Тема 17. Эргономика современного офиса и безопасность работы с техническими средствами

Понятие эргономики. Планировка рабочего места, размещение основного и вспомогательного оборудования в офисе. Общий интерьер офиса. Безопасность работы с техническими средствами автоматизации управленческого труда. Компьютерные аксессуары и эргономические характеристики рабочих мест персонала офиса.

Обеспечение эргономических и экологических требований и требований техники безопасности. Нормативные акты по охране труда и системы стандартов безопасности труда.

2.2. Тематика практических (семинарских) занятий По курсу: «Технические средства управления» и перечень вопросов

Занятие 1. Понятие и классификация современных средств оргтехники.

Вопросы для обсуждения:

1.   Понятие офиса, офисных служб.

2.   Понятие организационной техники (оргтехники).

3.   Современная классификация технических средств.

Занятие 2. Средства составления и изготовления текстовых документов.

Вопросы для обсуждения:

1.  История канцелярских принадлежностей.

    Перо, ручка, маркер

    Линейка

    Клей

    Ножницы

    Чернила

    Скотч

    Корректирующая жидкость

    Стирательная резинка.

2.     Пишущие машины: история и современность.

3.     Диктофонная техника: история и современность.

Занятие 3. Характеристики и особенности средств копирования документов.

Вопросы для обсуждения:

1.     Краткая характеристика электрографических процессов.

2.     Средства ризографического копирования.

3.     Средства термокопирования.

4.     Средства светокопирования.

5.    Средства микрофильмирования.

Занятие 4. Характеристики и особенности средств тиражирования документов.

Теоретическая часть.

Вопросы для обсуждения:

1.     Средства офсетной печати.

2.     Средства трафаретной печати.

3.     Средства гектографической печати.

Практическая часть: экскурсия в типографию ВГУЭС.

Занятие 5. Средства и системы связи.

Вопросы для обсуждения:

1.     Общая характеристика систем связи.

2.     Средства телефонной связи.

3.     Мобильные средства связи. Радиотелефонная связь.

4.     Средства телеграфной связи: история и современность.

5.     Средства факсимильной связи: история и современность

Занятие 6. Критерии выбора технических средств для работы офиса.

Вопросы для обсуждения:

1.       Выбор технических средств документирования текстовой информации.

2.    Выбор технических средств копирования и размножения документов.

3.     Выбор средств связи.

Занятие 7. Средства обработки, транспортировки и хранения документов.

Вопросы для обсуждения:

1.   Основные группы средств обработки документов.

2.   Характеристика фальцевального, сортировального оборудования, штемпелевальных и адресовальных машин и устройств.

3.   Характеристика скрепляющих и резальных устройств.

4.   Характеристика средств для нанесения защитных покрытий на документы и средств уничтожения документов.

5.   Технические средства транспортировки документов в помещениях.

6.   Средства хранения и поиска документов.

Занятие 8. Проектирование технического оснащения служб ДОУ.

Вопросы для обсуждения:

1.    Принципы технического оснащения.

2.    Этапы проектирования технического оснащения.

3.    Эргономика офиса и рабочего места.

4.    Нормативные акты по охране труда и системы стандартов безопасности труда.

Занятие 9. Эргономика офиса и рабочего места (экскурсия).

3. Методические рекомендации по изучению курса

Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического материала по дисциплине «Технические средства управления». Методические рекомендации призваны обеспечить эффективность самостоятельной работы студентов с литературой, на основе рациональной организации ее изучения, облегчить подготовку студентов к сдаче зачета, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам.

Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и семинарских занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков в работе с техническими средствами управления.

3.1. Методические рекомендации по самостоятельному выполнению практических заданий

Перед подготовкой к занятию студенты должны ознакомиться с планом семинарского занятия, а также с учебной программой по данной теме. Что поможет студенту сориентироваться при проработке вопроса и правильно составить план ответа. Следующий этап – изучение конспекта лекций, разделов учебников, ознакомление с дополнительной литературой, рекомендованной к занятию. Студенты должны готовить краткий конспект ответов на все вопросы, знать определения основных категорий.

Список источников и литературы поможет сориентироваться студенту в ходе самостоятельной подготовки к семинарским занятиям и к зачету.

В процессе организации самостоятельной работы большое значение имеют консультации преподавателя, в ходе которых, можно решить многие проблемы изучаемого курса, уяснить наиболее сложные вопросы.

Форма отчетности о результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в тестировании, практических и семинарских занятиях.

По данной дисциплине учебными планами для студентов заочной формы обучения предусмотрено написание контрольной работы, выполнение которой представляет собой промежуточный этап обучения и является необходимым условием получения допуска к зачету.

Подготовка контрольной работы является одним из важных этапов самостоятельной работы студентов ЗФО по усвоению указанной дисциплины. Цель контрольных работ – закрепление студентами теоретических знаний курса и приобретение ими практических навыков выбора и эффективного использования технических средств управления.

Темы контрольных работ предлагаются по всем разделам указанной дисциплины и включают основные составляющие предложенной темы.

При написании контрольной работы необходимо использовать рекомендованную литературу и нормативные акты, иные источники. В работе необходимо логически последовательно, четко, доказательно, со ссылками на источники раскрыть вопросы выбранной темы. Следует анализировать различные точки зрения по спорным вопросам, вырабатывать свой подход к ним, аргументировать свою позицию.

Контрольная работа оценивается преподавателем исходя из степени раскрытия темы, полноты охвата относящихся к теме нормативных актов и литературы, грамотности и стиля изложения, правильности оформления, знания содержания работы и вопросов, относящихся к теме. Контрольная работа, оцененная на «неудовлетворительно», должна быть переработана в соответствии с замечаниями преподавателя.

Темы контрольных работ выдаются на факультете заочного обучения. Объем работы до 20-ти печатных листов.

3.3. Обзор рекомендуемой основной учебной литературы

В курсе «Технические средства управления» рассматриваются основы технического обеспечения офисов и офисных служб организационной техникой, которые наиболее полно представлены в учебных пособиях для вузов Кошелева Г.И. и Ламекина В.Ф.:

Кошелев Г.И. Организационная техника: Учеб. пособие. – М.: Экономика, 1984. – 256 с.,

Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). Ростов-н/Д.: "Феникс", 1997. – 480 с.

Основы технического обеспечения управления рассмотрены в учебных пособиях Качаловой. М. и Бройдо В.Л.

Оргтехника в управлении / Под. общ. ред. Л.Н. Качаловой. – М.: "Экономика", 1975. – 183 с.,

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1998. – 424 с.

Условия и особенности информатизации в различных сферах и используемые при этом средства обобщены и проанализированы в учебном пособии для вузов: Бройдо В.Л. Офисная информационная техника: Учеб. пособие. – СПб.: 2002.

3.4. Контрольные вопросы для самопроверки знаний

1.    Понятие офиса, офисных служб.

2.    Персонал офиса, его классификация.

3.    Механизация и автоматизация офисных процедур – основа повышения эффективности и качества труда административно-управленческого персонала.

4.    Понятие организационной техники (оргтехники).

5.    Схема технологического процесса обработки документов в офисе.

6.    Современная классификация средств оргтехники.

7.    Характеристика средств составления и изготовления текстовых документов.

8.    Ручные пишущие средства составления документов.

9.    Пишущие средства: механические, электромеханические, электронные и специализированные пишущие машины.

10.     Диктофон как средство составления и изготовления текстовых документов.

11.     Настольные издательские системы. Печатающие устройства ПЭВМ, их классификация и особенности эксплуатации. Плоттеры.

12.     Понятие и процессы репрографии и оперативной полиграфии.

13.     Традиционные и современные средства копирования и тиражирования документации: фотокопировальные устройства, средства диазографии, средства термографии, электронно-искровое копирование. Характеристика средств копирования и тиражирования документов:

14.     электрофотография, гектография, трафаретная печать, малая офсетная полиграфия.

15.     Средства ризографии. Электрофотография и ксерография – история и современное состояние развития техники.

16.     Основные различия в технологических процессах репрографии и ризографии.

17.     Общие сведения: понятия и процессы, виды микроформ. Электронный документооборот и микроформы: современное состояние и перспективы развития.

18.     Традиционные и современные средства обработки документов.

19.     Ламинатор как средство обработки документов.

20.     Сканер как средство обработки документов.

21.     Характеристика уничтожителей бумаги.

22.     Настольные переплетные машины как средство обработки документов.

23.     Характеристика средств транспортировки документов.

24.     Средства оперативного и длительного хранения документов.

25.     Механизированные и автоматизированные средства хранения и поиска документов.

26.     Средства и системы связи.

27.     Средства коммуникационной техники: телефонная связь.

28.     Средства телеграфной связи.

29.     Средства коммуникационной техники: факсимильная связь.

30.     Основные функции, выполняемые средствами и системами телефонной и телеграфной связи.

31.     Оперативно-диспетчерская связь и средства оповещения.

32.     Средства большеэкранного отображения информации. Средства и системы проекционной техники.

33.     Технические и эксплуатационные характеристики средств оргтехники, применяемых в офисных процессах.

34.     Объёмно-временные параметры документационных потоков офиса и их влияние на процесс выбора технических средств.

35.     Понятие эргономики. Планировка рабочего места, размещение основного и вспомогательного оборудования в офисе.

36.     Безопасность работы с техническими средствами автоматизации управленческого труда.

37.     Критерии выбора офисной техники.

38.     Профилактика отрицательного воздействия компьютера на человеческий организм.

39.     Место и роль средств оргтехники в системах электронного документооборота.

40.     Этапы развития концепции электронного офиса.

41.     Электронные архивы и хранилища данных.

4. Список рекомендованной литературы 4.1. Основная литература

1.     Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1998. – 424 с.

2.     Бройдо В.Л. Офисная информационная техника: Учеб. пособие по курсу "Информатика" – СПб.: 2002.

3.     Кошелев Г.И. Организационная техника: Учеб. пособие. – М.: Экономика, 1984. – 256 с.

4.     Оргтехника в управлении. Под. общ. ред. Л. Н. Качаловой. М., "Экономика", 1975. – 183 с.

5.     Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). Ростов-н/Д.: "Феникс", 1997. – 480 с.

6.     Средства информационной техники: Справочник. / Г. Т. Артамонов и др. – М.: Энергоиздат, 1990. – 375 с.

4.2. Дополнительная литература

1.   Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. – М.:ГАУ, 1996. – 341 с.

2.   Арустамов Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование: Учебник. – М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 1999. – 216 с.

3.   Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. – М.: Радио и связь, 1990. – 336 с.

4.   Городин В.В. Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельностью: Учебник – М.: Высшая школа, 2001. – 240с.

5.   Иванов Р.Н. Репрография. – М.: Экономика, 1986. – 384с.

6.   Ламекин В.Ф. Сотовая связь. Ростов-н/Д.: "Феникс", 1997. – 283 с.

7.   Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.:ИНФРА-М, 1998. – 575 с.

8.   Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М.: Финансы и статистика, 1993. – 208 с.

9.   Печатающие устройства для персональных ЭВМ: Справочник / Е.П. Бененсон, И.М. Витенберг, В.В. Мельников и др. – М.: Радио и связь, 1992. – 208 с.

10.   Печников А.В. и др. Средства передачи и отображения информации. – М.: Радио и связь, 1991. – 221 с.

11.   Седова О.Л., Шардин В.В. Автоматизация технологических процессов подготовки текстовых документов. – М.: МГИАИ, 1991. – 58 с.

12.   Слуцкий А.А. Микрофильмирование. – М.: Наука, 1990. – 176 с.

13. Хандадашева А.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта: Учебное пособие. – Ростов н/Д.: «Феникс», 2003. – 384 с.

Рекомендованный список литературы может быть расширен за счет привлечения материалов научных конференций и статей в журналах «Мир ПК», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь – референт», «Современный офис. Организация. Обеспечение. Эксплуатация», а также Интернет-ресурсов.

4.3. Дополнительная литература к разделам К разделу 1. Технические средства создания и обработки документов

1.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Оргтехника в делопроизводстве // Делопроизводство. 1998. № 2. С. 56-61.

2.     Пшенко А.В. Офисные средства организационной техники и их классификации // Секретарское дело. 2005. № 1. С. 32-34.

К разделу 2. Средства составления и изготовления текстовых документов

1.     Владыкина Т.Н. Все о клее // Секретарское дело. 2003. № 3. С. 59-61.

2.     Владыкина Т.Н. Современный офис выбирает // Секретарское дело. 2003. № 1.

3.     Владыкина Т.И. Из истории канцелярских принадлежностей // Секретарское дело. 2003. № 11.С. 37-39.

4.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Современная диктофонная техника // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 56-59.

5.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Машинописная техника: история и современность // Секретарское дело. 1998. № 1. С. 90-96.

6.     Кузнецова Т.В. Нормы времени на составление и печатание документов на компьютере // Секретарское дело. 2003. № 8. С. 34-37.

К разделу 3. Средства копирования и оперативного размножения документов

1.     Бурцева О.Л., Седова О.Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. № 3. С. 45-52.

2.     Гуреева Н.Ю. Уничтожаем документы // Секретарское дело. 1998. № 5. С. 70-74.

3.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Копировальная техника: история и современность // Секретарское дело. 1998. № 3. С. 110 – 119.

К разделу 4. Средства и системы связи

1.     Бурцева О.Л.Радиотелефоны в современном офисе // Секретарское дело. 2000. № 2. С. 45-49.

2.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Офисные телефонные аппараты // Секретарское дело. 1999. № 3. С. 40-44.

3.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Факсимильные аппараты // Секретарское дело. 1999. № 32. С. 55-59.

4.     Исаченкова А.И., Есаулова Е.В. Развитие средств связи в конце XX – начале XXI века // Секретарское дело. 2005. № 9. С. 46-50.

5.     Шапошников Г.Н. Информационная среда и развитие средств передачи данных // Секретарское дело. 2004. № 2. С. 32-35.

6.     Пласкеева О.А. Выбираем проектор // Секретарь-референт. 2005. № 9. С. 69-73.

К разделу 5. Критерии выбора технических средств для работы офиса

1.     Абашин В.Г. Правильный подбор оргтехники – залог эффективной работы // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 2. С. 54-62.

2.     Крючкова Д.Х. Обеспечение офиса канцтоварами // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 4. С. 34 -40.

К разделу 6. Средства обработки, транспортировки и хранения документов

1.     Рогожин М.Ю. Средства обработки документов // Секретарь-рефе­рент. С. 83-86.

2.     Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Средства обработки документов // Секретарское дело. 1998. № 4. С. 80-85.

К разделу 7. Проектирование технического оснащения служб ДОУ

1.     Анисимова Е.М. Эргономика рабочего места // Секретарь-рефе­рент. 2005. № 9. С. 94-95.

2.     Кюнг П.А. Эргономика в офисе // Справочник секретаря и офис менеджера. 2005. № 8. С. 86-89.

3.     Пшенко А.В. Техническое оснащение рабочего места для работы с документами // Секретарское дело. 2003. № 3. С. 54-58.

4.     Пшенко А.В. Оснащение и организация рабочего места // Секретарское дело. 2004. № 2. С. 29-31.

4.4. Список нормативных документов, государственных стандартов

1.    Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/ 11-64). – М., 1988.

2.    Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72). – М., 1995.

3.    Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152) – М., 1993.

4.    Типовые нормы времени на работу по копированию и оперативному размножению документов. М.: ЦБНТ, 1990.

5.    Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы / Постановление Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996г. № 14.