№10
Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, на основе таблицы или запроса
В мастере подстановок установите переключатель в положение Объект «столбец подстановок» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.
В списке выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Далее.
В списке Доступные поля выделите поля, которые нужно включить в подстановку.
Чтобы переместить поля, выбранные в списке Выбранные поля:, нажмите кнопку со знаком «больше» (>). Чтобы переместить все поля в список Выбранные поля:, нажмите кнопку с двойным знаком «больше» (»), затем нажмите кнопку Далее
Можно дополнительно выбрать до четырех полей, по которым должна выполняться сортировка элементов подстановок. Нажмите кнопку Далее.
При необходимости измените ширину столбцов в поле подстановок и нажмите кнопку Далее.
В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.
Примечание. Этот флажок должен быть выбран для включения сортировки нескольких значений.
Нажмите кнопку Готово.
При нажатии кнопки Готово создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок.
Чтобы сохранить таблицу, нажмите кнопку Microsoft Office
и
выберите команду Сохранить.
Клавиши быстрого доступа CTRL+S
№18
8.5 Выполнение запроса
Выполнение запроса происходит в момент перехода от закладки "Запрос" на закладку "Ответ". При этом запрос выполняется только при изменении запроса. Это позволяет многократно просматривать запрос и результат запроса, не выполняя его повторно. В том случае, если в запросе производятся какие-либо изменения, он выполняется вновь. Таким образом, при необходимости Вы можете уточнить условия запроса и выполнить его повторно. Для принудительного выполнения запроса выберите из меню команду:
Запросы --> Выполнить запрос
или нажмите клавишу "Ctrl" + "F3". Кроме того, вызвать эту команду можно, используя контекстное меню по правой кнопке мыши.
8.9 Сохранение запроса в качестве типового запроса
Для сохранения данного запроса в качестве типового запроса выполните команду:
Файл --> Сохранить как
В появившемся диалоговом окне войдите в папку "Типовые запросы", выберите соответствующую группу типовых запросов, введите имя для нового запроса и расширение (.q). Для того чтобы увидеть имена типовых запросов, сохраненных ранее, необходимо в открывшемся окне выбрать тип файла Запросы (*.q) или Все файлы (*.*) - для отображения всех сохраненных файлов. После выполнения команды "Обновить списки" сохраненный запрос можно выбрать в качестве типового запроса при создании нового запроса.
После формирования бланка запроса его можно сохранить, нажав на кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов или выполнив команду меню Файл, Сохранить (File, Save). При этом появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести имя сохраняемого запроса (рис. 4.16). Запрос можно сохранить и закрыв его.
Результаты выполнения запроса можно увидеть, переключившись в режим Таблицы (Datasheet View) с помощью кнопки Вид (View) или нажав кнопку Запуск (Run) на панели инструментов.
№19
Диалоговое окно Свойства запроса (Query Properties) представлено на рис. 8.57.
Рис. 8.57. Диалоговое окно Свойства запроса
Свойство Описание (Description) используется, чтобы задать текст, который будет выводиться в строке состояния при отображении результирующего множества запроса.
Свойство Режим по умолчанию (Default View) позволяет указать тот вид, в котором будут представлены результаты запроса при его открытии: таблицы, сводная таблица, сводная диаграмма. То есть теперь вы можете открыть запрос прямо в режиме сводной таблицы или диаграммы.
Свойство Вывод всех полей (Output All Fields) позволяет включить в результирующий набор все поля из всех базовых таблиц запроса. Следует отметить, что при выводе большого количества полей выполнение запроса происходит медленнее, особенно если в результирующем множестве содержится большое количество записей.
Свойство Набор значений (Top Values) позволяет указать, какое количество строк из результирующего набора нужно отобразить на экране. По умолчанию это свойство имеет значение Все (АН), однако, если запрос содержит большое количество записей, чтобы ускорить вывод, можно указать число, которое задает либо количество записей, либо процент записей. В этом случае Access будет выводить информацию на экран сразу, как только найдет заданное количество строк.
Свойства Уникальные значения (Unicue Values) и Уникальные записи (Unique records) позволяют не включать в результирующий набор повторяющиеся записи. Эти свойства мы рассмотрим подробнее в разд. "Зарезервированные слова DISTINCTROW и DISTINCT' данной главы (см. также разд. "Изменение данных в результирующем множестве запроса" гл. 4).
Свойство При запуске предоставлять права (Run Permissions) позволяет ограничить доступ к базовым таблицам других пользователей. Это свойство используется в том случае, если база данных работает в многопользовательском режиме и защищена на уровне пользователей (см. разд. "Администрирование баз данных Access, защищенных на уровне пользователей" гл. 20). Оно позволяет дать пользователю дополнительные права по сравнению с теми, что назначены ему при защите базы данных. Для этого данному свойству должно быть присвоено значение Владельца (Owner's). По умолчанию оно имеет значение Пользователя (User's), при этом пользователи не имеют никаких дополнительных прав.
Свойство Блокировка записей (Record Locks) также используется в многопользовательском режиме и позволяет установить разные типы блокировки. По умолчанию это свойство имеет значение Отсутствует (No Locks). Это означает, что записи не блокируются в процессе их редактирования пользователем. Если данное свойство имеет значение Изменяемой записи (Edited Records), то когда пользователь редактирует запись, она блокируется и не может быть изменена другим пользователем. Значение Всех записей (All Records) позволяет блокировать все записи, отобранные запросом, до тех пор, пока пользователь не закроет запрос. (Подробно о многопользовательском режиме работы и типах блокировок в Access см. разд. "Организация совместного доступа к данным"гл. 16.)
Свойства База данных-источник (Source Database) и Строка нодключения источник (Source Connect Str) используются для доступа к внешней базе данных, которая не является присоединенной к текущей. В этом случае они содержат имя и тип внешней базы данных.
Свойство Время ожидания ODBC (ODBC Timeout) указывает число секунд, в течение которых Microsoft Access будет повторять попытки выполнения запроса к базе данных, подключенной к текущей базе посредством драйверов ODBC. Если по истечении заданного времени ответа от сервера базы данных не поступает, выдается сообщение об ошибке.
Свойство Максимальное число записей (Max Records) определяет максимальное количество записей, которое возвращается запросом из внешней базы данных.
Свойство Тип набора записей (RecordsetType) позволяет определить тип результирующего набора записей. Это свойство может иметь три значения:
Динамический набор (Dynaset) — если запрос базируется на одной таблице или таблицах, связанных отношением "один-к-одному", то все поля запроса могут редактироваться, а если таблицы в запросе связаны отношением "один-ко-многим", то редактироваться данные могут только в таблице на стороне "один";
Динамический набор (несогл.) (Dynaset (Inconsistent updates)) — все поля запроса могут редактироваться;
Статический набор (Snapshot) — ни одно поле запроса не может редактироваться.
Свойство Фильтр (Filter) — позволяет задать фильтр, который можно применить к результирующему набору запроса. Значением свойства является строковое выражение, которое создается в соответствии с правилами составления предложения WHERE. Этот фильтр сохраняется вместе с запросом.
Свойство Порядок сортировки (OrderBy) — позволяет задать порядок сортировки записей в результирующем наборе. Значением этого свойства является строковое выражение, содержащее имена полей, перечисленные через запятую.
Ориентация (Orientation) — позволяет выводить поля запроса как в обычном, так и в обратном порядке. По умолчанию задается тот порядок следования полей, который определен в запрос: "Слева направо" (Left-to-Right).
Последние пять свойств позволяют задать свойства подчиненной таблицы, если в запросе отображаются записи как главной, так и подчиненной таблиц: имя таблицы, связывающие поля в главной и подчиненной таблицах, высота таблицы и будет ли она по умолчанию отображаться или же будет скрыта.
№22
Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения - это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.
№23