Глава 1. Теоретические аспекты исследования особенностей формирования команды проекта

1. Базовые понятия управления проектом

В современной литературе встречаются разные понимания сущности проекта и управления ими. Существует представление, что понятие «проект» пришло к нам из английского языка, потому что дисциплина управления проектом является международной, тем не менее основной массив знаний излагается на английском языке. На самом деле термин «проект» является универсальным для всей европейской цивилизации, присутствует во всех европейских языках и корни его происхождения находятся в латинском языке. Слово «projectum» в латинском языке является отглагольным существительным (супином) второй формы от глагола «projicio», означающего на русском языке «бросать вперед, бросаться. Этот глагол состоит из префикса «рrо», означающего движение вперед, и корня «jicio» — означает движение, действие, подразумевающее наличие активного субъекта: «действовать, делать что-либо с чем-либо». Таким образом, латинское понимание слова «проект» сводится к деятельности, направленной вперед (как во времени, так и в пространстве).

В европейских языках (в английском «the project», в немецком «dasProjekt», во французском «1е projet») это слово сохранило базовое значение, но помимо этого приобрело более узкие, конкретные границы и стало означать мероприятие, направленное на достижение чего-либо. В русском языке под словом «проект» изначально понимался разработанный план, задуманное дело¹.

Проведем сравнительный анализ наиболее популярных определений.

Проект – это всесторонний план, полноценная модель действий, направленных на достижение поставленных целей. Проект необходимо разработать и реализовать, что и составляет предмет управления проектом².

В соответствии с ГОСТ Р 54869-2011, проект представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений³.

В понимании авторов PMBOK, проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или признано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта. «Временный», как правило, не относится к создаваемому в ходе проекта продукту, услуге или результату. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Каждый проект приводит к созданию уникального продукта, услуги или результата⁴.

Таким образом, все определения базируются на трех основных характеристиках проекта: наличие уникальной цели, ограниченность во времени, наличие ограничений по ресурсам. Но при этом все они имеют два недостатка: отсутствие связи между проектом, как предварительно разработанным планом, и проектом, как процессом реализации этого плана, а также отсутствие связи между проектом и проектным управлением.

Оперативная деятельность, как правило, представляет собой повторяющийся процесс, поскольку выполняется в соответствии с существующими в организации процедурами. И, наоборот, по причине уникального характера проектов, возможна неопределенность в отношении продуктов, услуг или результатов, создаваемых в ходе проекта.

В основе стандарта лежит процессный подход к управлению проектами. Общее множество возможных процессов представим в виде трехмерного пространства, изображенного на рисунке 1. По осям координат отложены те измерения, которые упоминаются в рамочных стандартах. Могут быть предложены и другие, например, уровни управления, календарные периоды. Каждая точка этого пространства представляет собой элементарный процесс управления.⁵

Рисунок 1. Пространственное представление процессов управления⁶

Перейдем к анализу семантического смысла управления проектами. В соответствии с PMBoK, управление проектами - это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.⁷

В ГОСТ Р 54869―2011, управление проектом понимается как последовательность следующих процедур: планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта⁸.

В научной литературе в аспекте управления проектами исследователи выделяют следующие процессы, как показано на рисунке 2:

Рисунок 2. Группы процессов управления проектами⁹.

Таким образом, выделим следующие основные группы процессов управления проектами:

• инициация;

• планирование;

• исполнение;

• мониторинг и управление;

• завершение.

Разберем представленные процессы более подробно.

В процессе инициации проекта руководитель должен ответить на следующие вопросы¹⁰:

• возможна ли его реализация?

• как сделать его интересным и выгодным для инвесторов?

• кто конкретно будет им заниматься?

• кто, в какой форме и как его будет финансировать?

Поэтому основными задачами предварительной проработки в процессе инициации проекта являются:

• оценка его эффективности;

• маркетинговый анализ;

• оценка бюджета и времени реализации проекта;

• формирование команды, которая будет заниматься проектированием.

Планирование представляет собой итеративный процесс последовательного приближения к результату.

Процесс планирования можно представить в виде определенной последовательности действий:

6. Определение цели процесса, его содержания объемов и сроков получения результата.

7. Определение содержания процесса.

8. Определение ответственных исполнителей процессов и операций, и этапов контроля.

9. Составление календарного плана – определение сроков выполнения отдельных работ (этапов) и процесса в целом, под требуемые сроки.

10. Уточнение календарного плана на основе реальных ограничений на ресурсы, установление минимально возможных реальных сроков выполнения и согласование с заказчиком.

11. Разработка финансового обеспечения выполнения плана.

12. Документирование плана процесса.

Определение цели процесса. На этом этапе осуществляется прогнозирование спроса на результаты процесса (продукт)¹¹.

Определение содержания процесса означает оценку возможности выполнения предполагаемого объема производства на основе существующей технологической модели процесса.

Определение ответственных исполнителей процессов и операций. Для назначения ответственных исполнителей используется матрица ответственности, которая обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ.

Для планирования, в технологической модели необходимо установить основные контролируемые стадии оценки состояния процесса. Это контрольные точки, соответствующие промежуточным целям, необходимым для достижения общих целей процесса. Они являются ключевой частью календарного планирования и при контроле выполнения работ позволяют понять, на какой стадии выполнения находится процесс, определить, достигнуты ли результаты, необходимые для успешного завершения работ в целом.

Составление календарного плана – это определение сроков выполнения отдельных работ и процесса в целом, под требуемые сроки. На этом этапе календарный план процесса формируется исходя из предположения, что все требуемые ресурсы доступны в нужное время и в необходимом количестве. Для составления календарного плана под требуемые сроки используют технологическую модель и метод циклограммы сложного процесса, графически отображающий сроки начала и окончания отдельных работ, а затем составляется матрица запуска выпуска отдельных партий деталей и узлов в привязке к участкам и рабочим местам.

Разработка финансового обеспечения выполнения плана. Реализация плана требует соответствующих финансовых затрат на оплату используемых ресурсов. Поэтому, необходимые для выполнения процессов и операций, затраты рассчитываются, обосновываются и утверждается бюджет финансирования.

Планирование финансового обеспечения на плановый период в целом осуществляется на основе сравнения ожидаемой выручки (бюджета доходов) и необходимых затрат (бюджета расходов).

Разработка, документирование и согласование плана процесса направлено на решение следующих задач:

• обеспечить понимание целей процесса и средств их достижения;

• сформировать средства контроля выполнения процесса;

• определить критерии оценки требуемых ресурсов (времени, денег, персонала) и достижения промежуточных результатов (этапов контроля). При этом предполагается, что все участники процесса согласны с объемами работ, сроками и уровнем ресурсного обеспечения, требуемым для достижения целей;

• определить основу для оперативной оценки выполнения процесса. Состояние выполнения процесса может быть оценено посредством сравнения данных использования ресурсов и достигнутых результатов с запланированными.

Исполнение плана проекта – процесс координации людей и других ресурсов для выполнения плана. В процессе исполнения руководитель проекта помимо координации и интеграции должен постоянно измерять и анализировать отклонения текущего исполнения от базового плана; при необходимости инициировать запросы на изменение; прогнозировать стоимость и сроки проекта. Контроль необходимо проводить по всем параметрам и с периодичностью, определенной планом проекта.

Закрытие проекта – это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это.

Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер.

Жизненный цикл проекта – это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью. Поскольку каждый проект имеет определенное начало и конец, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.

В фазе разработки проекта в качестве основы используется модель «дерево целей», которая определяет все другие иерархические модели, и в первую очередь структуру работ, структуру стоимости, структуру результатов, структуру ресурсов: человеческих (организаций), материальных и информационных (документации). В фазе реализации происходит выполнение работ с использованием ресурсов и достижением результатов, соответствующих ранее поставленным целям. В ходе контроля осуществляется сопоставление достигнутых результатов и поставленных целей. При обнаружении отклонений вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия. При этом более эффективными являются предупреждающие мероприятия, позволяющие устранить или минимизировать несоответствия в будущем.

Фазы проекта – это отдельные части в рамках проекта, требующие дополнительного контроля для эффективного получения основного результата проекта. Фазы проекта обычно выполняются последовательно, но в некоторых проектных ситуациях могут перекрываться. Высокоуровневый характер фаз проекта превращает их в элемент жизненного цикла проекта. Фаза проекта не является группой процессов управления проектом.

Структура фаз позволяет разделить проект на логические подгруппы для более легкого управления, планирования и контроля. Количество фаз, необходимость в них и степень налагаемого контроля зависят от размера фаз, сложности и потенциального влияния на проект. Независимо от количества фаз, составляющих проект, все фазы имеют схожие характеристики.

При последовательном выполнении фаз завершение фазы сопровождается определенного рода передачей полученного продукта в качестве результата фазы. Такое завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых усилий и, при необходимости, для изменения или досрочного завершения проекта. Эти точки называются выходами фаз, контрольными событиями, воротами фаз, воротами решений, воротами этапов, точками критического анализа или точками остановки.

Как правило, работы фазы имеют свойства, которые отличают ее от других фаз. При этом могут привлекаться разные организации и использоваться разные наборы навыков. Для успешного достижения главного результата или цели фазы требуется дополнительная степень контроля. Несмотря на то, что многие проекты могут иметь схожие названия фаз со схожими результатами, лишь немногие из них идентичны.

Фазы проекта по сравнению со стадиями жизненного цикла более детально описывают процессы, происходящие в проекте. Обычно стадии жизненного цикла проекта соответствует несколько фаз, как показано. Результатом каждой фазы проекта является создание нового промежуточного продукта (результата); при этом результат одной фазы является основным исходным основанием для следующей.

Рисунок 3. Движение проекта по фазам жизненного цикла¹²

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупнено жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

Дальнейшее разбиение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на 5 фаз, в том числе:

• концептуальная фаза, включающая формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;

• фаза разработки проекта, включающая определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;

• фаза выполнения проекта, включающая работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала);

• фаза завершения проекта, включающая в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию;

• эксплуатационная фаза, включающая: приемку и запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Проекты различаются по размеру и сложности. Независимо от размеров и степени сложности, все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла, как показано (на рисунке 4):

• начало проекта;

• организация и подготовка;

• выполнение работ проекта;

• завершение проекта.

Рисунок 4. Жизненный цикл проекта.¹³

Данная обобщенная структура жизненного цикла часто упоминается при обмене данными с вышестоящим руководством или другими органами, которые менее осведомлены о деталях проекта. Данный вид высокого уровня может предоставить общую справочную картину при сравнении проектов, даже если они разнородны по своей природе.