Создание базы данных

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере описанной ранее (лекция 3) модели базы данных информационной системы "Контингент студентов университета".

В системе Microsoft Access процесс создания базы данных выполняется следующим образом. При запуске системы появляется диалоговое окно для выбора режима работы (рис. 7.1), в котором следует выбрать пункт Новая база данных...

Рис. 7.1.  Создание файла

После выбора первого пункта появляется окно для задания пути сохранения и имени новой базы.

Выберем папку на диске для сохранения файла базы данных и зададим имя базы - STUDENTS, нажмем на кнопку Создать, после чего откроется окно базы данных.

Далее необходимо задать структуру таблиц в соответствии с описанной ранее концептуальной моделью. Можно также воспользоваться сгенерированной ранее системой Case Studio - программой создания таблиц базы данных, однако, далее описан режим создания таблиц с помощью Конструктора. Умение использовать этот режим необходимо каждому пользователю для создания новых таблиц и модификации структуры уже существующих.

Выберем пункт Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 7.2) и опишем структуру главной таблицы базы данных, т.е. зададим имя, тип, размер каждого поля таблицы, а также первичный ключ (если необходимо), индексированные поля и подпись (рис. 7.3). Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово - для удобства использования их в запросах и программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

Рис. 7.2.  Окно базы данных

Рис. 7.3.  Описание структуры таблицы в конструкторе

Структура таблицы SPISOK приведена в табл. 7.3.

Таблица 7.3. Структура таблицы SPISOK
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
NZ	Текстовый	8	Да (Совпадения не допускаются)	№ зачетки
FIO	Текстовый	45		Фамилия, имя, отчество
DATA_P	Дата/время	Краткий формат даты		Дата поступления
N_FCLT	Числовой	Байт	Да (Совпадения допускаются)	Факультет
N_SPECT	Текстовый	7	Да (Совпадения допускаются)	Специальность
KURS	Числовой	Байт		Курс
N_GRUP	Текстовый	10		Группа
N_PASP	Текстовый	10		Номер паспорта

Для поля NZ следует задать свойство "Ключевое поле", т.к. номер зачетки - уникальный для каждого студента и однозначно его идентифицирует в таблице базы. По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить (на стандартной панели инструментов, в меню - раздел Файл, или при закрытии окна конструктора) и задаем название таблицы - SPISOK.

Аналогичным образом создаем в базе данных справочник факультетов с именем файла FCLT, структура его приведена в табл. 7.4.

Таблица 7.4. Структура таблицы FCLT
Имя поля	Тип данных		Размер поля		Индексированное поле		Подпись
N_FCLT	Числовой		Байт		Да (Совпадения не допускаются)		Номер факультета
NAME_F	Текстовый		120				Название факультета
Таблица 7.6. Структура таблицы OCENKI
Имя поля		Тип данных		Размер поля		Индексированное поле		Подпись
NZ		Текстовый		7		Да (Совпадения допускаются)		Номер зачетки
SEMESTR		Числовой		Байт				Семестр
N_PREDM		Числовой		Целое		Да (Совпадения допускаются)		Предмет
BALL		Текстовый		1				Оценка
DATA_B		Дата/время		Краткий формат				Дата
PREPOD		Текстовый		45				Преподаватель

Таблица 7.7. Структура таблицы PREDMETS
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
N_PREDM	Числовой	Целое	Да (Совпадения не допускаются)	Номер предмета
NAME_P	Текстовый	120		Название предмета

Далее задаем связи Один ко многим между таблицами в базе, открыв окно Схема данных (выбрав эту команду в контекстном меню для окна базы данных) и перетаскивая название поля первичного ключа к аналогичному полю другой таблицы (см. рис. 7.4.). При этом задаем в окне Изменение связей (см. рис. 7.5.) условия соблюдения ссылочной целостности данных: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

Рис. 7.4.  Схема базы данных

Рис. 7.5.  Задание условий соблюдения ссылочной целостности данных