18. Оформление и составление описи дел по личному составу

Такая опись составляется в 3 экземплярах.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.

В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).

При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:

1. приказы по личному составу;

2. списки личного состава;

3. личные карточки;

4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);

5. лицевые счета на выдачу зарплаты;

6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).

Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.

Несколько дел могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».

Личные дела вносятся в опись по году увольнения.

Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).

При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:

• Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.

• Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».

• В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.

Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.

1	2	3	4	5	6	7
1 2 3 4 5 6 7 8 … 20 21	3-2 3-2 3-9 3-9 3-11 3-11 4-12 5-2 6-8 7-10	Приказы №1-102 руководителя организации по личному составу Т.1 То же с №103 по №120. т.2. Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1. То же «Х-Я» т.2 Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1. То же «М-Ш» т.2 Лицевые счета рабочих на выдачу зарплаты НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ Борисова Мария Николаевна Яковлев Олег Яковлевич Акты расследования несчастных случаев В данный раздел внесено …	Дата увольнения 2000 г.		75 лет, ст. 50 лет, ст. 542 после увольнения 40 лет, ст.441

Опись по хронологически-номинальному принципу

1	2	3	4	5	6	7
1 2 …		2003 Приказы по личному составу 2004 …

Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг

1	2	3	4	5	6	7
101 102 103	20 15 143	2003 ФИО ФИО ФИО