3. Создание баз данных

Процесс создания компьютерной базы данных состоит в переносе информации с традиционных бумажных документов (карточек, таблиц) на магнитные диски компьютера.

Последовательность данных, записываемых на магнитный диск компьютера, называют файлом базы данных.

Файл базы данных состоит из отдельных записей, каждая из которых содержит информацию, традиционно хранящуюся на отдельной карточке картотеки или в отдельной строке таблицы (рис.1,б и 2,б). Таким образом, количество записей в файле базы данных соответствует количеству строк таблицы, информация с которой переносится в файл данных.

Важнейшее свойство базы данных - это структура, т.е. ее строгая организация. Чтобы обеспечить организацию нужно обеспечить форму организации. В связи с этим вводятся понятия:

запись- аналог информации, которая обычно на компьютере в виде одной карточки в объеме записи;

поле- компьютерный аналог одной графы бланка или записи;

тип поля- какой вид данных хранит поле (строковые, числовые, даты, поля переменной длинны (мемо-поля)).

имя поля- компьютерный аналог названия графы таблицы или бланка.

Некоторые типы полей характеризуются размерностью, например в символьном задается, сколько максимум символов может хранить это поле.

База данных - это совокупность данных одинаковой структуры, объединенных по определенному признаку.

В качестве примеров традиционных документов приведены картотека учащихся, подобная тем, которые в той или иной форме ведутся в каждом из учебных заведений, и таблица-ведомость расчета заработной платы (рис.1 и 2).

а) Картотека учащихся

		Класс Б
	Класс Б
Класс Б Фамилия Иванов Имя Дмитрий Отчество Сергеевич Дата рождения 11 января 1977 года Пол М Успеваемость: Физика 5 Математика 4 Русский язык 5 Ботаника 5 География 3 Физвоспитание 4

б) Файл базы данных

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	Поля
Б	Иванов	Дмитрий	Сергеевич	11.01.77	М	5	4	5	5	3	4	Запись 1
Б	Сергеев	Иван	Михайлович	13.02.77	М	4	5	4	3	4	4	Запись 2
Б	Котина	Ирина	Васильевна	24.11.77	Ж	5	4	5	5	4	4	Запись 3
				…
Б	Васина	Любовь	Генадьевна	14.08.77	Ж	5	5	5	5	5	4	Запись n

Рис. 1

Запись файла состоит из отдельных полей, количество которых соответствует числу граф таблицы или числу заполняемых строк карточки.

Поля записи содержат данные, которые могут быть отнесены к одному из нескольких возможных типов. Например, поля, хранящие фамилию, имя, отчество, букву - обозначение пола ученика, относятся к типу символьные.

Пример 2

а) Ведомость расчета заработной платы

Таб. Номер	Фамилия И.О.	Всего	В том числе		Всего	Вычеты		Сумма к выдаче
			зарплата	премия		Зарплата	премия
24001	Абрамов Д.Н.		200	50		80
24002	Буланов П.М.		187	40		75
24003	Васин Н.М.		245	70		120
24004	Горин Н.Е.		120	15		54
24005	Ильин М.Н.		300	50		120
Итого:

б) Файл базы данных

Запись 1

24001

Абрамов Д.Н.

200

50

80

Запись 2

24002

Буланов П.М.

187

40

75

…

Запись m

24002

Буланов П.М.

187

40

75

Рис. 2

Поля, содержащие сведения об оценках учащихся, о заработной плате работника и т.п., определяются как числовые. В отличие от символьных над данными числовых полей можно проводить арифметические вычисления.

Поле, содержащее дату рождения ученика, можно определить как символьное. Однако можно получить весьма полезные дополнительные возможности обработки данных, если дату определить как специальный тип - дата. В этом случае можно, например, по известному номеру месяца получить его название, определить количество дней между двумя заданными датами и т.п.

Создание базы данных начинается с описания структуры хранящихся в ней записей. Для каждой записи указывается, сколько и каких полей она содержит. Каждому полю присваивается имя или идентификатор, который позволит обращаться к полю для того, чтобы прочитать из него данные, записать их или произвести над ними какие-либо действия.