Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Общее методическое руководство делопроизводством в Российской Фе­дерации осуществляют архивные органы. Это обусловлено тем, что наиболее ценные документы после их использования передаются на хранение в государ­ственные и ведомственные архивы организаций.

Основными задачами федеральной архивной службы России (Росархив) являются:

развитие государственной системы делопроизводства;

межотраслевое методическое руководство делопроизводством;

контроль за выполнением организациями независимо от их ведомствен­ной принадлежности требований законодательства в области организации до­кументов в делопроизводстве;

разработка и утверждение типовых перечней документов, в сфере дело­производства, подлежащих передаче в архивы на хранение.

Действующие общегосударственные нормативно – методические до­кументы по организации делопроизводства в организации

К действующим в настоящее время нормативно – методическим докумен­там по организации делопроизводства относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документа­ционного обеспечения;

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно – распорядительной документации. Тре­бования к оформлению документов;

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;

Основные правила работы архивов организаций.

Нормативно – методическая регламентация документооборота в ор­ганизациях

Документооборот — это процесс перемещения документов в организации с момента их создания, получения извне до момента исполнения или отправки заявителю, в частном случае передаче на хранение в архив.

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии с кото­рыми происходит движение документов в учреждении. Организация докумен­тооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию испол­нения, удостоверения, оформления и отправки.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) - официальный текст. – М.: Издательство ЭЛИТ, 2003.

2. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.

3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2005.

6. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

7. Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга сервис, 2003.

8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

9. Федеральный закон от 22 декабря 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

10. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

11. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

12. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.

13. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

14. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

БЛОК ТЕМ 3 Документ, его функции, способы создания документов

Классификация документов

3.14 Понятие документа, способы создания документов

3.15 Основные свойства и функции документов

3.16 Классификация документов

3.17 Понятие и развитие качества документов

Управленческая и производственная деятельность любой организации базируется на информации, которая в свою очередь нуждается в фиксации на определенных носителях с целью передачи ее пользователям, сохранения для дальнейшего использования.

Любая информация, порождаемая в процессе производства и управления, зафиксированная на определенном носителе, с соблюдением определенных правил оформления, является документом.

Структурирование документов, оптимизация их количества невозможно без знания свойств документов, их функций, классификации по определенным признакам.

Структура работы

Введение

Понятие документа

Способы создания документов

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» дает следующее понятие документа (документированной информации) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Историческая ретроспектива фиксирования информация на определенных носителях породила развитие письменности, что в свою очередь обусловило создание различных способов создания документов.

Современные способы фиксирования информации обусловили определенную классификацию документов по способу их создания (фиксирования) на определенных носителях, с применением средств создания документов.

Функции документа

Любой документ выполняет определенные функции, закладываемые в процессе его создания.

В процессе производства и управления создаются документы для решения комплекса задач.

Всю совокупность функций документов можно условно разделить на две большие группы:

общие функции документа, которые документ выполняет независимо от воли создавшего его человека и которые возникают в момент запечатления в документе информации;

частные функции документа, к которым относят функции документа, для выполнения которых его целенаправленно составляют.

Классификация документов

Многообразие документов обусловило появление различных классификаций документов.

В основном документы различаются по происхождению, в зависимости от отношения к аппарату управления, по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста, по степени подлинности, по срокам хранения, в зависимости от сферы деятельности, по степени обязательности.

Перечисленные виды документов обуславливают основную сводную классификацию документов, так как отсутствует четкое разделение документов по видам, в ряде случаев имеет место слияние различных видов документов в единый комплекс документированной информации.

Качество управленческих документов

Понятие качества документа (-ов) необходимо для оценки работы лиц его создавших. Исходя из этого качество документа основано на степени его использования в процессе производства и управления.

Таким образом, для создания качественного документа необходимо четкое определение функций конкретного документа, создание по определенным правилам, соответствие действующей нормативно – правовой базе.

Одним из важнейших качеств документа является его ценность. В системе управления ценность информации определяется по тому воздействию, которое она оказывает на результат управления.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1987.

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

5. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

6. ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

7. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учеб. пособие / О. П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 207 с.

9. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991. – 74 с.

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. – М., 2000. – 107 с.

12. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

13. Ильюшенко М. П. Документная информация: свойства и особенности // Делопроизводство. – 2006. - № 2. – С. 20 – 24.

14. Кузнецова Т. В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. – 2004. - № 8-9. – С. 31-35.

15. Филенко Е. Н. Развитие понятия «Документ» с внедрением новых информационных технологий // Делопроизводство. – С. 8-9.

БЛОК ТЕМ 4 Оформление организационно – правовых документов

4.18 Нормативно – правовая база создания организационно – правовой документации в сфере управления

4.19 Состав организационно – правовых документов в сфере управления, их назначение

4.20 Устав организации, назначение, структура, правила составления и оформления

4.21 Положение об организации, назначение, структура, правила составления и оформления

4.22 Инструкции организационно – методического характера в сфере государственного и муниципального управления

4.23 Должностные инструкции в сфере государственного и муниципального управления

Во всем многообразии управленческих документов в системе государственного и муниципального управления, организационно – правовые документы составляют незначительную долю, играя, тем не менее, важную роль в деятельности организаций государственной и муниципальной сферы управления.

Основное назначение организационно – правовых документов вытекает из их наименования, то есть такая группа документов участвует в построении организационной структуры органов управления организаций государственной и муниципальной сферы.

Отдельная группа организационно – правовых документов определяет обязанности служащих в системе государственного и муниципального управления, правила их поведения.

Структура работы

Введение

Состав организационно – правовых документов, их назначение

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в группу организационно – правовых документов следующие виды документов: устав и положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции организационного – методического назначения, правила.

В общем случае назначение организационно – правовых документов заключается в выстраивании оптимальной организационной структуры органов управления организации. Следующая не менее важная роль организационно – правовых документов заключается в оптимальном распределении обязанностей между служащими организаций.

Косвенно организационно – правовые документы способствуют выполнению миссии организации.

Устав организации

Положение об организации

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимый для ее государственной регистрации.

Общие положения об уставе содержатся в части первой Гражданского кодекса Российской федерации. Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава либо учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Положение об организации – нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

В общем случае для подготовки индивидуального положения о конкретной организации имеются типовые и примерные положения, которые часто разрабатываются вышестоящими организациями.

Положение о структурном подразделении организации

Положение о структурном подразделении организации является разновидностью положения об организации.

Как правило, положение о структурном подразделении разрабатываются для филиалов коммерческих организаций и некоторых филиалов бюджетных организаций федерального и регионального уровня.

Все функции головной организации, отраженные в ее уставе, направленные на реализацию целей организации, распределяются между ее филиалами, подразделениями и закрепляются в положениях о них.

Общее назначение устава организации и положения о структурном подразделении, как регламентирующих их деятельность, определяет одинаковую структуру их текста.

Инструкции организационно – методического характера

Инструкции организационно – методического назначения представляют организационно – правовые документы длительного действия, определяющие собой научно – технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений.

Инструкции организационно – методического назначения могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов. Существует ряд инструкций по применению и пользованию различным оборудованием, по безопасности труда, по организации деятельности отдельных структур организации.

В настоящее время существует ряд нормативных документов, позволяющих унифицировать инструкции организационно – методического назначения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – локальный организационно – правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция работника является эффективным средством управления персоналом, позволяет наиболее объективно оценить труд работника.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием организации. Исключением являются должностные инструкции руководителей организации, их обязанности предусматриваются в учредительных документах организации (устав, положение об организации, положение о структурном подразделении организации).

Должностные инструкции разрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Наименование должностей государственных служащих необходимо указывать в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 № 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы».

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) - официальный текст. – М.: Издательство ЭЛИТ, 2003.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: ИНФРА-М, 2007.

3. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1994.

5. Квалификационный справочник должностей служащих. Введен в действие постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 (с изм. и доп. от 1999-2002 гг.). – М.: ИНФРА-М, 2001.

6. Стенюков М. В. , Пустозерова В. М. Делопроизводство в управлении персоналом.- М.: Книга-сервис, 2003. – 112 с.

7. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учеб. пособие / О. П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 207 с.

9. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

10. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

11. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

12. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.

БЛОК ТЕМ 5 Оформление организационно – распорядительных документов

5.24 Документирование управленческой деятельности

5.25 Нормативно – правовое обеспечение унификации и стандартизации управленческой деятельности

5.26 Состав и назначение управленческой документации (на примере конкретной организации в сфере государственного и муниципального управления)

5.27 Основные классификации управленческой документации

5.28 Основные правила оформления управленческой документации

5.29 Факторы, влияющие на состав управленческих документов конкретной организации

В процессе оформления организационно – распорядительных документов, то есть проставлении необходимых стандартных надписей, установленных правилами документирования, выполняются типовые управленческие действия, связанные согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до работников.

Каждый управленческий документ имеет индивидуальный набор реквизитов, позволяющий его идентифицировать в системе управления организацией. Определенный набор реквизитов является обязательным для каждого вида документов, при отсутствии которых документ теряет юридическую силу.

Структура работы

Введение

Основные положения по документированию управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефоно­граммы, машинограммы), а также на искусственных языках с ис­пользованием таких носителей, как магнитные ленты, жесткие накопители информации (встроенные в ПК и внешние).

Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).

Унификация и стандартизация управленческой деятельности

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти­зация документов — это форма юридического закрепления прове­денной унификации и уровня ее обязательности. Установлены сле­дующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе­ства применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения ин­формационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффектив­ного использования вычислительной техники.

Виды управленческих документов

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Основные классификации управленческих документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод­ства организацией и ее деятель­ности. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Управленческие документы классифицируются:

по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.);

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполня­ется при составлении, и типовые, созданные для группы однород­ных предприятий.

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Правила оформления управленческих документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование компьютера при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его реквизитов (даты, текста, подписи и т.д.). Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

3. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

4. Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга сервис, 2003.

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

6. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

7. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

8. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.

9. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

10. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

11. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

12. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.

13. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

14. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству (+ СD). – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.

БЛОК ТЕМ 6 Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства