Хранение электронных документов

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Действительно, содержать информацию в компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество копий. Переписав информацию на дискету, можно ехать в любой город или страну, не опасаясь за судьбу чемодана с бумажной документацией, вся информация будет находиться во внутреннем кармане пиджака (к примеру, 3,5-дюймовый диск DVD вмещает около 1 млн страниц текста).

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее популярными программными средствами этой группы сейчас являются MS Access, системы SQL, Oracle, FoxPro, Paradox, Delphi, ADABAS, Informix, dBASE, Clipper, DB2 и т. д.

Системы манипулирования электронными документами

Система манипулирования электронными документами — это специфичная часть системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

• хранение документов различного формата и форм представления;

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• контроль исполнения документов;

• электронное распространение документов;

• поиск документов по различным критериям отбора;

• создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;

• сохранение истории работы с документами;

• распечатка и тиражирование документов;

• ведение архивов и коллекций документов;

• ограничение прав доступа к документам.

Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.

Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма многочисленны: «Дело96», «БОСС-Референт», «Галактика» (модуль «Управление документооборотом»), DOCS Open, Landocs, Link Works, WorkFlow, Workman, Effect Office, Office Media, Dyntext, WorldView и т. д.

Прежде всего, отметим универсальные интегрированные программные системы (WaterMark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующие названные выше процедуры управления документами. Например, интегрированный пакет фирмы Microsoft Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД).

Но бесспорным лидером среди универсальных интегрированных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), программу электронной почты и электронного секретаря Outlook, программу презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п.;

• хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и системам факсимильной связи;

• функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

• удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.