Защита от случайного повреждения пользователем

Работа в Microsoft Excel требует внимательности и аккуратности. Возможное количество отменяемых действий не превышает 16. Очень многие действия с книгами и данными нельзя отменить. Возможность отмены действий пропадает после сохранения книги.

Во избежание случайного повреждения и утраты данных в результате неаккуратных или ошибочных действий самого пользователя можно предпринять ряд защитных мероприятий.

2.1. Открытие файлов в режиме только для чтения

С целью предотвращения случайного сохранения книги файл можно открывать в режиме только для чтения.

Можно настроить автоматический переход в такой режим открытия. Для этого:

1. Откройте файл с именем Расчетная №1, расположенный в вашей папке.

2. Выполните команду Сервис→Параметры.

3. Во вкладке Безопасность окна Параметры установите флажок рекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопку ОК.

4. Установленный режим начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Поэтому сохраните файл с именем Расчетная №1 в вашей папке.

5. Откройте файл. Теперь при открытии файла будет выходить соответствующая рекомендация.

6. Для открытия файла в режиме только для чтения следует нажать кнопку Да, а для открытия в режиме полного доступа − кнопку Нет. Нажмите кнопку Да!

Для снятия режима открытия файла только для чтения следует:

1. Выполнить команду Сервис→Параметры.

2. На вкладке Безопасность окна Параметры снять флажок рекомендовать доступ только для чтения и нажать кнопку ОК.

3. Сохраните файл в вашей папке. Закройте приложение MS Excel.

Открыть файл в режиме, не допускающем сохранение изменений можно и в процессе обычного открытия файла. Для этого:

1. Откройте файл с именем Расчетная №1, расположенный в вашей папке.

2. Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная.

3. В окне Открытие документа щелкните по стрелке кнопки Открыть и выберите режим Открыть для чтения. Наблюдайте, как при этом изменится название документа.

4. Сохраните файл в вашей папке. Закройте приложение MS Excel.

Во избежание риска повреждения данных в файле можно открывать его копию. Для этого:

1. Откройте файл с именем Расчетная №1, расположенный в вашей папке отказавшись от режима только для чтения.

2. Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная.

3. В окне Открытие документа (см. Рис. выше) выберите ваш файл и щелкните по стрелке кнопки Открыть, выбрав режим Открыть как копию. Наблюдайте, как при этом изменится название документа.

4. При удачном результате работы файл можно сохранить под старым именем. Поэтому сохраните файл с именем Расчетная №1 в вашей папке.

2.2. Сохранение резервной копии файла

Поскольку возможность отмены действий пропадает после сохранения изменений в файле, для возможности возврата к версии файла до его последнего сохранения можно включить режим автоматического сохранения резервной копии файла. Для этого:

1. Выполните команду Файл→Сохранить как.

2. В окне Сохранение документа щелкните по кнопке Сервис и выберите команду Общие параметры.

3. В окне Параметры сохранения установите флажок Всегда создавать резервную копию и нажмите кнопку ОК.

4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. В запросе на замену существующего файла нажмите кнопку Да.

5. Откройте свою папку и убедитесь, что в ней появилась резервная копия

С этого момента при каждом сохранении файла будет создаваться его резервная копия. Резервная копия файла сохраняется в ту же папку, в которой находится и оригинал файла, под именем файла-оригинала с добавлением слов Резервная копия перед именем файла. Резервная копия файла имеет расширение .xlk.

Резервная копия представляет собой копию файла в том виде, какой он имел перед последним сохранением. При каждом следующем сохранении предыдущая резервная копия файла заменяется новой под тем же именем.

При открытии файла резервной копии в раскрывающемся списке Тип файлов окна Открытие документа следует выбрать параметр Резервные копии или Все файлы.