28. Планирование и самофотографии рабочего дня

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ. ГИБКИЙ ГРАФИК СТРОИТСЯ РАЗНЫМИ СПОСОБАМИ:1. Ежедневный выбор времени начала и окончания работы;2. Переменная продолжительность рабочего дня;3. Выделение общего (присутственного) времени (т.е. времени, устанавливаемого менеджером, когда все служащие должны быть на работе).РАЗЛИЧНЫЕ ТИПЫ РАСПИСАНИЙ: Гибкий цикл – требует от работников выбора определенного времени начала и окончания работы. Скользящий график – разрешает менять время начала и окончания работы, но при этом рабочий день – 8 часов. Переменный день – разрешает менять продолжительность рабочего дня, но так чтобы в итоге в конце недели получилось 40 часов или 160 часов за месяц. Очень гибкий график – требует присутствие работников в общее время, например с 10 до 14 часов, но только в понедельник и пятницу .Гибкое размещение – позволяет менять часы, расположение работы – дома, филиалах и т.п. Частичный наем - ЭТО РАБОТА С ВЫПОЛНЕНИЕМ ТЕХ ЖЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ, НО В ТЕЧЕНИЕ МЕНЬШЕГО ВРЕМЕНИ Главный результат ЧН для работодателя - снижение затрат на заработную плату. СЖАТАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ (суммированный рабочий день) – данный вид популярен среди работников, которые в течении недели хотят иметь несколько свободных дней. ПРОБЛЕМЫ ОПТИМАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.Для того ЧТОБЫ ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВРЕМЯ, необходимо:- Знать, на что Вы его тратите;- Тратить на то, что Вы считаете нужным;- Быстрее делать то, что Вам нужно. Факторы НЕПРАВИЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ:- Постоянное выполнение работ за подчиненных;- Скапливающиеся на рабочем столе непрочитанные письма, журналы и т.д.- Отсутствие времени для того, чтобы собрать подчиненных 1 раз в неделю;- Приходя на работу, Вы не знаете, какие дела вам надо сделать в первую очередь;- Выполнение заданий руководства в спешке. ПРИЧИНЫ, УСУГУБЛЯЮЩИЕ ПЕРЕГРУЖЕННОСТЬ:- Малая степень делегирования ответственности;- Неверно избранные приоритеты;- Слишком большая погруженность в повседневные хлопоты. Планированиевремени является первой обязанностью любого руководителя. Процесс планирования времени начинается с постановки задач, для чего на предстоящий период составляется перечень дел и воз­можных препятствий, на преодоление которых уйдет определенное время. Впоследствии этот перечень регулярно дополняется, обновля­ется, корректируется путем исключения из него того, что на поверку оказывается несущественным.

МЕНЕДЖЕР ДОЛЖЕН ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ УКРУПНЕННЫМИ БЛОКАМИ, ибо, когда речь идет о работе с людь­ми, а также о выполнении чисто интеллектуальных функций, дроб­ление не приводит к положительным результатам.Принцип Парето: В.Паретооткрыл эффект КОНЦЕНТРИРОВАННОГО НАПРЯЖЕНИЯ. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает ПРАВИЛО 20/80:Концентрация 20 % времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь оставшиеся 20% результатов. Принцип Эйзенхауэра. Этот принцип очень важен для определения значимости задач. А - задачи: очень важные и срочные - ВЫПОЛНЯТЬ НЕМЕДЛЕННО.В - задачи: важные, несрочные - ОПРЕДЕЛИТЬ, в какие СРОКИ их следует выполнять. С - задачи: менее важные, но срочные - ДЕЛЕГИРОВАТЬ.Дела, которые не являются НИ ВАЖНЫМИ, НИ СРОЧНЫМИ не должны ОТВЛЕКАТЬ ВНИМАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯПЛАНИРОВАНИЕ дает возможность руководителю сконцен­трироваться на важнейших вопросах с учетом сроков и времени их решения, а остальные рационально распределить среди подчинен­ных, а так же дает возможность руководителю сформировать оптимальную структуру рабочего дня и СОСТАВИТЬ ЕГО РАСПИСАНИЕ. Планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, остальное составляют резервы на решение не предвиденных проблем, творческую деятельность и повышение квалификации. Создание резервов времени значительно повыша­ет гибкость планов и облегчает их корректировку. Существует несколько типов планов использования времени: -ДОЛГОСРОЧНЫЕ(с помощью которых рас­пределяется время на реализацию крупных жизненных целей); - СРЕДНЕСРОЧНЫЕ (распределение времени для решения крупных, но более конкретных задач, прежде всего производственного характера);- КРАТКОСРОЧНЫЕ (использования рабочего времени, кон­кретизирующим среднесрочные): 1) квартальные (расход времени на каждый вид деятельности предусматривается в часах);2) месячные;3) декадные (недельные - отражены все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения); 4) дневные (самый важный план, включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь; ПРЕДУСМАТРИВАЮТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПЕРЕРЫВЫ).Самые НЕПРИЯТНЫЕ ДЕЛА планируются на утренние часы, с тем, чтобы к вече­ру их удалось завершить. ДНЕВНЫЕ ПЛАНЫ РАСХОДОВАНИЯ ВРЕМЕНИ составля­ются в письменной форме, таким образом, заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дис­циплинируют, позволяют четче распределятьработу, делать ее более целенаправленной. По записям также легчеконтролировать выпол­нение планов и оценивать их итоги. Сначала формулируются: - задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного планов; - задачи, переходящие из плана предыдущего дня, нерешен­ные к этому моменту; - задачи, планируемые заранее вследствие пов­торяемости; - задачи, могущие внезапно возникнуть. ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (САМОФОТОГРАФИЯ)1.Считается, что день лучше всего НАЧИ­НАТЬ В ОДНО И ТО ЖЕ ВРЕМЯ. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет реализовывать при­нцип "ЧЕЛОВЕК — ХОЗЯИН РАБОТЫ, А НЕ РАБОТА — ХОЗЯЙКА ЧЕЛОВЕКА".ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНО, чтобы РУКОВОДИТЕЛЬ НАЧИНАЛ СВОЙ ДЕНЬ РАНЬШЕ ПОДЧИНЕННЫХ, чтобы до их прихода на работу у него была возмож­ность УТОЧНИТЬ ДЛЯ НИХ ЗАДАНИЯ и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. 2. После этого выполняются НАИБОЛЕЕ ТРУДНЫЕ И НЕПРИЯТНЫЕ ДЕЛА, а во второй половине дня — ЛЕГКИЕ. 3. Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и НЕ ОТВЛЕКАТЬСЯ НА ВНОВЬ ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ, ибо они могут потребовать новых действий. Планирование рабочего дня. Рекомендуется пользоваться следующей схемой :1. Поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (На длительный период.);2. Изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие. (Морфологический анализ);3. Установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;4. На первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день);5. Внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;6. Попытаться сократить список работ.