2. Документальное оформление результатов инвентаризации товаров.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

До начала проверки фактического наличия товаров комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. Она формируется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5.

Выявленные при инвентаризации расхождения оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

3. Отражение в учете результатов инвентаризации товаров.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете оприходование излишков товаров относится в доход предприятия: Д 41 К 91-1. В налоговом учете суммы выявленных излишков включаются в состав внереализационных доходов организации по рыночной оценке. С 1 января 2010 года их стоимость в случае дальнейшей реализации может быть полностью списана в составе материалов.

Недостача товаров в бухгалтерском учете отражается по Д 94 и К 41, а затем регулируется следующим образом:

- убыль товаров в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на расходы торговой организации (Д 44); потери сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц (Д 73/2);

- если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты через счет 91.

Исключение составляют недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров от поставщиков и транспортных организаций, а также потери от стихийных бедствий.

При проверке операций, связанных с отражением недостачи товаров, налоговые органы настаивают на восстановлении принятого к вычету НДС по недостающим ценностям на основании того, что при выбытии товара в связи с недостачей не возникает объекта обложения НДС. Однако нормы статьи 170 Налогового кодекса РФ, предусматривающие случаи восстановления налога, не содержат подобных требований в отношении принятых к вычету сумм НДС по недостающим товарам.

Учет в налоговых расходах недостачи зависит от ряда обстоятельств. Так, недостача в пределах норм естественной убыли подлежит учету в материальных расходах организации, тогда как сверхнормативные суммы относятся к внереализационным расходам и уменьшают налоговую базу только при условии, что виновные в недостаче работники не были установлены. Если же виновник найден, то суммы подлежащего возмещению ущерба следует включать во внереализационные доходы. Они учитываются на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда. При этом стоимость недостающих товаров организация вправе учесть в составе расходов.

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.

Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

- выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;

- излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

- в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия. В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

1. Если при зачете пересортицы стоимость излишков равна сумме недостачи, то корректируются только данные аналитического учета счета 41 «Товары».

2. Если при зачете пересортицы стоимость излишков превышает сумму недостачи, то эта разница в стоимости относится в доход предприятия:

- Д 41 К 91/1

3. Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо:

- отражена сумма превышения недостачи товаров над излишками Д 94 К 41

- восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками Д 94 К 68

- отражена сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц Д 73/2 К 94

- если виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения Д 44 К 94.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача.

Налоговое законодательство не содержит положений о зачете излишков в счет недостач при пересортице. Поэтому при исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль возникшие при инвентаризации разницы необходимо учитывать раздельно.