12. Внутренняя опись (во) дела

12.1. Оформление

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.

ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.

ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.

ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.

Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя опись документов дела №3-2

Номер по порядку	Индекс документа	Заголовок документа	Дата	Номера листов дела	Примечания
1	1	Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства	10.01.2006	Стр. 1-3
2	2	О распространении обязанностей между руководством министерства	15.01.2006	Стр. 4-7

Итого 50 (пятьдесят) документов.

Количество листов внутренней описи 6 (шесть)

Главный специалист Подпись Д.О. Бенько

20.01. 2007

При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.

Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».

В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.

Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»

1	2	3	4	5	6
1	59	ФИО в И.п.	15.01.1997 25.03.2006	1-15
2	45	Борисова О.А.	20.05.1996 20.10.2006	16-30

Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)

В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.

В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.

В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.