4.4. Табличный процессор Excel

4.4.1. Общие сведения о табличном процессоре ms Excel

Большинство задач, решаемых в системах организационно-экономического управления, связано с обработкой больших объемов данных, их интеграцией, с использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, с необходимостью их группировки и сортировки по разным пока­зателям, проведением анализа данных, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно успешно решить, применив в работе табличные процессоры (электронные таблицы).

Идея создания электронной таблицы принадлежит студенту Гарвард­ского университета Д.Бриклину (1979 г.), Он и его друг Б.Франкстон (кото­рый разбирался в программировании) разработали первую программу элек­тронной таблицы, названную ими VisiCalc. На этой основе многие фирмы разработали и выпустили на рынок большое количество программ данного класса. До появления пакета Microsoft Office наиболее широкое применение имели табличные процессоры SuperCalc и Lotus 1-2-3. Lotus был первым таб­личным процессором, интегрировавшим в себя, помимо обычных инстру­ментов, графику и возможность работы с системами управления базами дан­ных. С 1987 г. в среде Windows преобладает табличный процессор Excel. Эта программа предложила более простой графический интерфейс, расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. В настоящее время, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Современные табличные процессоры удовлетворяют практически лю­бого пользователя с любым диапазоном его профессиональных запросов. Наиболее эффективно табличные процессоры применяются в бухгалтерском учете, банковском деле, распределении и использовании ресурсов, проектно-сметных работах, обработке больших массивов информации, технических расчетах и других сферах деятельности.

Запустить табличный процессор можно кнопкой Пуск - Все программы - Microsoft Office - MS Excel.

1. Строка меню 2. Панели инструментов 3. Строка формул 4. Область задач 5. Активная ячейка 6. Полосы прокрутки 7. Ярлычки рабочих листов 8. Строка состояния 9. Рабочее поле

Excel представляет собой обычное окно в Windows, которое содержит все стандартные элементы: строку меню, панели инструментов, строку фор­мул (присутствует только в окне Excel), строку состояния, рабочее поле и др. Окно Excel состоит как бы из двух вложенных друг в друга окон. Внеш­нее - это программное окно Excel, внутреннее окно - это рабочая поле или страница (а в целом – рабочий лист).

Рабочее поле состоит из ячеек, которые формируются именованными столбцами и строками. Ячейка - адресуемая область оперативной памяти. Ее адрес устанавливается координатами (названием) столбца и номером строки (например, А10 - адрес ячейки в столбце А и 10-й строке). Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-ни­будь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Любая ячейка может содержать текст, число, формулу (последние используют значения из других ячеек). Активная ячейка - та, которая выде­лена курсором (в каждый момент времени активной ячейкой является только одна). Текущая строка и текущий столбец - те, которые связаны с ак­тивной ячейкой. Можно выделить и диапазон ячеек. Блок (диапазон) ячеек - это очерченная прямоугольная непрерывная группа ячеек. Блок ячеек имеет уникальный адрес, задаваемый указанием адреса первой ячейки (верхний ле­вый угол блока), и через двоеточие - адрес последней ячейки (правый нижний угол блока). Блок ячеек может включать в себя: одну ячейку, строку или часть строки, столбец или часть столбца, блок ячеек.

Итак, рабочий лист представляет собой саму таблицу, диаграмму и дру­гие объекты. Рабочие листы делятся на ячейки и помечаются специальными ярлыками (листы являются основными блоками для хранения данных в Excel). Переход от одного рабочего листа к другому осуществляется с помо­щью ярлыков. Рабочие листы, взятые вместе, образуют рабочую книгу (по аналогии с обычной книгой содержит расположенные в произвольном по­рядке листы). Рабочая книга является организационным средством для эф­фективного управления данными (сохраняется как целостный объект по умолчанию с расширением .xls). Установленные связи между рабочими кни­гами образуют рабочую среду. В одной книге может быть от 1 до 255 элек­тронных листов, на каждом из которых можно разместить несколько таблиц или диаграммы (предлагаемое по умолчанию количество листов можно скорректировать командой Сервис - Параметры - Общие). Листы можно добавлять и удалять (ярлычок активного листа - контекстное меню: ко­манды - Добавить, или Удалить). Листу можно присвоить имя (вызвав кон­текстное меню на ярлыке листа и выбрав команду Переименовать), а также перемещать их и копировать. Перемещение листа внутри активной рабочей книги осуществляется перетаскиванием ярлычка листа в новую позицию ле­вой кнопкой мыши. Копию активного листа или перемещение его в другую книгу можно сделать с помощью команд меню Правка - Перемес­тить/скопировать лист.

При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы (пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек) и па­нель управления (часть экрана, дающая пользователю информацию об ак­тивной ячейке, ее содержимом, меню и режиме работы). Панель управле­ния включает: строку меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Строка главного меню содержит имена меню ос­новных режимов программы (выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него ко­манд). Вспомогательная область управления включает: строку состояния, па­нели инструментов, вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки. В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о теку­щем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функ­ций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизон­тальная линейки прокрутки. Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содер­жимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть со­держащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования тек­стовых данных. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. При­веденная структура интерфейса является типичной для табличных процессо­ров, предназначенных для работы в среде Windows.

К основным функциональным возможностям Excel можно отнести:

• выполнение всего комплекса операций по построению таблиц и обработке данных в них;

• защита информации от несанкционированного доступа;

• возможность использования двух- и трехмерной графики;

• с данными электронных таблиц можно работать как с базой данных;

• таблицы можно связывать между собой, что уменьшает непосредственный ввод данных и обеспечивает эффективную технологию их обработки;

• богатый язык макрокоманд, позволяющий автоматизировать обработку таблиц;

• возможность выполнять расчеты при одно- и двухфакторном анализе дан­ных, регрессионный анализ (связь между переменными), работать с мат­рицами и решать линейные оптимизационные задачи и др.;

• автоматический перерасчет и обновление связей при вводе или изменении данных;

• возможность создавать собственные программы в среде программирова­ния VBA.