1.3 Актуальность автоматизации

Во-первых, на данный момент в динамично развивающемся мире системы электронного документооборота заняли прочное место на рынке IT-услуг. По актуальным данным прирост рынка СЭД от всего рынка IT cоставил 25%.¹⁶Конечно, это обусловлено тем, что государственный сектор предприятий переходит на электронное управление документацией, но стоит заметить, что и сторонние организации не отстают в применении данных систем. Рост рынка на мировой арене вырос более чем в два раза, а это указывает на то, что данная область актуальна для новых идей и разработок.¹⁷

Во-вторых, возможно реально снизить функциональную часть сотрудника, отвечающего за обработку документации. Автоматизация приведет к снижению затрачиваемого времени на ведение данного бизнес- процесса, что позволит сотруднику меньше заниматься рутинной обработкой документации и больше уделять внимания реальным банковским задачам.¹⁸Со стороны предприятия данная автоматизация выгодна тем, что возможно дать дополнительную нагрузку сотрудникам или же сократить часть штата. А это означает, что можно, имея тех же сотрудников, выполнять больше поставленных и актуальных задач или при сокращении штата снизить затраты на выплату дополнительных зарплат персоналу.

В-третьих, данный процесс автоматизации позволит начинающим предпринимателям избавиться от бумажной волокиты и нацелиться на более важные задачи ведения бизнеса. А это означает, что данная работа может повлиять на поддержку малого бизнеса, как в России, так и за рубежом.

Глава 2. Автоматизация бизнес-процесса обработки документации

2.1. Постановка задачи

Основная задача автоматизации документооборота в работе состоит в оптимизации бизнес-процесса на уровне обработки документов сотрудником банка.¹⁹В нашем случае необходимо свести к минимуму время, затрачиваемое на обработку документов, и максимально снизить функциональную часть работника. Давайте рассмотрим, как это можно реализовать.

Для описания дальнейшего процесса автоматизации нам понадобится такое программное обеспечение как «Visual Studio», «My SQL», «ABBY FineReader», «Блокнот». Каждая из этих программ будет иметь немаловажно значение.²⁰

В самом начале мы имеем документ в электронном формате (его скан, полученный с внутренней почты банка). Далее нам необходимо перевести изображение документа в текстовый формат. Это делается с помощью программы «ABBY FineReader». Полученный текстовый файл мы сохраняем с расширением .txt, другими словами, в текстовом документе (Блокнот – встроенное программное обеспечение в Windows). Следующий этап автоматизации заключается в том, чтобы написать код на языке программирования, используя программное обеспечение «Visual Studio», и создать базу данных с помощью «My SQL». Основная задача написанного кода – это считывание необходимой информации из нашего текстового документа, а именно: фамилия, имя и отчество заемщика, дата рождения, дата документа, номер входящего документа, номер исполнительного листа, дата решения суда.

Вся эта информация будет загружена в созданную нами базу данных. В нашей базе эти данные будут сразу систематизироваться под необходимый реестр и стандарты отчетности. Полученная нами информация с помощью кода – это только часть данных, которые нам нужны. Также необходимо идентифицировать 13-значный счет ссуды, статус ссуды, номер кредитного договора, сумму общей просроченной задолженности, чтобы дальше корректно распределить ссуды по трем направлениям:²¹закрытые ссуды в архив, ссуды с частично взысканной задолженностью или с датой исполнительного документа более одного года на списание, активные ссуды в работу территориальных офисов или коллекторских агентств. Получить эти данные можно посредством выгрузки из внутрибанковской базы данных.

Данный процесс будет происходить так: в базе данных, которую мы создали, будет иметься столбец с фамилией, именем, отчеством и столбец с датой рождения заемщика. Эти два столбца будут загружаться в глобальную общую базу и оттуда будет выгружаться списком информация по каждому клиенту, другими словами, во внутрибанковской базе будут осуществляться поиск совпадений по двум столбцам из нашей базы, и вся необходимая информация по совпадениям будет выгружаться обратно в нашу базу. Таким образом, у нас получится реестр, готовый под стандартный отчет, с полной и необходимой информацией по каждому заемщику, на которого пришел документ.