Лабораторна робота “Методи планування вартості проекту. Аналіз і оптимізація плану проекту. Відстеження ходу виконання робіт і фактичних витрат”

Мета роботи:

• навчання принципам планування вартості проекту, аналізу і оптимізації плану проекту, відстеження ходу виконання робіт і фактичних витрат.

• набуття навичок планування вартості проекту та аналізу і оптимізації плану проекту, відстеження ходу виконання робіт і фактичних витрат.

Теоретичні відомості

Вартість ресурсів

Є декілька методик планування вартості проекту:

• за аналогією;

• „зверху вниз”;

• за параметрами;

• „знизу вгору”.

Визначення вартості проекту за аналогією (analogous estimating) можна застосовувати, коли проект, що планується, аналогічний ряду інших, які виконувалися в організації раніше. У такому разі загальна вартість проекту визначається виходячи із накопиченого досвіду, а потім загальна вартість розподіляється між завданнями.

Цей метод найменш точний, але його застосування займає менше всього часу. Як правило, вартість проекту оцінюється таким чином тільки на початковому етапі планування, коли обсяг робіт ще остаточно не визначений і не можна використовувати більш точні методики. Щоб використовувати цей метод в MS Project, достатньо вручну заповнити в таблиці відповідні поля (про них піде мова в цьому занятті).

Визначення вартості проекту по параметрам (parametric modeling) є досить популярною методикою. Типовим прикладом є оцінка вартості будинку, що будується, за площею або визначення вартості меблів за погонними метрами.

Точність цього методу і, відповідно, трудовитрати на його використання залежать від числа оцінюваних параметрів. Застосовувати примітивні методики, як ті, що були наведені в прикладі, можна в невеликих проектах, особливо якщо накопичений великий досвід їх виконання. Для масштабних проектів можуть застосовуватися методики, що використовують велике число параметрів. Точність таких методик значно вища, але і віднімає більше часу для їх застосування. Для застосувати параметричної методики в MS Project, потрібно скористатися полями, що настроюються, і функціями.

Методика визначення вартості проекту „знизу вгору” (bottom-up estimating) полягає в розрахунку вартості окремих завдань проекту і формуванні загальної вартості проекту з сумарної вартості всіх завдань.

Саме ця методика є найбільш точною, і саме на її використання орієнтована програма MS Project. Правда, для її застосування потрібно більше всього часу, оскільки її точність багато в чому залежить від ступеня деталізації складу завдань і ресурсів.

Прямо протилежна їй методика визначення витрат „зверху донизу”, при якій розраховуються загальні витрати на проект або фазу, і виходячи з цього визначаються можливі витрати на становлення проекту або фази. Звичайно ця методика використовується при обмеженні проекту по бюджету або в поєднанні з методом оцінки аналогічно.

Примітка. Описані методи визначення вартості можна застосовувати як для проекту в цілому, так і для окремих його завдань. При плануванні вартості „знизу вгору” для окремих завдань можуть застосовувати інші методики.

Збереження планів

Для збереження базових планів проекту призначене діалогове вікно, що відкриває командою меню Сервис - Отслеживание - Сохранить базовый план.

За допомогою цього діалогового вікна можна зберегти базовий план проекту, вибравши перемикач Сохранение базового плана, або його проміжний план, вибравши перемикач Сохранение промежуточного плана. Під перемикачем для збереження базового плану перебуває список, що розкривається, у якому можна вибрати назву плану для збереження даних.

УВАГА

У проміжному плані зберігається тільки інформація про дати початку і закінчення завдань. Навіть якщо як джерело даних обрано базовий план проекту, з нього буде вибрана тільки ця інформація.

Видалення і зміна планів

Для видалення даних базового плану призначене діалогове вікно очищення базового плану, яке викликається командою меню Сервис – Отслеживание - Очистить базовый план.

Після вибору плану, з якого потрібно видалити облікові дані, необхідно визначити, для всього проекту або тільки для обраних завдань варто видаляти дані. Для цього потрібно задати значення параметра Для, вибравши один з перемикачів: всего проекта або выбранных задач.

Відстеження ходу виконання робіт і фактичних витрат

Як тільки буде почате виконання проекту, ви можете цілеспрямовано управляти їм, відслідковуючи фактичні дати початку і закінчення окремих видів робіт, їх тривалість, відсоток виконання, обсяги та витрати і порівнювати їх із плановими показниками, збереженими в базовому плані. Це підкаже вам, як фактичні зміни плану вплинуть на інші види робіт і на дату закінчення проекту, і допоможе визначити, які зміни необхідно зробити в графіку робіт для закінчення проекту в строк і в межах установленого бюджету. Отримана інформація допоможе також більш ефективно планувати майбутні проекти.

Mіcrosoft Project дозволяє вводити різну інформацію про виконання робіт: дати початку й закінчення, тривалість, відсоток виконання, тривалість, що залишилася і ін. При цьому досить ввести тільки один або два показники. Всі інші дані будуть обчислені автоматично. Наприклад, якщо ви введете 50% виконання для роботи із тривалістю 10 днів, то тривалість, що залишилася, цієї роботи буде визначена в 5 днів. Якщо ж буде введена тривалість робіт, що залишилася, в 2 дні, то програма обчислить відсоток виконання - 80%.

Методичні вказівки Планування вартості проекту у ms Project

Загальна вартість проекту складається з

• фіксованої вартості ресурсів і завдань,

• вартості призначень, які, у свою чергу, визначаються

• ставками ресурсу,

• трудовитратами,

• вартістю використання ресурсу.

Як ми вже знаємо, для кожного ресурсу проекту можна визначити його вартість використання в проекті: почасову ставку або вартість за використання.

Вартість призначення визначається вартістю ресурсу, помноженою на тривалість призначення (при почасовій ставці), або фіксованою вартістю ресурсу. При створенні призначення програма визначає його вартість і вартість завдання, підсумовуючи вартість всіх її призначень і додаючи до них фіксовану вартість завдання, якщо вона вказана. Сумарна вартість задач визначає вартість проекту в цілому.