Інформаційні системи і технології Практичне заняття № 5
Microsoft Word
Створення ділових документів
1. Поняття про діловий документ
Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.
До ділових документів відносяться:
-
інформаційні;
-
документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);
-
розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
-
організаційні (положення, статути, інструкції);
-
документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);
-
документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);
-
документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
-
обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);
-
документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).
Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.
Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.
2. Класифікація ділових документів
Ділові документи класифікуються за різними ознаками: видом, походженням, місцем складання, стадіями створення, складності, терміном виконання, гласності, термінам збереження, формою та ін.
|
За походженням ділові документи поділяються на офіційні (службові) й особисті. |
|
Офіційний (службовий) документ створюється організацією або посадовою особою й оформляється у встановленому порядку. Документ особистого походження створюється особою поза сферою його службової діяльності або виконання службових обов'язків (лист, записка). |
|
За місцем складання й виходу з установи розрізняють документи внутрішні і зовнішні, вхідні та вихідні. Внутрішній документ призначений для функціонування усередині організації й не виходить за її межі (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ виходить за межі організації, тобто вхідна та вихідна кореспонденція (лист, телеграма, запит). Вхідний документ надходить в організацію, а вихідний – спрямований з установи (організації, підприємства). |
|
За стадіями виготовлення розрізняють чернетки, чистові документи, оригінал і копію. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його екземпляр. Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, у тому числі елементи його правового, ділового, художнього оформлення. У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні. |
|
За складністю виділяють прості (у документі розглянуте одне питання) й складні (містять інформацію щодо двох і більше питань) документи. |
|
За терміном виконання документи поділяються на термінові, що виконуються у терміни, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «ТЕРМІНОВО» (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження) і нетермінові – виконуються у терміни, визначені керівництвом підприємства (установи, фірми). |
|
За гласністю розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні. Таємні документи особливо цінні і мають гриф «ТАЄМНО». З ними ведуть роботу особи, що мають дозвіл і ознайомлені із спеціальною інструкцією. Документи службового користування, що містять відомості, не підлягають розголосові по радіо, телебаченню, використовуються тільки працівниками даного підприємства (організації, установи). На таких документах проставляють гриф «Для службового користування». |
|
За терміном збереження виділяють документи постійного збереження, документи тривалого збереження (понад 10 років) і документи тимчасового збереження (до 10 років). |
|
За видами розрізняють типові, трафаретні й індивідуальні документи. Типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов’язковий характер. Трафаретні виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Індивідуальні документи створюються кожного разу по-новому. Зміст у них викладається індивідуально, являючи собою результат творчості виконавця (автобіографія, доповідна записка). |
|
За юридичною силою документи поділяють на такі: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами; фальшиві (підроблені), у яких зміст чи оформлення не відповідає істині. |