3.11. Порядок организации работы транзитных касс

3.11.1. ТК осуществляют операции, связанные с получением/сдачей наличных денежных средств из/в банков или ГРК Почтамта, а также сбором, хранением сверхлимитных остатков денежной наличности и подкреплением прикрепленных к ним ОПС.

ТК организуются по приказу начальника Почтамта на крупных ОПС с целью сбора и доставки подкреплений и сверхлимитных остатков в (из) ОПС, территориально расположенных на удаленном расстоянии от ГРК Почтамта.

3.11.1.1. Для выполнения вышеуказанных функций приказом начальника Почтамта:

- назначаются ответственные лица ОПС, которым делегируется право подписания денежного чека и кассовых документов.

- в местном отделении банка для ОПС, в котором организуется ТК, открываются соответствующие банковские счета, в том числе агентский банковский счет (для зачисления средств, полученных в рамках деятельности платежного агента);

- выдается чековая книжка на получение денежной наличности из банка ответственными лицами ОПС.

- изготавливается отдельная круглая печать обособленного структурного подразделения предприятия для оформления банковских документов ОПС, в котором организуется ТК.

3.11.1.2. Банк предоставляет в ТК ОПС образцы оттисков пломбиров, которыми опечатываются сумки с подкреплением денежной наличностью.

Один экземпляр заверенного образца пломбы остаётся в кассе банка для предъявления ответственному лицу ТК при передаче сумок с денежной наличностью, второй экземпляр – передается в ТК ОПС для осуществления контроля при приёме сумок с подкреплением денежной наличностью.

3.11.1.3. ОПС, в котором организуется ТК, предоставляет в банк образцы оттисков всех пломбиров, которыми будут опечатываться сумки со сверхлимитными остатками денежной наличности.

Один экземпляр заверенного образца пломбы остается в ТК ОПС для предъявления при передаче сумок со сверхлимитными остатками денежной наличности, второй экземпляр передается в кассу банка для осуществления контроля при приёме сумок с денежной наличностью от ответственного лица ТК ОПС.

Почтамт предоставляет в банк списки ОПС, в которых организована ТК, с указанием фамилий ответственных лиц ТК ОПС, назначенных приказом руководителя Почтамта для приёма – сдачи сумок с денежной наличностью, образцов их подписей и номеров телефонов.

3.11.1.4. При отсутствии возможности выделения в ОПС транзитной кассы, не допускается возложение ее функций на ООК ОПС. Взаимоотношения ООК с ТК ОПС осуществляются в том же порядке, что и с ГРК Почтамта.

3.11.2. Для обеспечения плановой сдачи сверхлимитных остатков в ОПС, при котором организуется ТК, из прикрепленных ОПС ежедневно направляются извещения на сдачу денежной наличности в порядке, приведенном в пункте 4.2.10. настоящей инструкции. Начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС, в котором организована ТК, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) на основании извещений, предоставленных прикрепленными ОПС, формирует справку ф. МС–44. По данным справки ф. МС–44 осуществляется контроль за поступлением в ТК страховых сумок из прикрепленных ОПС.

В целях определения суммы, подлежащей сдаче на агентский банковский счет, начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС, в котором организована ТК, ежедневно (до момента формирования сумок для сдачи наличности в банк или ГРК) обязан сформировать сводку «Сведения о принятых платежах в рамках деятельности платежного агента» (приложение № 7 изменения к инструкции) на основании информации, полученной от ответственных лиц подчиненных ОПС по электрической (телефон, телефакс), либо электронной связи. В ОПС, в которых Дневники ф. 130 формируются в электронном формате и ежедневно передаются по электронным каналам связи на обработку в ОПС, сводка по ф. приложения №7 формируется на основании информационной базы данных.

Сформированная сводка подписывается руководителем ОПС и передается работнику, осуществляющему функции бухгалтера ТК (при сдаче денежной наличности в банк), либо передаётся в ГРК согласно подпункту 3.11.3.5. настоящей инструкции (при сдаче денежной наличности в Почтамт).

3.11.2.1. Прием страховых сумок с денежной наличностью от прикрепленных ОПС осуществляется начальником (зам. начальника, уполномоченным лицом) ОПС и кассовым работником ТК в порядке, приведенном в пунктах 3.8.1-3.8.6 настоящей Инструкции.

3.11.2.2. Сверхлимитные остатки денежной наличности, поступившие из прикрепленных ОПС, приходуются в ТК днем их поступления по приходному кассовому ордеру ф. КО-1 в общеустановленном порядке, при этом квитанция к приходному кассовому ордеру не заполняется и не отрывается.

На основании ф. МС- 4 кассовым работником ТК составляется приходный кассовый ордер, подписывается лицом, осуществляющим функции бухгалтера, назначенным приказом начальника Почтамта, кассовым работником ТК и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. КО-3,.

Первые экземпляры препроводительных писем ф. МС-4, накладных ф. 16-и прилагаются к приходному кассовому ордеру, на основании которого формируется запись в кассовой книге ф. КО-4 о сумме оприходованных денежных средств в ТК.

Копия маршрутной накладной ф. 24-и передается начальнику (зам. начальника, уполномоченному лицу) ОПС для осуществления контроля за поступлением наличных денежных средств из прикрепленных ОПС, а в конце месяца - для оформления справки ф. МС-46.

3.11.2.3. Страховые сумки, поступившие от прикрепленных ОПС после окончания работы ТК, хранятся до утра следующего дня в сейфе или кладовой. На следующий рабочий день осуществляется их вскрытие, перечет, формирование сумок и сдача в банк. При формировании сумок средства, полученные в рамках деятельности платежного агента, упаковываются отдельно для их зачисления на агентский банковский счет.

3.11.2.4. Денежные документы, поступившие в кассы прикрепленных ОПС, в ТК не передаются, а высылаются при препроводительном письме формы МС-4 одновременно с дневником ф.130 напрямую в ГРК Почтамта служебным письмом (без заделки в страховую сумку). Высылка производится не позднее следующего дня с момента получения.

3.11.3. Сверхлимитные остатки денежной наличности из прикрепленных ОПС, поступившие в ТК до окончания работы дневных и вечерних касс банка, подлежат сдаче в банк в день их получения.

Денежная наличность сдается ответственным лицом ОПС, назначенным приказом начальника Почтамта.

3.11.3.1. Выдача наличных денежных средств из ТК работнику ОПС, уполномоченному на сдачу страховых сумок в банк, осуществляется под роспись в расходных ордерах ф. КО-2.

Расходные кассовые ордера составляются кассовым работником ТК и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. КО-3.

При этом кассовый работник выписывает расходные кассовые ордера ф. КО-2:

- отдельно на сумму средств, полученных в рамках деятельности платежного агента;

- отдельно на сумму прочих сверхлимитных остатков.

Основанием для составления расходного ордера на сумму средств, полученных в рамках деятельности платежного агента, является информация, полученная из сводки «Сведения о принятых платежах в рамках деятельности платежного агента», по которой определяется сумма средств, полученных в рамках деятельности платежного агента (см. подпункт 3.11.2. настоящей инструкции).

Сумма расходного ордера на сумму средств, подлежащих сдаче на агентский банковский счет, уменьшается на средний процент удерживаемого агентского вознаграждения на основании графы 9 отчета по принятым и зачисленным платежам в рамках деятельности платежного агента (приложение № 6 к настоящей инструкции).

Подтверждением расхода средств по кассе служит квитанция к объявлению на взнос наличными, предъявляемая работником ОПС, ответственным за сдачу денежных средств, по возвращению из банка.

В случае сдачи денежной наличности через стороннюю службу инкассации подтверждением расхода средств будет служить 2-й, 3-й экземпляры препроводительной ведомости с росписью инкассатора и печатью.

Выплата денежных средств из ТК производится только после подписания расходного кассового ордера начальником ОПС и лицом, осуществляющим функции бухгалтера, назначенным приказом начальника Почтамта.

В случае сдачи денежной наличности из ТК в ГРК Почтамта порядок документального оформления операции расходования денежных средств изложен в подпункте 3.11.3.5. настоящей инструкции

3.11.3.2. Ответственный сотрудник ОПС сдает денежную наличность в приходную кассу банка по объявлению на взнос наличными ф. 0402001, состоящий из объявления, ордера и квитанции. На основании объявления кассовый работник банка принимает от сотрудника ОПС банкноты полистным пересчетом, монету пересчетом по кружкам.

При соответствии суммы, указанной в объявлении на взнос наличными, вносимой сумме денег, кассовый работник банка выдает сотруднику ОПС подписанную квитанцию с оттиском печати банка. В тех случаях, когда кассовым работником банка установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении, последнее подлежит переоформлению на фактически вносимую сумму денег.

3.11.3.3. Квитанции банка прилагаются к расходным ордерам ф. КО-2. На основании квитанций осуществляется контроль за поступлением денег в банк.

На основании расходных ордеров ф. КО-2 кассовый работник ТК делает запись о списании денежных средств в кассовой книге ф. КО-4.

3.11.3.4. В случае наличия в банке кассы пересчета, денежная наличность может сдаваться в банк в страховых сумках по второму экземпляру препроводительной ведомости – накладной к сумке с денежной наличностью. В этом случае денежная наличность заделывается в страховые сумки с оформлением препроводительной ведомости в порядке, приведенном в пунктах 3.10.2 -3.10.5 настоящей Инструкции. На основании накладной к сумке с денежной наличностью оформляется расходный кассовый ордер и делается запись в книге ф. КО-4.

3.11.3.5. В случае если ОПС, в котором организована ТК, не имеет счета в местном отделении банка, страховые сумки с денежной наличностью прикрепленных ОПС, передаются в ГРК Почтамта по письму ф. МС-4, оформленному на всю сумму передаваемой денежной наличности. На основании письма ф. МС-4 оформляется один расходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге ф. КО-4. Вместе с письмом ф. МС-4 также передается сводка «Сведения о принятых платежах в рамках деятельности платежного агента», в которой отражаются суммы, полученные в рамках деятельности платежного агента (см. подпункт 3.11.2. настоящей инструкции).

3.11.4. Для обеспечения планового подкрепления денежной наличностью в ОПС, при котором организована ТК, ежедневно направляются заявки из прикрепленных ОПС в порядке, приведенном в пункте 4.2.1- 4.2.3 настоящей Инструкции. Начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) на сновании заявок, предоставленных прикрепленными ОПС, формирует справку ф. МС–45. Порядок оформления ф. МС–45 приведен в пункте 3.4.1-3.4.2 настоящей Инструкции. По данным справки ф. МС–45 осуществляется формирование сумок с денежной наличностью для высылки прикрепленным ОПС.

3.11.4.1. Ответственное лицо ОПС, при котором организована ТК, в этот же день передает в обслуживающий банк сводную заявку, оформленную на основании распоряжения ф. МС–45, с обязательным указанием процентного соотношения необходимой купюрности и денежный чек, оформленный в соответствии с пунктом 2.1.5 настоящей Инструкции. Денежный чек подписывают ответственные лица ОПС, уполномоченные на это приказом начальника Почтамта.

3.11.4.2. Получение денежной наличности в банке осуществляется кассовым работником ТК в порядке приведенном в пункте 3.2.6 настоящей Инструкции.

Оприходование подкреплений наличных денежных средств, поступивших в ТК из банка, производится по приходному кассовому ордеру ф. КО-1. Основанием для составления ордера является денежный чек, ссылка на который обязательна при заполнении приходного кассового ордера.

3.11.4.3. На основании распоряжения ф. МС-45 начальник (кассовый работник) ТК для каждого прикрепленного ОПС составляет препроводительные письма ф. МС-4 в двух экземплярах, с указанием покупюрной описи высылаемых денег на обороте этих писем. Письма подписываются начальником (зам. начальника, уполномоченным лицом) ОПС и кассовым работником ТК, участвующим в заделке страховых сумок.

3.11.4.4. Порядок заделки сумок с подкреплением денежной наличностью и их высылки из ТК в прикрепленные ОПС аналогичен порядку высылки подкреплений денежной наличности из ГРК, который приведен в пункте 3.6 настоящей Инструкции.

3.11.5. Начальник (зам. начальника, кассовый работник ТК), в конце месяца составляет справку формы МС-46 о суммах подкреплений денежной наличности касс, высланных в конце месяца из ТК, и сумм сверхлимитных остатков, высланных из прикрепленных ОПС, которые поступили к адресатам в следующем месяце и на 1-е число находились в пути. Справка ф. МС-46 подписывается начальником ОПС и высылается в бухгалтерию Почтамта.

3.11.5.1. Пункт исключен.

3.11.5.2. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в ТК регистрируются ответственным лицом ОПС в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на суммы подкрепления передаваемого в прикрепленные ОПС и суммы, сдаваемые в банк/ГРК Почтамта, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег ТК учитывают в кассовой книге ф. КО-4. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера Почтамта.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира ТК перед ГРК Почтамта. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся начальником (кассовым работником) ТК сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня начальник (кассовый работник) ТК подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию Почтамта в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги в ТК ОПС возлагается на главного бухгалтера Почтамта.

Начальник Почтамта обязан оборудовать ТК и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк

Начальник ОПС, в котором организуется ТК, несет полную материальную ответственность за несвоевременное или частичное оприходование сумм, поступивших в ТК.