2.3 Проблемы автоматизации электронного документооборота

    Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота

    В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно позже, чем в других индустриально развитых странах. Такое медленное внедрение и распространение электронного документооборота было вызвано несколькими серьезными факторами.

2.3.1 Финансовый фактор

    В большинстве случаев высший менеджмент компаний и руководители государственных органов власти финансируют ИТ-проекты по остаточному принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты и выверенная ИТ-стратегия. Руководители не хотят вкладывать деньги в непроизводственные сферы деятельности, а именно так они воспринимают СЭД. В частности, в большинстве случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета проекта на процесс обучения пользователей.

    Во многом именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране.

    К финансовым факторам нужно отнести так же относительную дороговизну систем автоматизации документооборота. Особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.

    Однако в последнее время явно обозначилась тенденция к удешевлению некоторого количества тиражируемых продуктов, предназначенных для этого типа потребителей.

2.3.2 Фактор персонала

    Фактор персонала является одним из самых важных при внедрении СЭД. При появлении на предприятии или в государственной организации каких-либо информационных систем персонал чаще всего встречает эти нововведения “в штыки”. Но если бухгалтерские программы или программы по управлению персоналом больше используют сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком ПО, а при внедрении систем ERP/MRP, MTP II класса с ними работает ограниченное число персонала, то при внедрении СЭД с ними будут вынуждены работать все сотрудники компании.

    К сожалению, следует отметить, что в целом уровень подготовки персонала во многих российских компаниях довольно низок, многие сотрудники работают только в офисных приложениях и программах-почтовых клиентах, при этом уровень понимания самих программ также чрезвычайно низок. Введение новых продуктов очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может сорвать всю работу системы.

    Особенно остро этот вопрос стоит в государственных и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко задумывается об обучении персонала. Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения СЭД в государственных органах оказывались неудачными, то есть системы существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота.

    Впрочем, довольно часто в государственных и муниципальных органах власти сами руководители не предпринимают никаких шагов для внедрения и использования СЭД, так как не видят в этом своей заинтересованности. В государственных и муниципальных органах власти удачность внедрения зависит во многом от воли руководства. Так, все удачные внедрения СЭД в органах госвласти были осуществлены благодаря активному участию руководства.

    В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще за счёт того, что руководство рискует деньгами компании. Поэтому при внедрении персонал обычно обучается.

    Но при этом возникает проблема собственно руководства компании. В отечественной практике высший менеджмент компании чаще всего осуществляет работу с документами через секретарей, именно секретари проводят регистрацию и фильтрацию документации. При внедрении СЭД руководители компании остаются фактически один на один со всем потоком документов, впрочем, следует отметить, что в большинстве случаев эта проблема решается за счёт того, что секретари выполняют свою работу, а руководство работает с печатными документами.

    Отсутствие знаний в области современных методологий управления компаниями у руководства компании может свести “на нет” эффект от внедрения СЭД.

    Еще одной проблемой, которая довольно часто возникает в крупных компаниях и государственных и муниципальных структурах, является квалификация делопроизводителей. Следует отметить, что в крупных компаниях и госорганизациях делопроизводители обучались в основном еще в советские времена и привыкли работать по советским стандартам на бумажных носителях. При этом со своими обязанностями они справляются неплохо и часто просто не понимают, зачем менять устоявшуюся систему.

    Делопроизводители, на мнения которых руководство компании часто опирается при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему. Так, при введении одной СЭД делопроизводитель пытался выяснить, как система будет работать с нумератором. Сложность состоит также и в том, что делопроизводители боятся потерять свое место, боятся, что “их заменят кнопкой”. Но практика показывает, что при внедрении СЭД число делопроизводителей, как это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.

    Подобная проблема реже возникает в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых обычно прошли обучение уже в 1990-е гг. и поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.

    Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить вместе с пилотным проектом.

    Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

    Еще одной возможностью преодоления сопротивления персонала является создание системы мотивации. При этом система мотивации может быть применена как к персоналу в целом, так и к руководству компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные конкурсы, или собственно системными интеграторами.

    Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить длительные и дорогие тренинги. Так возможно создание клиента на основе MS Outlook.

    Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.