9. Номенклатура дел
Номенклатура дел – это систематизированный список заголовков дел образованных в деятельности предприятия с указанием срока хранения.
Номенклатура дел составляется на крупных предприятиях службой ДОУ, на не больших предприятиях – секретарём. Номенклатура дел необходима для учета и систематизации основных документов организации.
Номенклатура дел бывает индивидуальная (разрабатывается в структурном подразделении секретарём, утверждается руководителем структурного подразделения при участии специалистов), сводная – разделами являются индивидуальные номенклатуры.
Номенклатура дел составляется в конце года на начало нового. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия в начале года, оформляется на А4 в табличной форме. В конце делопроизводственного года в номенклатуру дел заносится итоговая запись о категории количестве заведенных дел за год.
Сроки хранения дел определяются типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, разработанным государственным архивом для федеральных органов управления.
Сроки хранения:
-
постоянный;
-
временный >10 лет;
-
временный <10 лет;
-
до минования надобности (в основном для коммерч.организаций не менее 5 лет)
На крупных предприятиях номенклатура дел должна быть согласована с экспертной комиссией и ведомственным архивом. Каждое структурное подразделение формирует номенклатуру дел для передачи её в ведомственный архив, оттуда в плановом порядке передается в государственный архив.
Образец номенклатуры дел:
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
ОАО "Катон-батон" |
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
||||
|
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
Генеральный директор |
|
|||||
|
|
21.12.2012 |
№ 3 |
подпись |
И.О.Сидоров |
|
|||
|
|
г. Пушкин |
|
12.01.2013 |
|
|
|||
|
|
На 2013 год |
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
Индекс дела |
Заголовок (наименование) дела |
Количество томов |
Срок хранения |
|
|||
|
|
|
01 - Отдел ДОУ |
|
|
|
|||
|
|
01-01 |
документы из вышестоящей организации |
1 |
постоянный |
|
|||
|
|
01-02 |
приказы по основной деятельности |
1 |
постоянный |
|
|||
|
|
01-03 |
решение совета директоров |
1 |
постоянный |
|
|||
|
|
01-04 |
переписка с ОАО "Кирпич" |
2 |
постоянный |
|
|||
|
|
01-05 |
договоры по строительству филиалов |
1 |
постоянный |
|
|||
|
|
01-06 |
Резерв |
|
|
|
|||
|
|
|
02 - Отдел кадров |
|
|
|
|||
|
|
02-01 |
Трудовые договоры |
2 |
75 лет |
|
|||
|
|
02-02 |
Приказы о приёме, переводе, увольнении |
1 |
75 лет |
|
|||
|
|
02-03 |
Приказы о предоставлении отпуска |
1 |
5 лет |
|
|||
|
|
02-04 |
Личные карточки Т-2 |
1 |
75 лет |
|
|||
|
|
02-05 |
Личные дела |
1 |
75 лет |
|
|||
|
|
02-06 |
Трудовые книжки |
1 |
50 лет |
|
|||
|
|
|
03 - Бухгалтерия |
|
|
|
|||
|
|
03-01 |
Годовой отчет |
1 |
постоянный |
|
|||
|
|
03-02 |
Платежные поручения |
1 |
5 лет |
|
|||
|
|
03-03 |
Резерв |
|
|
|
|||
|
|
Итоговая запись о категории и количестве заведенных дел. |
|
|
|||||
|
|
Всего дел - 15 |
|
|
|
||||
|
|
Из них |
|
|
|
|
|||
|
|
Постоянного хранения - 7 дел |
|
|
|
||||
|
|
Временного срока хранения >10 лет - 6 дел |
|
|
|
||||
|
|
Временного срока хранения <10 лет - 2 дела |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
Руководитель отдела ДОУ |
подпись |
Ф.И. Отчество |
|
||||
|
|
11.12.2013 |
|
|
|
|
|||
|
|
Визы согласования |
|
|
|
||||
|
|
|
согласовано с архивом |
|
|
|
|||
|
|
|
согласовано с экспертной комиссией |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|||