Групповая работа над электронными документами

Технология GroupWare основана на информационной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной информацией. Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации. Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;

• электронная почта (включая конференции и дискуссии);

• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

• просмотр и интерпретация гипертекста (и гипермедиа).

В процессе коллективной деятельности важно наличие группировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Наиболее популярными средствами групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), GroupWise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft). Две последние системы рассматривались несколько раньше.

Сложившаяся информационная технология intraware (от intranet и groupware) соединяет groupware, обработку сообщений и доступ к интранет-сети. Domino/Notes и GroupWise относятся к категории intraware, объединившей в себе средства электронной почты, конференц-связи, управления документами, автоматизации деловых процессов (workflow) и группового планирования с гибкими и мощными возможностями Интернета. Эти системы обладают большой степенью интеграции, имеют пакетную комплектацию и основаны на традиционной клиент-серверной архитектуре.

В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.

Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих российских компаниях не используется в качестве платформы зарубежное ПО промежуточного уровня (middleware — связующее), например Landocs («Ланит») и «Дело96».

Отечественная система управления документами «Дело96» (АО «Электронные офисные системы») обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно сочетаться с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.

Система, в частности, обеспечивает:

• регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

• пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;

• накопление их в почтовых ящиках исполнителей;

• контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

• ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.