Тема 11: Употребление в текстах современных управленческих документов ино­странных слов, терминов, неологизмов, сокращений.

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется поль­зоваться простыми предложениями, использовать прямой порядок слов.

Вводные слова должны стоять в начале предложения. Сказуемое следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы и языковые конструкции повелительного характера.

♦ Особенности употребления терминов, неологизмов в деловой речи.

Термины, употребляемые в документах, делятся на:

• отраслевую терминологию, отражающую содержание предметной области, которой по­священ документ. Например: комплектование - отбор документов и прием их на посто­янное хранение в архив;

• специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управле­ния.

Термин - слово / устойчивое словосочетание, которому приписано определенное науч­ное или специальное понятие.

Совокупность терминов отдельной области знания / профессиональной области дея­тельности составляет терминологию (терминосистему).

Термин употребляется в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность со­держания документа и однозначность понимания текста. При употреблении термина следует следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина:

1. дать официальное определение термина;

2. расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

3. исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом / выражением.

Использование неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия или называет по­нятие, уже имеющееся в языке. В последнем случае - это профессионализм, употребление которого в деловой речи недопустимо. Неологизм, относящийся к первой категории, имеет полное право на существование.

♦ Использование сокращений.

В деловой речи в целях компрессии для обозначения понятий используются сокраще­ния, но только общепринятые.

Есть два вида сокращенных слов:

1. аббревиатуры (лексические сокращения) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или образованные из частей слов. Напри­мер: СНГ, АСУ, зам.;

2. графические сокращения - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: п/о, гр-н, тчк, ж.-д.

Лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Графические со­кращения - это не слова, т.к. на письме и при чтении расшифровываются. Рассмотрим правила образования аббревиатур. I) Существует несколько видов лексических сокращений:

1) инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обо­значающих понятие:

а) буквенные - при чтении произносятся буквы: БГУ, ВДНХ, СССР и т.д.;

б) звуковые - при чтении произносятся звуки: вуз, МАЗ, АЭС и т.д.;

в) буквенно-звуковые: МВД, ГИБДД, РОВД и т.д.;

2) слоговые сокращения - сокращение по начальным слогам слов, входящих в сложное на­именование: иняз, истфак, завуч;

3) частично сокращенные слова - слова из части или частей слова и полного слова: техос­мотр, подлодка, хозрасчет.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обо­значают имя собственное (название организации). Родовые наименования пишутся со строч­ной буквы.

Инициальные буквенные аббревиатуры всегда пишутся прописными буквами (СТБ, БГУ).

Инициально-звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного и строчными, если образованы от нарицательного слова (вуз);

4. слова-усечения: зам., зав., нач.;

4. телескопические - из начала и конца составляющих слов: бионика, рация (от радиостанция);

4. смешанного типа - в сложносокращенных словах по смешанному типу буквенные со­кращения пишутся прописными буквами, а слоговые - строчными буквами: НИИхиммаш, БелАЗ.