13

Промежуточная контрольная работа по MS Word

Автоматизация работы текстового процессора Microsoft Word. Работа с большим (структурированным) документом. Оформление реферата в Word.

Цель работы: изучение возможностей автоматизации работы в текстовом редакторе Microsoft Word, работы со сносками, методов создания оглавлений и работы с большими (структурированными) документами.

Теоретические сведения

Вставка колонтитулов

Колонтитулы представляют собой верхнюю или нижнюю области каждой страницы документа, где при печати страниц может показываться заданная пользователем информация:

• номера страниц,

• название документа,

• текущая дата,

• время и т.п.

Расстояние от границы листа до колонтитула должно быть меньше, чем расстояние до текста. При работе с документом пользователь может видеть заданные колонтитулы только в режиме Разметка страницы. В зависимости от местоположения различают верхний и нижний колонтитулы.

Задается или корректируется колонтитул по команде Вставка/Колонтитулы. На экране появляется «верхний колонтитул», панель инструментов для вставки различных параметров и для переключения на противоположный колонтитул. Пользователь должен выбрать положение вставляемого параметра (слева, по центру, справа), затем вставить его, используя элементы панели или вручную, нажать кнопку «Закрыть окно колонтитулов».

Для удаления ненужного колонтитула нужно активизировать соответствующий колонтитул («Вставка/Колонтитулы»), выделить параметр и нажать клавишу <Del>.

Нумерация страниц

Пронумеровать страницы можно, выполнив команду «Вставка/Номера страниц», затем указать, где должны располагаться номера - вверху или внизу листа. После этого указать местоположение номеров по горизонтали: в левой части листа, в правой его части или по центру. Если нажать кнопку «Формат номеров страниц», то можно задать номер первой страницы (когда нумерация начинается не с номера “1”), а также формат чисел для нумерации. Заданная нумерация в виде соответствующего колонтитула будет отражаться на экране в режиме разметки страницы и при печати документа, а также в строке состояния внизу экрана.

Для удаления нумерации страниц перейти на любую страницу, имеющую номер, задать команду «Вставка/Колонтитулы», нажатием соответствующей кнопки перейти в нужный колонтитул (т.е. в верхнюю или в нижнюю часть страницы), выделить маркерами номер листа и удалить его клавишей <Del>.

Вставка в документ текущих значений даты и времени

Добавить информацию о дате и/или времени можно установить курсор в позицию ввода и задать команду «Вставка/Дата и время». Выбрать нужный формат и нажать ОК. Если в дальнейшем требуется обновлять это значение, то надо в команде «Дата и время» включить параметр «обновлять автоматически».

Работа со сносками

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники — концевые сноски.

Структура сноски:

• Знаки обычной и концевой сноски

• Разделитель

• Текст обычной сноски

• Текст концевой сноски

Знак сноски - число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.)

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста сноски.

1. Вставка в текст сноски.

Задать команду «Ссылки/Вставить сноску».

На экране появится окно следующего вида:

Выбирая в предложенных полях необходимые варианты, можно настраивать вид и параметры сносок.

2. Корректировка текста сноски.

Для просмотра и изменения текста сноски установить курсор на ее маркер и выполнить двойной щелчок мыши по маркеру. В появившемся окне сносок выполнить все необходимые исправления.

1. 3. Удаление сноски. Выделить маркер сноски и нажать клавишу «Del».

Одновременная работа с несколькими документами

Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. Для перехода из одного открытого документа в другой можно воспользоваться одним из следующих способов:

• если на экране видна часть окна с нужным документом, то достаточно щелкнуть мышью в любой позиции этого окна;

• перейти в нужный документ, используя панель задач.

Работа с большими (структурированными) документами

Чтобы перейти в режим структуры, выберите в меню «Вид» команду «Структура».

Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.

В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.

Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.