Лабораторная работа № 1 «Таблицы»

Задание

Создать таблицу с информацией о поставках деталей на склад. В таблице необходимо хранить следующие данные:

дата поставки деталей;

наименование поставщика деталей (название фирмы);

наименование детали;

количество поставленных деталей;

цена одной детали из данной партии;

оплачена или нет данная партия деталей.

Заполнить таблицу 10 записями (то есть данными о 10 произведенных поставках), причем склад сотрудничает только с 3 поставщиками и нуждается в 5 видах деталей (каждый поставщик может поставлять любую из 5 видов деталей).

Сформировать из данных таблицы следующие списки:

• список всех поставок, отсортированный по дате поставки таким образом, чтобы вверху таблицы находились последние по времени поставки, а внизу – старые, давние поставки;

• список поставок определенной детали;

• список поставок от определенного поставщика, отсортированный в хронологическом порядке.

Методические указания

Информация в БД хранится в форме таблиц. Каждый отдельный признак объекта занимает отдельный столбец (поле) таблицы. Строка (запись) таблицы, включающая все столбцы, содержит все необходимые данные об одном объекте.

Для работы с БД запустите программу MS Access (Пуск / Программы / Microsoft Office / Microsoft Office Access 2007). В появившемся окне (Приступая к работе с Microsoft Office Access) в правой части экрана будет предложено открыть уже существующую БД из числа последних, с которыми работали, или любую другую. Чтобы создать новую БД, следует нажать кнопку Новая база данных в верхней части окна. Создание, открытие, закрытие и сохранение баз данных доступно также через кнопку Office в левом верхнем углу окна. Далее в правой части окна следует задать для новой БД название и папку, где она будет храниться. Не следует создавать БД в папке по умолчанию. Название БД должно отражать ее содержание.

После определения названия и папки для новой БД, в окне Access слева откроется область переходов с перечнем объектов базы данных, а справа – пустая таблица в окне документа. Будем создавать таблицу в режиме Конструктор, для перехода в который из режима Таблицы можно воспользоваться самой левой кнопкой Режим группы Режимы. При переключении в режим Конструктор следует задать содержательное имя создаваемой таблице.

Прежде чем заносить в таблицу данные, необходимо определить ее структуру, то есть какие поля будет содержать данная таблица. Для определения структуры будущей таблицы и существует режим Конструктор.

Для каждого поля будущей таблицы следует задать имя поля, его тип и описание. (Для более подробного знакомства с этими свойствами поля поместите текстовый курсор в соответствующий столбец бланка и нажмите F1 для получения Справки).

Лишние строки можно удалить, выделив их на левой границе (серого цвета) окна документа и нажав клавишу Delete либо с помощью контекстного меню по правой клавише мыши.

Определив все поля, можно переключиться в режим таблицы для заполнения структуры данными. Для переключения из режима Конструктор в режим Таблица имеется кнопка Режим. Перед переключением будет предложено сохранить таблицу.

Заполните созданную таблицу данными согласно заданию.

Кнопки По возрастанию и По убыванию группы Сортировка и фильтр помогут отсортировать данные в таблице (перед использованием этих кнопок следует поместить курсор в тот столбец, по которому требуется сортировка).

Кнопка Выделение / Равно… оставит в таблице только те записи, в которых заданное поле имеет заданное значение (поле и значение определяются положением текстового курсора). Чтобы отменить действие фильтра, необходимо отжать кнопку Применить фильтр. Сортировка и фильтр доступны также, если нажать треугольник справа от заголовка поля.

Применяя сортировку и фильтр, выполните необходимые по заданию выборки (списки) из таблицы.

Дополнительно

Кроме имени, типа и описания у поля есть еще несколько свойств, доступных в режиме Конструктор. Познакомьтесь с ними с помощью Справки (поместите курсор в строку с каким-либо свойством и нажмите F1). Определите для таблицы следующие свойства:

• Формат (для типа Дата/Время и логического типа);

• Подпись (для всех типов);

• Размер поля (для текстовых и числовых полей);

• Число десятичных знаков, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке (для числовых и денежных полей);

• Сделайте Обязательными те поля, которые не могут оставаться незаполненными.

Желательно, чтобы в таблице были заданы ключевые поля. Ключом может быть одно поле или комбинация нескольких полей. Ключ должен уникально идентифицировать запись. Иными словами, в таблице не может быть двух записей с одинаковыми значениями ключевого поля. Не всегда в таблице есть поле, которое может играть роль ключевого. В таком случае либо вводят его искусственно – присваивают каждой записи уникальный код (для этого подходит тип Счетчик), либо ищут комбинацию нескольких полей, которые в совокупности будут уникальны для каждой записи. Задайте ключ в таблице о поставках. Для этого в режиме Конструктор выделите нужное поле или несколько полей и нажмите кнопку Ключевое поле группы Сервис вкладки Конструктор. С помощью этой же кнопки можно снять ключ в случае ошибки. Несколько полей можно выделить, удерживая клавишу Ctrl.

Чтобы продемонстрировать еще одну возможность Access, полезную при создании таблиц, добавим в нашу таблицу еще одно поле, в котором будем хранить информацию о том, каким видом транспорта была доставлена на склад партия деталей. При этом возможен один из трех видов транспорта: авто, ж/д, авиа. Чтобы не было различных вариантов записи этих видов транспорта при вводе и редактировании данных (а следовательно, и путаницы), было бы удобно использовать в данной ситуации выбор из фиксированного списка значений. Чтобы создать поле со списком при работе в конструкторе таблицы в качестве типа такого поля зададим Мастер подстановок. В качестве источника данных для столбца подстановки выберите фиксированный набор значений. Введите в столбец требуемые значения, настройте ширину столбца, задайте подпись. Остальные свойства этого поля заполните самостоятельно. В режиме таблицы заполните значениями добавленное поле.