4.Система поддержки принятия решений: помощник руководителя для стратегического и оперативного управления в гостинице Метрополь

Определение стратегии

Управление гостиницей начинается с ответов на вопросы «куда идем?» и «что, когда и для чего делаем?». Иными словами — с формулирования стратегии, формализации целей и задач. Фиксация ориентиров может происходить с использованием различных методов, например, с помощью определения и планирования KPI (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности) или построения системы сбалансированных показателей. Их использование позволит связать выбранную стратегию с набором индикаторов, которые будут иллюстрировать, и характеризовать ситуацию в компании.

Планирование и распределение ресурсов для достижения обозначенных целей в заданный период. Эффективным инструментом для этого служит бюджет, где количественно определяются объемы выделяемых ресурсов. Бюджет составляется по двум направлениям — операционная и инвестиционная деятельность — и складывается из планируемых расходов и ожидаемых доходов. При его формировании важно учитывать предыдущий опыт компании, а также иметь возможность проследить, с какими задачами связаны конкретные цифры и как сокращение отдельных статей бюджета повлияет на их решение. Один из вариантов — составление бюджета по мероприятиям: это активности, которые направлены на достижение целей. В этом случае значительно легче проанализировать влияние вносимых в бюджет изменений на конечный результат. При нехватке ресурсов на все активности часть мероприятий можно перенести на более поздний период. При этом если появятся дополнительные средства, то можно будет вернуться к первоначальной, полной версии бюджета и реализовать все намеченные ранее мероприятия.

Реализация планов

По доходам и расходам, операционной и инвестиционной деятельности, в разрезе мероприятий собираются фактические данные, которые сопоставляются с планом. Проведение план-факт анализа исполнения мероприятий помогает понять, выполнила ли компания запланированные действия для достижения своих целей. При наличии отклонений руководитель должен иметь возможность проанализировать их причины и принять решения для коррекции работы компании. Это приведет к тому, что все поставленные цели будут реализованы.

Задачи системы поддержки принятия решений

Тем самым, чтобы система поддержки принятия решений стала надежной опорой для руководителя, она должна:

обеспечивать возможность работы руководителей напрямую с информацией без любых посредников, т. е. без привлечения ИТ-службы и других подразделений, которые смогут перестать заниматься бесконечной подготовкой отчетов для руководства и сконцентрироваться на более качественном решении операционных задач;

обеспечивать поддержку на стратегическом и оперативном уровнях управления. Например, если речь идет о разработке стратегии, то задача системы — помочь проанализировать все особенности бизнеса компании, выбрать оптимальную стратегию и преобразовать ее в показатели и цели, понятные всем сотрудникам (KPI), а затем — помочь в контроле их достижения;

при планировании предоставлять возможность оперативного моделирования и анализа развития ситуации по принципу «что, если» и разработки программы действий для каждого варианта;

позволять использовать ранее накопленные в компании опыт и знания.

Например, давать возможность руководителю посмотреть, возникала ли аналогичная ситуация в прошлом, какие тогда были приняты решения и к чему они привели;

поддерживать три стадии процесса принятия решения: анализ ситуации, проектирование различных вариантов решения и выбор из них оптимального;

обеспечивать возможность анализа данных, получения отчетности в различных разрезах по всем аспектам деятельности компании — для мониторинга и контроля исполнения намеченных планов и их последующей коррекции;

опираться в своей работе на данные из различных источников, в том числе — из транзакционных информационных систем, где отражаются сведения об основных аспектах производственной и финансовой деятельности гостинице, и работать с неструктурированными данными;

решать определенные математические задачи, связанные с расчетом заданных показателей и алгоритмов;

быть гибкой и легко адаптируемой к особенностям деятельности гостинице, поддерживать эволюционное использование и легко модифицироваться в соответствии с изменившимися требованиями со стороны бизнеса;

предоставлять информацию в понятном и удобном для восприятия виде, включая различные таблицы, графики, мультимедийные средства;

поддерживать индивидуальный и групповой режимы работы.