Тема 5 Организация как объект управления

Внутренняя среда организации

1. Внутренняя среда организации как совокупность форм и процессов

2. Факторы внутренней среды

1. Организация, вне зависимости от ее назначения, может быть охарактеризована воздействием на нее внутренних и внешних факторов (параметров, переменных), число и состав которых зависят от целей характеристики.

Самое общее представление о внутренней среде организации дает ознакомление с целевым назначением организации, нормативной основой, ресурсами, историей создания и развития и т. д. С точки зрения управления интерес представляют принципы, процессы, разделение труда, распределение ролей, система внутренних социальных и экономических связей и отношений, отражающих ее организационно-управленческую культуру.

2. Главные факторы внутренней среды организации, прямо или косвенно воздействующие на осуществление общего и функционального управления, — это цели, структура, задачи, технология, люди (трудовые ресурсы).

• Организация рассматривается как совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели. Организации создаются для удовлетворения самых разных потребностей общества, отсюда и разнообразие целей. Цели — это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться персонал организации.

• Важным фактором внутренней среды является структура организации.

Под структурой организации Понимают количество, состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе, обеспечивающей наиболее эффективное достижение цели (целей) организации.

Успешному функционированию элементов структуры организации способствует специализированное разделение труда.

• Третьим внутренним фактором является задача. Задача — это предписанная работа или часть работы (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в установленные сроки.

Задачи являются элементами, составляющими должность. В соответствии со структурой организации задача (ряд задач) рассматривается как часть необходимого вклада в достижение цели организации.

• Технология — еще один важный фактор внутренней среды. В данном случае под технологией следует понимать сочетание средств организации для превращения исходного сырья в искомую продукцию или услуги. Технология предполагает совокупность оборудования, инфраструктуры, инструмента, квалифицированных навыков работников с тем, чтобы осуществить желаемые преобразования в материалах, информации или в людях.

• Люди, работники (трудовые ресурсы) — наиболее значимый фактор внутренней среды. Цели организации достигаются через труд людей. Успешная деятельность людей в свою очередь связана со множеством факторов. Среди них потребности, взгляды, притязания, умственные и физические способности и т. д.

Анализ внутренней среды по направлениям

Направление	Составляющие направления
Производство	объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.д.
Персонал	структура и потенциал; квалификация; количественный состав и текучесть кадров; производительность труда; стоимость рабочей силы; интересы и потребности сотрудников
Организация управления	организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства; культура фирмы; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций -
Маркетинг	товары, произведенные предприятием, доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование
Финансы и учет	финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета

Внешняя среда организации

1. Внешняя среда организации и ее структура

2. Основные характеристики внешней среды

1. Организация как открытая система, чтобы выжить в условиях рынка, должна приспосабливаться к факторам внешней среды.

К внешней среде относятся следующие факторы: поставщики, покупатели (или клиенты), конкуренты, партнеры по бизнесу, законы и государственные структуры, экономические факторы, профсоюзы, трудовые ресурсы, культура, мораль, традиции, политические и международные факторы.

Внешнюю среду в менеджменте разделяют на деловую среду, к которой причисляют факторы прямого влияния на организацию, и фоновую среду, которая охватывает факторы косвенного влияния.

Из перечисленных выше факторов к факторам прямого (непосредственного) влияния относятся поставщики, покупатели (клиенты), партнеры по бизнесу, конкуренты, государство со своими законами и учреждениями. Остальные факторы — факторы косвенного влияния. Они хоть и не оказывают непосредственного воздействия, заметно сказываются на эффективности деятельности организации.

Все факторы функционируют во взаимосвязи и взаимодействии.

2. Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.

Сложность внешней среды определяется числом факторов, на которые организация должна реагировать, а также их вариативностью. Факторы внешней среды характеризуются многими категориями данных, которые принимаются во внимание при выработке управленческих решений.

Подвижность характеризуется скоростью, с которой происходят изменения факторов окружающей среды. Наибольшие изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс.

Неопределенность внешней среды объясняется недостаточностью информации о факторах и зачастую ее низкой достоверностью. Чем неопределеннее данные, характеризующие факторы внешней среды, тем сложнее принимать эффективные управленческие решения.

Основные характеристики внешней среды

Направление	Характеристика направления
Взаимосвязанность факторов внешней среды	Уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обусловливать изменение других
Сложность внешней среды	Число факторов, на которые предприятие обязано реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора
Подвижность среды	Скорость, с которой происходят изменения в окружении предприятия. В высокоподвижной среде предприятие или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения
Неопределенность внешней среды	Соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения

Факторы внешней среды и их влияние на организацию

1. Основные факторы деловой сферы и механизм их влияния на организацию

2. Внешняя фоновая среда и влияние ее факторов на организацию

К основным факторам деловой среды внешней среды относятся следующие: поставщики, покупатели, конкуренты, партнеры по бизнесу, государство с его законами и учреждениями. Все эти факторы оказывают прямое (непосредственное) воздействие на организации.

Организации, производящие продукцию, зависят от равномерности поставки материалов. Нарушение поставки приводит к сбою выпуска продукции, снабжения рынка, получения прибыли, удовлетворения потребностей покупателя. В конечном счете от этого выигрывает конкурент.

Для нормального функционирования организации нужны не только поставщики материалов, но и участие партнеров по бизнесу — банков, акционеров, частных лиц. Надежное финансовое состояние, инвестиции — важные условия выживания организаций в конкурентной среде.

Организация функционирует в сложной системе юридических норм. Законы и государственные учреждения определяют правовой статус и регулирование экономики- Организации обязаны выполнять не только требования законов, но и государственных учреждений, которые следят за их исполнением.

Бизнес невозможен без потребителя. Потребитель диктует, какие товары и услуги ему необходимы и по какой цене, что определяет конечные результаты деятельности организации.

Во многих случаях необходимый рынку продукт или услугу определяет конкурент. Речь идет о совершенствовании продукции, введении новаций с тем, чтобы обойти конкурента. Недооценка нововведений оборачивается для организации большими потерями прибыли, снижением имиджа.

2. Внешняя фоновая среда характеризуется факторами косвенного влияния на организацию. Среди них назовем основные: технология, состояние экономики, социокультурный фактор, политический фактор.

Технология является не только внешним, но и внутренним фактором. Обновление существующих и внедрение принципиально новых технологий оказывает мощное воздействие на эффективность организации, на ее конкурентоспособность, выживаемость в условиях рыночной экономики.

На организацию косвенно воздействует состояние экономики и изменения, происходящие в ней. Такие экономические явления, как инфляция, спады производства, налоги, колебания курса валюты, заметно затрагивают интересы организаций. Так, например, снижение налогов увеличивает массу денег у населения, тем самым способствуя развитию бизнеса.

Любая организация подвергается воздействию социокультурного фактора, к которому относят традиции, стереотипы поведения людей, приверженность определенной торговой марке или, наоборот, отрицательное отношение к какому-либо товару, и т. д. Социокультурный фактор в России ввиду ее масштабов, многонациональности, расслоения населения на бедных и богатых является весьма актуальным. Политический фактор играет важную роль в деятельности организации. Он тесно связан с социокультурным фактором и международным окружением. Политический фактор во многом определяет обстановку, в которой функционирует организация. Речь идет о практических действиях административных, законодательных и судебных органов, защищающих права граждан, бизнес, частную собственность; о структуре и соотношении интересов в обществе.

Если организация ведет дела за пределами внутреннего рынка, то ей необходимо считаться с особенностями внешней среды страны, где она организовала свой бизнес. В среде международного бизнеса выделяются такие факторы, как культура, экономика, законодательство, государственное регулирование и политическая обстановка. Все они должны учитываться в деятельности организаций, работающих в международной среде.

Миссия и цели организации.

1. Миссия организации: сущность, содержание

Философия организации

Сущность миссии организации

Примерное содержание миссии организации

2. Цели и задачи в системе современного менеджмента

Понятие цели организации

Характеристики целей

Задачи в системе менеджмента

3. Цели организации: типология, предъявляемые требования

4. Концепция управления по целям: общая характеристика

Сущность концепции управления по целям

Этапы процесса управления по целям

Преимущества концепции

Ограничения и недостатки концепции

Философия организации включает в себя следующие элементы:

• основной замысел, отражающий цели организации, ее стратегию и направленность деятельности;

• описание организации - ее история, параметры, возможности и преимущества, стратегические цели и способы их реализации в современных условиях, мотивы деятельности, девиз;

• философия заказчиков - целевые группы, их интересы, сбытовая политика;

• внутриорганизационная политика - основы управления организацией,

информационно-коммуникационная система, система оплаты труда, пути повышения квалификации работников, инновационная и социальная политика, соблюдение этики менеджмента;

• связи с партнерами - капиталовложения, финансовая политика, снижение уровня риска, распределение прибыли;

• отношение с другими организациями - выполнение обязательств, обеспечение стабильности в работе, охрана окружающей среды, вложения в развитие региона.

Основой целевой функции является миссия предприятия, выражающая философию и смысл его существования. Четкое определение миссии и целей, является первым и самым важным шагом на пути к корпоративному планированию и определяет всю дальнейшую работу по систематической разработке планов компании. Структуру миссии составляют:

• правовой статус предприятия;

• статус предприятия на четко очерченном сегменте рынка среди ему подобных;

• принципы его работы;

• важнейшие характеристики организации.

Миссия напрямую не зависит от текущего состояния организации, форм и методов ее работы. Она направлена в будущее, формулирует приоритеты и определяет точки приложения усилий. Миссия выделяет цели именно этой организации, ее отличие от прочих, поэтому в миссии не принято указывать, в качестве главной цели, получение прибыли, хотя прибыль - определяющий фактор в функционировании коммерческой организаиии„без стремления к ней малопродуктивной окажется любая предпринимательская деятельность предприятия. Определение миссии, целей и задач предприятия без осознания фундаментальных основ бизнеса, может привести к некачественной проработке стратегии предприятия. Четкое понимание миссии позволяет формировать ассортиментный портфель, стратегически дающий наиболее сильные и полезные длительные синергетические эффекты.

Определение миссии должно осуществляться тем же органом или лицом, которое вправе формировать все цели предприятия, а также формы и методы их достижения, и потому несет ответственность за реальное воплощение миссии.

Разработано множество подходов к определению самой миссии и ее структуры. Определение главной цели организации - основная составляющая миссии. Скорее всего, это будет перспективное удовлетворение потребностей, интересов и ожиданий потребителей. При определении цели и формулировании статуса предприятия на товарном рынке следует учитывать российское законодательство, особенно те аспекты, которые касаются ограничения доминирующих субъектов. Наиболее распространенный подход делает основной акцент на качество. Руководство должно определить и документально оформить политику, задачи и свое обязательство в области качества. Политика в области качества должна быть согласована с организационными целями предприятия, ожиданиями и потребностями потребителей. Высшее руководство должно обеспечить понимание этой политики, ее проведение и поддержку на всех уровнях организации. (Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании) Приведем возможную формулировку такой миссии:

• достижение высокого мастерства и профессионализма во всех сферах -в целях, проектах, товарах, продукции, услугах, специалистах и методах управления;

• цель - формирование высокотехнологичного предприятия, актуализация методов управления качеством, средств контроля и испытаний;

• ответственность, полномочия и взаимодействие персонала, который руководит, выполняет и проверяет работу, влияющую на качество, должны быть определены и документально оформлены;

• создание в коллективе обстановки, стимулирующей творческий подход при высоком уровне научной подготовки, профессиональный менеджмент;

• сочетание гарантий стабильности с должным уровнем творческого и предпринимательского риска;

• соотношение работы в единой команде с высокой оценкой и поддержкой, индивидуальных достижений каждого сотрудника.