Лекция 6 Делопроизводство

Microsoft Office 2007. Основные принципы интерфейса

Оформление окон приложений Microsoft Office 2007 отличается от того, которое мы привыкли видеть, используя предыдущие версии этого пакета. С одной стороны, в новой вер­сии отсутствуют привычные панели инструментов, которые можно было размещать в любом месте окна программы. Вы не найдете и раскрывающихся меню. В ок­нах приложений Microsoft Office 2007 присутствует только главное меню. Вы­брав какой-либо его пункт, вы получите в распоряжение все необходимые инст­рументы, представленные в виде значков, размещенных на горизонтальной ленте вдоль верхней границы окна программы. Несмотря на то, что внешний вид лен­ты напоминает панель инструментов, добавить на нее значки (или удалить их) нельзя.

Сходные параметры объединены в группы с различными названиями, например Шрифт и Стиль в Word. Некоторые группы содержат кнопку диалогового окна, расположенную в нижнем правом углу. При ее нажатии открывается окно, которое, как правило, содержит все параметры выбранной группы. Благодаря та­кому решению у пользователей, которые привыкли к интерфейсу предыдущих версий пакета, не должно возникнуть чувство дискомфорта при работе с Microsoft Office 2007. Если подвести указатель мыши к кнопке, то вы увидите уменьшен­ную копию вызываемого окна, а также подсказку о его предназначении (рис).

Состав главного меню (набора вкладок) фиксирован. Однако в процессе работы в этой части окна могут возникать дополнительные контекстные инструменты, имеющие собственные вкладки. Например, в Word при операциях с таблицами появляются контекстные инструменты для настройки внешнего вида и форма­тирования таблиц.

Пользователи уже давно привыкли к всплывающим подсказкам, которые информи­руют о предназначении инструментов. Сегодня трудно представить, как можно рабо­тать без этих «маленьких помощников». Конечно, данная функция сохранена и в вер­сии пакета Microsoft Office 2007. Более того, теперь в подсказках не только кратко сообщается о предназначении выбранного инструмента, но и рассказывается о том, какие именно действия доступны с его помощью или как их выполнить (рис).

Кроме ленты и вкладок главного меню, во всех приложениях Microsoft Office 2007 присутствует панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена чуть выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполняемых операций: сохранения файла, печати документа, отмены последнего действия и т. п. Эту панель можно поместить выше или ниже ленты, а также настроить по своему усмотрению (рис).

Чтобы изменить место расположения панели быстрого доступа, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт меню: Разместить панель быстрого доступа под лентой или Разместить панель быстрого доступа над лентой.

Дополнить панель быстрого доступа другими командами можно, щелкнув правой кнопкой мыши на нужной кнопке, расположенной на ленте, и выбрав пункт Доба­вить на панель быстрого доступа.

В левом верхнем углу окон всех приложений пакета присутствует Кнопка "Office" (на ней изображен логотип Microsoft Office), содержащая команды для работы с файлами (создание, сохранение, открытие и печать), список последних просмотренных документов и предоставляющая доступ к окну настроек программы.

Microsoft Word 2007

Структура окна текстового редактора

Текстовый редактор - специальная программа, предназначенная для работы с тек­стовыми документами, - неотъемлемая составляющая любого офисного пакета.

Интерфейс программы Word 2007 имеет стандартную для всех приложений Microsoft Office 2007 структуру. В строке заголовка указываются имя от­крытого документа и название приложения; в правом верхнем углу нахо­дятся кнопки сворачивания, разворачивания и изменения размера окна, в цен­тре - поле для ввода текста, в нижней части - строка состояния, а возле правой границы экрана при необходимости появляется область задач.

Работа с буфером обмена

С помощью буфера обмена можно копировать или переносить фрагменты текста, рисунки и таблицы. Необходимые для этого команды представлены на вкладке Главная в группе Буфер обмена.

По умолчанию буфер обмена текстового редактора работает с одним фрагментом. Однако существует специальный режим, при выборе которого в буфер можно помещать до 24 объектов. Им удобно пользоваться при создании документа с по­вторяющимися блоками.

Чтобы перейти в режим работы с набором фрагментов, помещенных в буфер, необходимо вызвать область задач Буфер обмена (Clipboard). Для этого нужно на вкладке Главная (Ноте) в группе Главная (Ноте) нажать кнопку вызова окна. После отображения области задач Буфер обмена (Clipboard) в нее будут последовательно помещаться все скопированные фрагменты (рис. 1.8).

Для вставки нужного объекта необходимо просто щелкнуть кнопкой мыши на его значке. Кроме того, текстовый редактор позволяет помещать в документ сразу все фрагменты, находящиеся в буфере обмена. Для этого предназначена кнопка Вставить все (Paste All). Удалить все содержимое буфера обмена можно с помощью кнопки Очис­тить все (Clear All).

Программа также позволяет удалять и какой-либо конкретный скопированный объект. Для этого щелкните кнопкой мыши на стрелочке, расположенной рядом со значком фрагмента, и выберите в контекстном меню пункт Удалить (Delete).

Кнопка Параметры (Options) в нижней части данной области задач предназначена для настройки отображения содержимого буфера обмена. При нажатии на нее доступны следующие параметры.

• Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically) — автоматическое отображение панели буфера обмена при копировании любого фрагмента.

• Открыть буфер обмена Office при двойном нажатии CTRL+C (Show Office Clipboard When CTRL+C Pressed Twice) — появление панели буфера обмена по двойному нажатию сочетания клавиш Ctrl+C.

• Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard) — фрагменты будут помещаться в буфер обмена, но соответству­ ющая панель не отобразится (доступ к скопированным объектам можно бу­ дет получить, дважды щелкнув кнопкой мыши на специальном значке в об­ ласти уведомлений).

• Показывать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard icon on Taskbar) — наличие значка буфера обмена в области уведомлений (настро­ ено по умолчанию).

• Показывать состояние около панели задач при копировании (Show Status Near Taskbar When Copying) — отображение информационного сообщения в области уведомлений при копировании какого-либо фрагмента в буфер обмена.

Для выхода из режима размещения в буфере нескольких фрагментов достаточно закрыть область задач Буфер обмена (Clipboard) или щелкнуть правой кнопкой мыши на соответствующем значке в области уведомлений и выбрать в меню пункт Прекратить сбор данных (Stop Collection).