Структура и промежуточные итоги

При создании таблиц нужно стремиться к тому, чтобы они были наглядными и легко читаемыми. Однако даже удачно построенные таблицы при превышении некоторого критического объема могут озадачить кого угодно. Чтобы упростить представление данных, система Excel предлагает средство, называемое структурой таблицы. Структура позволяет быстро найти в громоздких таблицах интересующие вас данные.

Структурирование таблицы – это управление степенью детализации отображения данных с помощью создания структуры. Благодаря структуре, часть данных можно скрыть, но можно в любой момент вывести на экран. Обычно от скрытых частей таблицы на экране остаются итоговые записи, называемые промежуточными итогами.

Создание структуры в Excel возможно двумя способами: Автоматическое создание структуры и Создание структуры вручную.

В обоих случаях перед созданием структуры необходимо заполнить таблицу данными, произвести сортировку по полям, который будут структурированы, и подсчитать все итоговые строки и столбцы в таблице.

Автоматическое создание структуры.

При создании структуры будут использоваться названия полей и записи таблицы.

Чтобы создать структуру для таблицы, сначала необходимо выделить ее. Затем в меню Данные выбрать команду Группа и структура пункт Создание структуры. В результате таблица будет структурирована и, в дополнение к исходной таблице, появятся элементы структуры.

К элементам управления структурой относятся кнопки уровней детализации и кнопки сворачивания или разворачивания структуры.

Удалить структуру и вернуть таблицу к прежнему виду можно командой меню Данные – Группа и структура – Удалить структуру.

Создание структуры вручную.

В большинстве случаев Excel в состоянии сам разобраться в созданном вами списке и предложить конкретный вариант структуры. Однако возможны случаи, когда пользователь должен самостоятельно выбрать строки и столбцы, которые войдут в структуру. К ручному способу создания структуры приходиться прибегать в следующих случаях:

• Когда непосредственно над ячейкой с формулой имеется пустая строка или слева от такой ячейки расположен пустой столбец.

• Когда структура должна охватить только часть таблицы.

• Когда некоторые формулы работают в одних направлениях, а другие в противоположных.

Чтобы создать структуру вручную, нужно выделить строку и столбцы, которые в нее войдут (то есть будут сворачиваться), и после этого выполнить команду меню Данные – Группа и структура – Группировать. А чтобы разобрать созданную структуру, нужно выполнить команду Данные – Группа и структура Разгруппировать.

Промежуточные итоги

При автоматическом создании структуры программа Excel анализирует список на наличие итоговых формул. Кроме структуры, возможна еще одна автоматически выполняемая процедура – это анализ записей на наличие повторяющихся данных в столбце и подведение промежуточных итогов. Если в случае структурирования Excel исходит из существующей формулы для итогов, то в случае подведения итогов Excel сама создает итоговые формулы. Необходимым условием автоматического подведения итогов является то, чтобы список был отсортирован по какому-либо полю.

Технология работы с промежуточными итогами:

• Отсортировать список по полю (или полям) по которому должны подводиться итоги

• Затем щелкнуть по любой ячейке внутри списка и выполнить команду Данные – Итоги. При этом будет выделена часть списка, которая подлежит обработке, и появится диалоговое окно Промежуточные итоги.

• В раскрывающемся списке При каждом изменении в… задайте нужное поле, - изменение значений в этом поле от ячейки к ячейке будет служить признаком для подведения итогов.

• Из раскрывающегося списка Операция выберите функцию, по которой будут обрабатываться данные в промежуточных итогах. Возможны различные функции для вычисления итогов: Сумма, Среднее, Максимум, минимум, Произведение и др.

• В нижнем раскрывающемся списке Добавить итог по… выберите те позиции, по которым должны подводиться итоги.

• Флажок Заменить текущие итоги служит для обновления предыдущих результатов расчета итогов. Флажок Итоги под данными – позволит разместить строки итогов непосредственно под данными в разрыв списка.

Таким образом, при вставке промежуточных итогов Excel изменяет разметку списка за счет группировки однотипных данных в структуру и вывода итогов в дополнительные строки. Появляются кнопки управления структурой, которые позволяют сворачивать и разворачивать полученную структурированную таблицу.

Чтобы удалить промежуточные итоги, нужно выделить любую ячейку списка, содержащего итоги и выбрать из меню команду Данные – Итоги. Затем в диалоге Промежуточные итоги щелкнуть по кнопке Убрать все. При этом из списка будет удалена структура и все разрывы страниц, которые были вставлены в список при подведении итогов.