ВОПРОСЫ

для зачета по дисциплине "Деловое администрирование".

1. Определение понятия "документ"

Документ – это стандартный лист бумаги, зафиксированная на данном листе бумаги информация. Или на любом носителе, имеющем реквизиты.

2. Функции документа.

Общие функции документа:

1. Информационная – любой документ хранит информацию

2. Социальная – документ – социально значимый объект, т.к. любой документ поражден той или иной социальной потребностью

3. Коммуникативная – документ – средство связи между элементами общественной структуры

4. Культурная – документ как средство закрепления передачи культурных традиций;

Специфические функции документа:

1. Управленческая – документ как инструмент управления; создаются для реализации целей управления;

2. Правовая – документ является средством изменения и закрепления правовых норм и правоотношений в обществе;

3. Функция исторического источника;

3. Основные понятия и определения документационного обеспечения управления

Делопроизводство; документационное обеспечение управления: деятельность по созданию, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения в случае необходимости.

Документ – это стандартный лист бумаги, зафиксированная на данном листе бумаги информация. Или на любом носителе, имеющем реквизиты.

Реквизиты – опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Документирование – запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами, называемыми реквизитами.

Документация – это комплект документов, сгруппированная по какому-либо признаку.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ),

сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.

Общее делопроизводство – охватывает документы, обязательные для любых видов предприятий, независимо от их статуса, ведомственных принадлежностей или форм собственности.

Специальное делопроизводство выделяет документы ограниченного доступа, или характерные только для отдельных видов предприятий.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура – перечень для учета дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

Архив – место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ней по определенным правилам

4. Внешние признаки документа (форматы используемой бумаги, бланк документа, поля документа).

Внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

5. Юридическая сила документа.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого вида документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

6. Формуляр документа.

Формуляр - образец документа – Модель построения документа, устанавливающая

область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Или: Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр документа

7. Понятие носителя информации.

Носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

8. Средства документирования.

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

9. Способы расположения реквизитов документа.

центрованным или продольным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым или угловым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

10. Унификация документов.

Унифицированная система документации; УСД: Система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

11. Стандартизация документов.

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

·  государственные стандарты (ГОСТ).

·  отраслевые стандарты (ОСТ);

·  республиканские стандарты (РСТ).

12. Понятие системы документации.

Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам

происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

13. Основные системы документации

Основные функциональные системы документации в Российской Федерации 2.1 Система организационно-распорядительной документации (ОРД) 2.2 Система плановой документации 2.3 Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации 2.4 Система отчетной документации 2.5 Кадровая информационно-документационная система

2.6 Система научно-исследовательской документации

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации и др.

14. Понятие "документопоток".

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

16. Понятие "Объем документооборот".

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами

16. Важнейшая функция организации работы с документами

Полное информационно-документационное обслуживание деятельности предприятия???

16. На какие группы делятся документы по отражаемых в ним видам деятельности?

По общим и административным вопросам – вопросы обшего руководства предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

По функциям управления – их составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов и других функциональных подразделений.

16. Классификация документов.

• По наименованию: служебные записки, акты, протоколы;

• По месту составления: внутренние (создаются работниками) и внешние (из других предприятий и частных лиц);

• По содержанию: простые (один вопрос) и сложные (несколько вопросов);

• По форме: индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (часть печатается, часть заполняется), типовые (для группы однородных предприятий);

• По срокам исполнения: срочные и несрочные.

• По происхождению: служебные (интересы предприятия) и личные (интересы лица);

• По виду оформления: подлинные (подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный первый раз), копии (повторное абсолютно точное воспроизведение подлинника, с пометкой «копия», засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом), выписки (из документа, обязательно указать откуда она сделана, потом текст, потом подтверждение печатью и подписью), дубликаты (в случае утери документа – выдается дубликат – это точно такой же документ, но с пометкой «дубликат»).

• По средствам фиксации: письменные, графические, фото.