32. Ділова бесіда. Телефонна розмова

Найпоширенішим контактним методом є розмова. Мета такої комунікації - обмін інформацією з конкретного питання.

Як правило, ділові бесіди плануються наперед. В процесі підготовки визначається предмет бесіди, круг питань, який доцільно обговорити, основні наміри, які необхідно здійснити. При проведенні бесід часто використовуються різноманітні документи і матеріали, їх також потрібно наперед підготувати. Особливу увагу слід приділити відробітку ходу бесіди: продумати питання, які необхідно задати співрозмовникові; визначити бажаний кінцевий результат; встановити регламент і місце проведення бесіди; визначити її стратегію і тактику. З іншого боку, не можна перебивати мову співрозмовника; негативно оцінювати його вислови; підкреслювати різницю між собою і партнером; різко прискорювати темп бесіди; вторгатися в особисту зону партнера; намагатися обговорювати питання, не звертаючи уваги на те, що партнер збуджений; не бажати зрозуміти психічний стан партнера в момент співбесіди.

Правильне проведення ділових бесід сприяє росту продуктивності праці на 20-30%.

Основні функції ділової бесіди:●Початок перспективних заходів і процесів. ●Контроль і координування вже початих заходів і процесів. ●Обмін інформацією. ●Взаємне спілкування працівників з однієї сфери діяльності. ●Підтримка ділових контактів. ●Пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів. ●Стимулювання руху творчої думки в нових напрямах.Підготовка до бесіди включає: Планування: ●Попередній аналіз учасників і ситуації. ●Ініціатива проведення бесіди і визначення її завдань. ●Визначення стратегії і тактики. ●Докладний план підготовки до бесіди. Оперативна підготовка: ●Збір матеріалів. ●Відбір і систематизація матеріалів. ●Обдумування і компоновка матеріалів. ●Робочий план. ●Розробка основної частини бесіди. ●Початок і закінчення бесіди. Редагування: ●Контроль (перевірка виконаної роботи). ●Надання остаточної форми бесіди. Тренування: ●Уявна репетиція. ●Усна репетиція. ●Репетиція бесіди у формі діалогу із співрозмовником.

Структура ділової бесіди. Ділова бесіда складається з п'яти фаз:1. Початок бесіди.2.Передача інформації.3Аргументація.4.Спростування доводів співрозмовника.5.Ухвалення рішень.

В усному ділово́му спілкува́нні телефо́н відіграє визначальну допоміжну роль зв'язку для отримання інформації, оперативного реагування на події, дистанційного керування чи коригування діями тощо. Попри модернові інформаційні технології, найтиповіші особливості телефонного діалогу лишилися незмінними. До ділової телефонної розмови слід завчасно готуватися. А саме: ●укласти конкретний план спілкування (порядок питань, які б ви хотіли поставити адресатові), ●мати поряд допоміжний матеріал (довідкові, цифрові дані, списки та інше, усе, що може нагально знадобитися як додаткова інформація), ●мати напохваті чим і на чому зафіксувати потрібну інформацію. Деякі сучасні офіси мають автовідповідачі або ж автоматизовану систему запису всіх «вступних» і «виступних» дзвінків, що певним чином спрощує збереження, опрацьовування інформації й абсолютно виключає її спотворення.Правила ділової телефонної розмови:1.службовий телефон переважно для службових справ,2. телефон загального користування має бути розташовано у зручному, доступному, звукоізольованому місці (коридор, окрема кабіна тощо),3.говорити слід виразно, стисло й коректно (виразність вимови виключає повторювання сказаного),4. уважне слухання виключає постійне перепитування,5. не слід прохати про значну послугу малознайому людину,6. слід пам'ятати, що телефонна розмова— це діалог, а не монолог,7. у випадку роз'єднування, поновлює зв'язок той, хто телефонував, 8. закінчує розмову той, хто телефонував.Характер службових телефонних стосунків, окрім викладених правил, визначають такі чинники, як ступінь близькості (знайомства) співрозмовників, їх вік, посада, стать тощо.