Лабораторная работа №7 Редактирование официально-деловых текстов

Цель работы: знать особенности редактирования текстов официально-делового стиля; научиться редактировать тексты; уметь применять корректурные знаки при редактировании текстов.

Теоретическая часть

Редактирование текста – многогранное понятие. Содержание термина «редактирование» включает в себя и изменение содержательных параметров с целью повышения коммуникативной эффективности, и комплекс операций, изменяющих объем и аспектность текста, и процессы технической обработки документа при подготовке к опубликованию, и изменения формы и содержания исходного текстового материала.

Специфика редактирования официально-деловых текстов определяется рядом факторов:

1 – смещение акцента редакторской правки на содержательное редактирование и установление соответствия между содержательными сторонами и его формой;

2 – привлечение работников той функциональной сферы, в которой имеет действие редактируемый документ;

3 – для документов с высокой степенью значимости (прежде всего, в социально-политической и правовой сферах) многоуровневое редактирование является совершенно необходимым; часто документы многократно проходят один уровень редактирования, совмещаемый с обсуждением.

4 – при соблюдении четкой последовательности операций необходимо заметить, что в большинстве случаев процессы и этапы редактирования выполняются одновременно и неразрывно.

Прежде чем приступить к редактированию, необходимо решить вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Редактор может провести корректуру документа, проверить фактическую информацию, скорректировать композицию документа или провести стилистическую правку – это зависит от предварительной договоренности с автором документа, а также от должности человека, занимающегося редактированием. В любом случае, основное содержание документа, его суть должна остаться неизменной.

Редактирование проходит в несколько этапов.

Этапы редактирования:

1. Восприятие текста. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом возможно делать пометки на полях или выписки (если текст большого объема). Только при целостном восприятии текста редактор может оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и т.п.

2. Оценка фактических данных. Для официально-деловых текстов – это основа, на которой строится документ. На этом этапе необходимо ответить на ряд вопросов: соответствуют ли указанные факты истине? Нет ли противоречий? Всего ли хватает? Ничего ли не упущено?

3. Типологизация документа. На этом этапе происходит соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. Необходимо знать, что два похожих по содержанию документа, но с разных формальных позиций и адресованные в различные инстанции образуют в итоге разные документы с разными текстами. Например, докладная и объяснительная записки; письмо-ответ на обращение гражданина и письмо-отчет в вышестоящую инстанцию.

4. Выявление композиционных недочетов. Структура текстов документов разного типа имеет свои композиционные особенности (акт, представление, протокол, письма и т.д.). Необходимо следить за соответствием структуры редактируемого документа требованиям, предъявляемым к текстам документов подобного ему вида.

5. Нахождение речевых и стилевых решений. На этом этапе уточняются лексико-фразеологические единицы, корректируются предложения с точки зрения однозначности и определенности, документ приводится в соответствие требованиям официально-делового (публицистического, научного) стиля.

6. Исправление орфографических и пунктуационных ошибок. В случаях, вызывающих затруднение с выбором грамматического или пунктуационного варианта, необходимо воспользоваться словарем (орфографическим, трудностей русского языка, словарем сочетаемости, словарем иностранных слов и проч.) Необходимо помнить, что проверка текста редактором Word не гарантирует однозначной правильности написания слов и расстановки знаков препинания. Кроме того, программа не может оценить речевую грамотность автора текста. При редактировании текста необходимо обращать внимание на их значение слов, стилистическую окраску, употребительность, сочетаемость с другими словами. Так как нарушение хотя бы одного из этих критериев может привести к речевой ошибке.

Виды правки. Различают четыре основных вида редакторской правки:

1) Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

2) Правка-обработка представляет собой редактирование стиля документа. Устраняются ошибки, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д. Также не требует дополнительного согласования с автором документа.

3) Правка-сокращение производится в следующих случаях:

- когда необходимо сделать документ короче (можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

- когда в тексте содержится избыточная информация. Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, лишние вводные слова и конструкции, неоправданные лексические повторы, семантически «пустые», общие фразы.

Возможность проведения такой правки оговаривается с автором документа заранее.

4) Правка-переделка связана с комплексным пересмотром структуры документа, корректировки системы изложения материала, выбор иных лексических и стилевых особенностей. Проведение этого вида правки обязательно согласовывается с автором документа, поскольку существует опасность в процессе правки сместить смысловые акценты, исключить необходимый (с позиции автора) иллюстративный материал, изменить общий тон повествования.

Документ, прошедший квалифицированную правку:

- не содержит опечаток и фактических ошибок;

- не нарушает требований литературного языка (то есть составлен с соблюдением грамматических норм);

- имеет оптимальный объем;

- строится по законам логики и соответствует требованиям структуры текста, предъявляемым к документам подобного вида.

- соответствует нормам определенного (требуемого) стиля.

При редактировании документа используются специальные корректурные знаки. Корректурные знаки типизированы с целью общего, единого понимания используемых при редактировании символов. Существует специальная система корректурных знаков (ГОСТ 7.62-90). Стандарт устанавливает требования к знакам для разметки всех видов издательских (авторских) текстовых и изобразительных оригиналов, макетов и для исправления корректурных и пробных оттисков, их начертанию и назначению.

Знаки для разметки и исправления классифицируются следующим образом:

1. для уточнения написания букв различных алфавитов и цифр;

2. для обозначения начертания шрифтов;

3. для расположения элементов текста и иллюстраций;

4. для изменения букв, слов (вставки, удаления, замены) и пробелов;

5. для исправления технических дефектов набора;

6. для обозначения и исправления макетов и пробных оттисков (иллюстраций).

Наиболее часто используемые символы приведены в приложении 4.

Правила применения корректурных знаков:

• Корректурные знаки должны быть обозначены непосредственно в том месте текста, к которому они относятся, а также повторены на полях рядом с необходимым исправлением. Изменения вносятся чернилами (пастой или карандашом) синего или фиолетового цвета. Не допускается вносить любые исправления простым карандашом.

• При одноколонном наборе знаки выносят на правое поле, при многоколонном наборе или одноколонном большого формата допускается использовать правое и левое поля.

• Разные исправления в одной строке и полосе следует обозначать разными знаками и повторять их на полях в той же последовательности.