• В главе 1 будет проведен обзор проблематики и описаны теоретические основы, связанные с документооборотом.

• Глава 2 будет включать в себя структуру документооборота, описанного на частном примере, и процесс совершенствования.

• В главе 3 будет представлен сам процесс оптимизации и применение разработанной системы.

Глава 1. Теоретические основы и постановка задачи

1.1 Определение документооборота

Для начала разберемся, что же означает термин «система электронного документооборота», что включается это понятие и в чем его сущность. Документооборот – это движение различных документов в компании, начиная с момента их поступления в организацию и до конечного исполнения или отправления. Другими словами, СЭД – это система, позволяющая автоматизировать управление электронной документацией, которое включает в себя:¹

• создание;

• обработку;

• хранение;

• классификацию;

• контроль исполнения;

• отправку.

Это основные процедуры работы с электронными документами.

Также документы могут быть не только в электронном формате, но и в бумажном. Обычно в компаниях присутствуют и те, и другие, так как полностью перейти на электронную документацию в современных условиях ведения бизнеса невозможно.²При обработке бумажных документов в любой организации имеется жесткая иерархия распределения документов по различным департаментам. Имеются регламенты, в соответствие с которыми и происходит документооборот. Основные пункты рассмотрим на примере банка – это происходит следующим образом:³

изначально вся входящая бумажная документация попадает в департамент, отвечающий за обработку всей документации, как входящей, так и исходящей.

Далее происходит регистрация входящих документов.

Сканирование и отправка тех документов, которые по регламенту можно передать в работу других департаментов в электронном виде, а сами документы остаются на хранение в архиве.⁴

Документы, по которым необходимо передать оригинал, отдаются в определенный департамент строго в соответствии с утвержденным регламентом.⁵

После первичной обработки и регистрации электронные и бумажные документы распределяются по различным департаментам, где далее ведется работа по ним. Электронный документ может быть переслан для дальнейшего исполнения из одного департамента в другой посредством СЭД. Дойдя до конечной точки своего пути в организации, документ должен быть исполнен, т.е. сотрудник принял и обработал документ и больше никому не пересылает. Это необходимый пункт для контроля исполнения.⁶

Оригиналы документов также могут передаваться из одного департамента в другой, но, дойдя до конечного человека, ответственного за исполнение, документ может как остаться в департаменте, так и передаться по почте в другие филиалы компании.⁷

Исходя из этого можно сделать вывод, что самое важное в документообороте любой организации - это время, затрачиваемое на обработку и передачу документации, поэтому для оптимизации процесса документооборота необходимо максимально автоматизировать обработку и передачу документов.

Для качественного анализа и автоматизации документооборота необходимо его разбить на потоки, называемые документопотоки. Обычно документооборот разделяют на три потока:⁸

• Входящая документация;

• Исходящая документация;

• Внутренняя документация.

Первый поток отвечает за документы, входящие в организацию, которые поступают от других сторонних компаний. Второй - за документы, исходящие из организации. И третий, соответственно, – за документы, которые перемещаются внутри компании и не выходят за ее пределы. Чем более детально описан поток, тем его проще проанализировать и в дальнейшем оптимизировать.