются номенклатуры

+ по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций .подлежащих кодированию.

2 этап.

Кодирование – процесс присвоения обозначений различным позициям номенклатуры.

Коды необходимы для удобства поиска, хранения и выборки информации.

Они могут быть: цифровые, буквенные, буквенно-цифровые.

3 этап.

Создание классификатора. Для проверки правильности проставления кодов вводится строка Контрольная сумма – искусственный итог по всем кодам. Благодаря этому программа осуществляет проверку по контрольным суммам и позволяет обнаружить неправильно проставленные коды.

На основании кодов происходит свод и группировка поступивших бухотчетов в вышестоящие организации. налоговую инспекцию и тп.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.

Например, в ПК хранятся справочники на работающих, где имеются такие реквизиты, как:

ФИО, табельный номер, профессия.

При расчете зарплаты на ПК с первичных документов по начислениям и удержаниям в ПК вводится только табельный номер и данные о зарплате.

А в расчетно-платежный документации печатаются все фамилии работающих.

3. Системы кодирования

Кодирование информации производится по определенной схеме – совокупности правил, определяющих построение кода.

Существуют:

-- порядковые

-- серийная

-- позиционная

-- комбинированная

Порядковая – всем позициям присваиваются порядковые № без пропуска номеров.

Преимущества: код малозначный и простой по построению

Недостатки: в коде нет информации об объекте, отсутствие резервных позиций

Поэтому порядковая система используется только при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур (названия факультетов).

Серийная система – ею можно закодировать номенклатуры, имеющие два и более признаков.

Каждой группе старших признаков присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым №.

Преимущества: есть резервные номера и ПК обеспечивает автоматическое кодирование всех старших признаков и получение свободных итогов по всем группировочным признакам. Например, все студенты факультета разбиваются на учебные группы.

Позиционная система кодирования:

1. выделяется каждый признак

2. ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности

3. каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1,01,001 и т.д. в зависимости от значности признака

Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ПК всех необходимых итогов в соответствии с выделенными знаками.

Пример позиционного кодирования:

Для счета Материалы можно выделить 3 уровня аналитики:

1..- вид материальных ценностей

2..- склад (1 знак)

3..- номенклатурный № материалов (2 знака)

Предположим, на предприятии:

7 видов материалов, 99 их наименований, 3 склада.

Пример построения кода краски масляной:

Баланс счет 10

Строит материалы 7

Склад 3

Номенклатур номер 01

Код многозначный с выделением 4 признаков – посроен по позиционной системе. При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды.

Комбинированная система – четкое выделение всех признаков номенклатуре, каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной, позиционной.

Преимущества: более гибкая и обеспечивает автономное получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками

Примеры построения кодов, используемых при обработке.

При существующей системе учета код БУ составляет 4 знака:

Первые два – балансовые счета, вторые два – субсчета (4 разряда).

Гибкая система построения кода позволяет выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики – признаки, по кот группируются данные.

Пример комбинационного кодирования.

Структурв кода лицевого счета с 1998 года в соответсивии с новым планом счетов и МСФО.

Она включает до 11 различных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, до 25 разрядов.

№	Колво разрядов признака	№ позиции	Признак
1	1	1	Номер балансового раздела
2	2	2-3	Номер счета первого порядка
3	2	4-5	Номер счета второго порядка
4	3	6-8	Код валюты
5	1	9	Защитный ключ
6	2	10-11	Номер филиала
7	2	12-13	Номер подразделения
8	5	14-18	Номер счета (порядковый)
9	2	19-20	Аналитический код
10	2	21-22	Код внутренней аналитической группы
11	3	23-25	Код внутренней группы

Буквенные и буквенно-цифровые коды

Представляют собой условное обозначение позиций номенклатуры и называются мнемокодами.

Пример кодирования мнемокодами названий первичных документов.

Полное наименование документа	Мнемокод
Платежное поручение	П/П
Приходный кассовый ордер	ПКО
Расходный	РКО
Накладная	НАКЛ
Договор	ДОГ
Спецификация	СПЕЦ

Занесение локальных классификаторов в ПК.

Осуществляются с помощью меню «Справочники» (словари). Составленные справочники хранятся на ПК. В них могут добавляться новые и исключаться ненужные позиции.

Назначение справочников – облегчение заполнения первичных документов в ПК.

Ввод данных первичных документов в ПК происходит 2-мя способами:

1. форма документа

2. окно унифицированного ввода, куда вводятся данные для заполнения документа

если находящийся в поле реквизит присутствует в справочнике, он выбирается из списка и автоматически заносится в документ.

4. Технология и области применения штрихового кодирования (ШК)

Система ШК информации – совокупность вида и технических средств нанесения на носители информации в виде кода, контроль качества печати, считывания с носителей а также предварительной обработки данных.

Это один из типов автоматической идентификации, использующий метод оптического считывания информации в двоичной системе счисления.

Широким линиям и широким промежуткам в ШК им присваивается значение единица, а узким – ноль.

В связи с этим ШК – способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.

Существуют следующие виды:

UPC – универсальный товар код США

EAN – европейский на базе первого

UCC/EAN – единый стандартизированный код США, Канада.

Они находят применение во многих странах мира, в том числе и в РФ.

Различают:

1. EAN - 13 – первые 3 цифры – страна-производитель, след 4 цифры – код предприятия производителя, остальные 5 – код продукта, последняя – контрольная

2. EAN – 8 – восьмизначный код – используется для кодирования малогабаритных упаковок. Первые три – страна-производитель, 4 след – код продукта, послед – контрольная.

Ассоциация автоматизированной идентификации в России объединяет более 2000 предприятий.

Цель ШК состоит в отражении таких информационных свойств товара, как:

1. реальная возможность проследить за их движение к потребителю

2. защиту потребителя

3. управление потоками информации

4. обмен информ-ей внутри и между организациями с помощью электронного обмена данными.

Технические средства нанесения ШК на носители информации (бумага, самоклеющаяся бумага, текстиль, керамика): оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов ШК), компактные печатные устройства.

Для считывания используют контактные карандаши и сканеры и лазерные сканеры, считывающие информацию на расстоянии.

В торговых предприятиях оперативный контроль позволяет получать информацию о:

1) объеме продаж

2) запасах продукции на складах и их наличии в торговом зале

3) изменениях цен реализации

В официальном электронном справочнике ООН (по состоянию на январь 1997 года) определены следующие области использования ШК:

• учет

• таможенный контроль

• пенсионное обеспечение

• здравоохранение

• соц страх

• трудоустройство

• суд практика

• статистика

• туризм

• строительство

• финансы

• промышленность

• библиотечное дело.

Возможности развития системы ШК неисчерпаемы.