Глава 4. Адаптация персонала как функция кадрового менеджмента.

Адаптация персонала – это процесс активного приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности и непосредственной социальной среде организации.

Для чего нужна адаптация новых сотрудников? Прежде всего, она необходима для того, чтобы сократить время, которое обычно требуется новому сотруднику для того, что бы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей. Таким образом, система адаптации выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству компании. При использовании грамотно разработанной системы адаптации человек, недавно пришедший в компанию, чувствует себя на новом месте более комфортно, а руководство получает от него максимальную отдачу в работе. Надо заметить, что адаптация – процесс обоюдный: человек приспосабливается к новой для него организации, организация приспосабливается к новому для неё человеку. И от того, насколько гладко пройдёт этот процесс во многом зависит дальнейшая продуктивность, как нового сотрудника, так и его коллег.

Адаптация – это не только процесс приобщения человека к труду в рамках определенной профессии, включая его производственную деятельность, усвоения им условий и достижения нормативов эффективного труда. Адаптацию нельзя рассматривать только как овладение специальностью. Она предусматривает также приспособление новичка к социальным нормам поведения, принятым в коллективе, установление таких отношений сотрудничества работников и коллектива, которые в наибольшей мере обеспечивают эффективный труд, удовлетворение материально-бытовых и духовных потребностей обеих сторон.

Во многих компаниях адаптации уделяется непростительно мало внимания. Руководители таких компаний считают, что есть инструкции, есть регламенты – чего же ещё нужно? Пусть новичок берёт их, изучает, а что ему непонятно – пусть спрашивает. Проблема здесь в том, что, к сожалению, далеко не каждый человек способен самостоятельно быстро найти всю нужную ему для полноценной работы информацию. Кроме того, здесь очень многое зависит от корпоративной культуры. Конечно, при благожелательном отношении сотрудников компании к новому коллеге он довольно быстро войдёт в курс дела. Однако во многих компаниях отношение к новичкам подчёркнуто пренебрежительное. О какой же эффективной адаптации здесь может идти речь? Совсем другое дело, когда есть продуманная система адаптации, причём существует она не только на бумаге, но и реально работает.

Система адаптации персонала – это не только пакет документов, регламентирующих порядок мероприятий по адаптации нового сотрудника. Это, прежде всего люди, которые эти мероприятия осуществляют: и те, кто непосредственно помогает новому сотруднику войти в курс дела, и те, кто этот процесс организует и контролирует.

Цели адаптации:

• уменьшение издержек организации, так как пока новый работник осваивает свои функции, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;

• помощь в преодолении состояния стресса, связанного с переходом на новое место работы, снижение озабоченности и неопределенности у новых работников;

• сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе, то могут отреагировать на это увольнением;

• экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе адаптационная работа помогает экономить время каждого из них;

• развитие позитивного отношения нового сотрудника к работе, удовлетворенности трудом.

Условно процесс адаптации можно разделить на 4 этапа:

Этап 1. Оценка уровня подготовленности нового сотрудника, которая необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации.

Этап 2. Ориентация, т.е. практическое знакомство новичка со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

Этап 3. Действенная адаптация. Сущность этого этапа заключается в приспособлении новичка к своему статусу и включении его в межличностные отношения с коллективом. На этом этапе важны всесторонняя подготовка нового сотрудника и его активное участие в различных сферах деятельности организации.

Этап 4. Функционирование. Характеризуется постоянным преодолением производственных и других проблем и переходом к стабильной работе.

В работе по проведению адаптации новичков менеджер по персоналу должен использовать специально разработанные программы адаптации. Они делятся на общие и специальные.

Адаптация сотрудников проводится сначала по общей программе, которую выполняют сотрудники отдела по работе с персоналом, затем по специализированной программе, которую выполняют линейные руководители.

Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы:

• Общее представление об организации (ее история, философия, традиции и нормы; миссия и цели организации; ее приоритеты; проблемы, сферы деятельности; продукция и ее потребители; организационная структура; связи, высшее руководство);

• Представление коллегам. Знакомство с окружением;

• Обход компании с начальником;

• Показать: рабочее место, оборудование, столовую, туалет, комнаты отдыха медпункт курительную комнату;

• Ознакомление с положениями, которые существуют в Компании;

• Ознакомление со сложившейся практикой управления и работой;

• Ознакомление с положением дел в организации;

• Система оплаты труда в организации, сроки выплаты з/п. Система льгот в организации;

• Охрана труда и техника безопасности;

• Отношение работников с организацией (сроки и условия найма, назначения и перемещения, продвижения по службе, права и обязанности работника, дисциплина и взыскания);

• Собрания новичков. Проводит ответственный сотрудник отдела развития человеческих ресурсов или управления персоналом.

• Краткая встреча с руководством – Приветственный тренинг.

• Тренинги для вновь принятых сотрудников;

• Сообщить: отделу корреспонденции и центральному офису.

Специализированная программа адаптации охватывает вопросы, связанные с конкретным подразделением или рабочим местом в организации. Программа включает в себя:

• Место подразделения в организации, его цели, функции, приоритеты; структура; взаимоотношения с другими подразделениями организации;

• Обязанности и ответственность сотрудника на рабочем месте, детальное описание работы, ее соотношений с другими видами деятельности подразделения и всего предприятия; длительность рабочего дня, режим работы, требования к качеству работы (сотрудник подписывает ДИ);

• Получение плана работы на период испытательного срока, обсуждение с непосредственным руководителем;

• При необходимости планирование дополнительного профессионального обучения;

• Определение наставника (при необходимости).

Неоценимыми инструментами адаптации персонала служат наставничество.

Как правило, наставничество выглядит следующим образом: более опытный сотрудник обучает нового сотрудника тому, что умеет сам. Наставничество нацелено на обретение новым сотрудником знаний, умений и навыков, необходимых в его дальнейшей работе. Советом, личным примером или как-то ещё наставник передаёт подопечному свой опыт. Можно сказать, что это разновидность индивидуального обучения непосредственно на рабочем месте. Такой подход практикуется с незапамятных времён, и очень хорошо себя зарекомендовал. Действительно, опытный сотрудник много знает и много умеет, ему известны все тонкости и нюансы выполняемой работы. Конечно, будет просто замечательно, если он поделится своими знаниями с новичком. При назначении наставника необходимо учитывать не только его профессиональные качества, но и человеческие. Наставник должен вызывать эмпатию и, кроме того, он должен сам уметь и хотеть работать с людьми. Естественно, процесс наставничества должен быть организован таким образом, чтобы деятельность сотрудника в качестве наставника никак не отражалась на его основной работе. В противном случае система адаптации, основанная на наставничестве, приведёт не к повышению, а к снижению продуктивности в целом.

Успешность адаптации зависит от ряда условий:

• объективной оценки персонала при отборе и в период адаптации;

• отработанного организационного механизма управления адаптацией;

• успешной реализации мотивационных установок сотрудников.

Показателями успешной адаптации являются высокий статус индивида в данной среде и его удовлетворение данной средой. Процесс адаптации длится от месяца до года.

В процессе адаптации можно выделить определенные уровни:

* детальное ознакомление с коллективом и новыми обязанностями;

* усвоение стереотипов поведения;

* ассимиляция (полное приспособление);

* идентификация (отождествление личных интересов и целей с целями и интересами организации).

Способы, которые помогают человеку войти в организацию:

• во время найма организация дает правдивую информацию о себе, чтобы ожидания кандидата были реалистичными;

• Компания обучает сотрудников специальным трудовым навыкам;

• проводит собеседования на тему: что является эффективной работой в организации;

• проводит специальные наставления со стороны старших по должности;

• неформальное общение, в ходе которого новички узнают «неписанные» правила организации: кто есть кто, кто обладает реальной властью, каковы шансы продвижения по службе и рост вознаграждения, какой уровень производительности считают нормальным коллеги по работе.