1970-Х гг. В связи с внедрением эвм в практику обработки

экономических задач и с созданием автоматизированных

систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО,

предполагающая деление ИО на внемашинное и внутрима-

шинное. Внутримашинное —это информационные массивы

файлов в памяти ЭВМ и на машинных носителях.

Внемашинное ИО —это совокупность системы показате￢

лей, системы классификации и кодирования информации,

58

системы документации и документооборота информацион￢

ных потоков.

Бумажные документы, созданные на базе стандартов, называются

унифицированными. В состав унифицированной

документации входят следующие классы документации:

учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская,

расчетно-платежная и др.

Информационное обеспечение

внемашинное внутримашинное

Системы показателей

управленческой деятельности

Информационные массивы (файлы),

хранящиеся на машинных носителях

Система классификаций

и кодирования

Документация

и документооборот

Гис. 3.1. Структура информационного обеспечения

АИС и АИТ организации [1]

Внутримашинные информационные ресурсы могут быть

как структурированными, и тогда они подлежат арифметической,

логической и другой обработке программными

средствами, так и неструктурированными, что не позволяет

осуществлять с ними подобных операций. Структурированные

информационные ресурсы —это базы данных, храни￢

лища данных, базы знаний и т. д.

Можно считать, что деление ИО на внемашинное и внут-

римашинное является достаточно условным, так как совре￢

менная автоматизированная технология обработки экономических

задач основывается в основном на информационных

файлах, размещенных в памяти компьютера. Происходит

автоматическое создание первичных документов компьюте￢

ром, в то время как ввод с бумажных носителей постепенно

сокращается. Документооборот приобретает автоматизированную

форму, маршрут их движения устанавливается

59

м а ш и н н о й программой. Структура информационного обесп

е ч е н и я включает:

•систему показателей предметной области (например, показатели

бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности

и др.);

•системы классификации и кодирования экономической информации;

•унифицированную систему документации, создаваемую ручным

и л и автоматическим способом;

•потоки информации с использованием различных вариантов

организации электронного документооборота;

•информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине

на машинных носителях, имеющие различную степень организации

(банк данных) и подлежащие автоматизированной

обработке.

3.2. Нормативно-методическая база

управленческой документации

Ф у н к ц и и у п р а в л е н и я тесно с в я з а н ы с преобразованием,

а н а л и з о м и оценкой и н ф о р м а ц и и . Основным носителем инф

о р м а ц и и я в л я е т с я д о к у м е н т —м а т е р и а л ь н ы й н о с и т е л ь ,

с о д е р ж а щ и й и н ф о р м а ц и ю в з а ф и к с и р о в а н н о м виде, оформленный

в установленном порядке и имеющий в соответствии

с действующим з а к о н о д а т е л ь с т в о м ю р и д и ч е с к ую силу. До￢

кумент я в л я е т с я средством подтверждения х о з я й с т в е н н ы х

о п е р а ц и й и широко используется д л я оперативного управ￢

л е н и я .

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе

у п р а в л е н и я , п р е д с т а в л я е т систему документации, ориен￢

т и р о в а н н ую н а выполнение о п р е д е л е н н ы х ф у н к ц и й .

Д о к у м е н т о о б о р о т —схема п р о х о ж д е н и я д о к у м е н т о в в

установленной п о с л е д о в а т е л ь н о с т и п р и о ф о р м л е н и и хозяйственных

о п е р а ц и й и обработке учетных д а н н ы х .

Д о к у м е н т ы к л а с с и ф и ц и р у ю т с я по р я д у п р и з н а к о в , это:

•характер информации: первичные и результатные;

•отношению к объекту управления: входящие и исходящие;

•сфера деятельности: плановые, учетные, банковские и т. д.;

60

•содержание хозяйственных операций: материальные, денежные,

расчетные;

•назначение: распорядительные, исполнительные, оправдательные,

комбинированные;

•способ использования: разовые и накопительные;

•количество учитываемых позиций: однострочные и многострочные;

•способ заполнения: вручную и л и автоматизированно.

Форма и содержание управленческих документов организации

регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой

государственными органами. Под нормативно-методической

базой управленческих документов понимается свод

законов, нормативно-правовых и методических документов,

регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

•Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

•государственные стандарты на управленческую документацию.

Стандарты регламентируют форму и содержание большинства

документов, циркулирующих на предприятии. Документы,

разработанные в соответствии с этими стандартами,

называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться

на различных уровнях:

•межотраслевом (государственном);

•отраслевом;

•уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная

система документации (УСД), в которую входят [19]:

•единая система конструкторской документации (ЕСКД);

•единая система технологической документации (ЕСТД);

•унифицированная система форм статистической информации;

•унифицированная система документации бухгалтерского

учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в Российской Федерации

создано восемь унифицированных систем документации:

61

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной

бухгалтерской документации бюджетных учреждений и

организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгал￢

терской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распоря￢

дительной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической

документации.

5. Унифицированные системы банковской документа￢

ции.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного

фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой докумен￢

тации.

В соответствии с принципами создания унифицированных

систем документации, реально действующие управленческие

документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного

для той или иной системы документации (напр., см. рис. 3.2).

рис. 3.2. Структура документа

62

Расположение основных реквизитов в документе осуществляется

по трем частям: заголовочной, содержательной и

оформительской, в которых выделяют 6 зон. В зонах размещаются

следующие реквизиты: зона 1 —наименование

предприятия, его почтовый адрес, банковские реквизиты;

зона 2 —код формы и гриф ее утверждения; зона 3 —наименование

и коды постоянных для документа реквизитов-

признаков; зона 4 —название документа, дата составления;

зона 5 —табличная часть документа, содержащая наименования

строк, граф и их значения (в таблице выделяют утолщенными

линиями реквизиты, вводимые в ПК); зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правильность

составления документов, дата заполнения документов.

Юридическую силу документу придает оформительская

часть.