1. Этапы деловых переговоров

Как правило, переговоры по любым вопросам подразумевают последовательность четырех основных этапов.

Первый этап- подготовительный - связан с взаимным уточнением интересов, позиций, точек зрения, концепций участников.

Залогом успешного проведения переговоров является хорошая подготовка к ним. Подготовительный этап включает в себя отработку как организационных моментов, так и содержательной стороны переговоров.

В процессе организации переговоров необходимо решить, кто будет принимать участие в переговорах, кто возглавит делегацию, как распределить обязанности между членами делегации. Нужно определить место, время встречи, составить программу переговоров, уточнить регламент работы, подготовить помещение и т.д. чем тщательнее продуманы все детали предстоящего мероприятия, тем эффективнее оно проходит.

В каждом конкретном случае перед организаторами возникает вопрос, использовать ли в переговорах команду или одного участника. Это зависит от многих факторов: предмета переговоров, их значимости, предстоящих трудностей, условий работы, наличия времени и т.д.

При решении вопроса следует учитывать преимущества того и другого варианта. Например, когда переговоры ведутся одним участником, к числу таких достоинств исследователи относят следующие моменты:

1) предотвращение направления вопросов от противной стороны на наиболее слабого члена команды или создание разногласий внутри членов команды;

2) полная ответственность ложится на плечи одного человека;

3) предотвращается ослабление заявленных позиций из-за разногласий между членами команды;

4) обеспечивается возможность принятия решений на месте.

В большинстве случаев переговоры ведутся командой, которая добивается положительных результатов благодаря тому, что:

1) в команде используются люди различных специальностей, они могут скорректировать неправильное восприятие фактов;

2) появляется возможность взвешивания и согласования мнений;

3) можно выставить другой стороне более широкую оппозицию.

Способный лидер команды может использовать различных членов команды как исполнителей для того, чтобы добиваться уступок, или для того, чтобы не позволять делать уступки. Подобный подход называется «я должен проконсультироваться по этому вопросу с моим партнером».

Для участников переговоров далеко не безразлично, где проводятся переговоры – в собственном офисе или на территории оппонентов. При определении места встречи нельзя забывать о выигрышных моментах обеих ситуаций. Вот что по этому поду пишет Дж. Ниренберг: «Если встреча проводится на вашей площадке, у вас будут следующие преимущества: 1) вам предоставляется возможность получить одобрение у своего руководства по вопросам, которые вы ранее не предвидели; 2) это не даёт возможности противной стороне преждевременно завершить переговоры и уйти; 3) вы можете заниматься и другими делами и иметь под рукой собственные средства производства; 4) это предоставляет вам психологическое преимущество из-за того, что противная сторона пришла к вам; и 5) это экономит время и деньги на поездку.

Перемещение переговоров на территорию оппонента также имеет свои выгоды: 1) можно посвятить все время именно переговоров, без отвлечений и прерываний, которые могут возникнуть в вашем офисе; 2) можно «придержать» информацию, заявляя, что в данный момент она у вас отсутствует; 3) у вас будет возможность зайти к кому-нибудь из руководства противной стороны; и 4) бремя подготовки хозяйственных дел будет лежать на оппоненте, и оппонент не будет свободен от других обязанностей.

Если ни одна из этих альтернатив не кажется удовлетворительной, можно встретиться с оппонентом на нейтральной территории».

На подготовительном этапе особое внимание нужно уделить содержанию предстоящей встречи, т.е. проанализировать проблему, досконально изучить состояние дел, чётко сформулировать цели и задачи переговоров, выработать общую позицию команды, подобрать убедительные документы, найти возможные варианты решения, подготовить предложения, составить необходимые документы т т.д.

На первый план выдвигается задача сбора необходимой информации по теме. Информация – это самое эффективное орудие, самое ценное достояние в любых переговорах. Для успешных переговоров также важно хорошо изучить и самого оппонента. Необходимо выяснить, что является существенно важным для партнера по переговорам, каковы его ценностные ориентиры, жизненные цели, какую выгоду он может и хочет извлечь из предстоящей встречи и т.п. Началом переговорного процесса можно считать момент выступления одной из сторон с конкретным предложением о проведении переговоров. Принятие этого предложения, сопровождаемое уточнением деталей и условий взаимодействия, является как бы сигналом к подготовке основных моментов переговоров. От тщательности этой подготовки зависят ход и результаты, длительность и качество переговоров.

Очень важно представить себе заранее, с кем вы садитесь за стол переговоров. Список участников переговоров (членов делегации, если переговоры происходят с партнерами, специально прибывшими на них), как правило, дает представление о них лишь по самым общим параметрам: фамилия, имя, должность.

Зарубежные специалисты по проведению переговоров предлагают кроме этих знаний заранее получить ответы на следующие вопросы:

• Что общего у нас в профессиональном плане?

• Каково отношение собеседника к нашей фирме, ко мне лично?

• Какой психологический тип личности он собой представляет?

• Каковы его личные особенности?

• Каковы его профессиональные достижения?

• Каковы его политические убеждения?

• Каковы его излюбленные темы для разговоров?

• Есть ли для него табу, т.е. темы, запрещенные в разговоре?

• В каком положении он сейчас находится: независим, испытывает чье-либо давление, заинтересован, равнодушен?

• Какой может быть его тактика ведения диалога?

• Какой в этом случае должна быть моя тактика?

Но даже самые полные сведения о партнерах не дадут хороших результатов, если не учитывать важнейшего критерия взаимопонимания – общего речевого кода. Здесь имеется в виду необходимость для обеих сторон выработать «рабочий язык переговоров», предполагающий одинаковое толкование используемых сторонами терминов, единый понятийный аппарат, полное смысловое соответствие материалов, представленных на переговорах.

Рекомендации по решению вопросов Где и когда проводить переговоры? почти совпадают с рекомендациями для ведения деловой беседы или совещания. Стоит все же обратить внимание, что место для проведения переговоров предлагает инициатор, но не настаивает на своем предложении, а сопровождает его репликами: Если у вас нет других предложений, Если вы не возражаете.

Временные рамки переговорного процесса – полтора-два часа. Начинать переговоры лучше всего в 9.30– 10.00, а если невозможно, то в любом случае закончить не позднее 17.00–17.30. День, выбранный для переговоров, – не понедельник (до обеда) и не пятница (после обеда), хотя, конечно, прежде всего нужно учесть срочность решения проблемы.

Второй этап – этап обсуждения позиций. На этом этапе происходит обсуждение выдвинутых положений, выдвигаются аргументы и доказательства в поддержку отстаиваемых позиций, взглядов, гипотез. На этом этапе часто возникает борьба интересов и позиций, исход которой ложится в основу третьего этапа.

Третий этап – этап согласования позиций.

На этом этапе происходит согласование позиций и выработка договоренности по каждому вопросу.

Выделяют три типа совместных решений участников переговоров:

- компромиссное, или «серединное решение»;

- асимметричное решение, относительный компромисс;

- принципиально новое решение, «снятие» основных противоречий.

Компромисс – это соглашение на основе взаимных уступок. Компромисс возможен только тогда, когда стороны готовы пойти навстречу друг другу и удовлетворить хотя бы часть взаимных интересов. Компромиссное решение является наиболее типичным на различных переговорах.

Суть асимметричного решения заключается в том, что уступки одной стороны значительно превышают уступки другой, но оппонент вынужден соглашаться с этим, в противном случае он потеряет ещё больше. Фактически такие решения закрепляют с помощью переговоров поражение какой-либо стороны.

Эффективное средство «снятия» существующих противоречий – это нахождение принципиально нового решения, нестандартный подход к рассмотрению проблемы. Иногда кажется, что переговоры зашли в тупик. Но какими бы безнадёжными они ни казались сначала, всегда можно найти выход из положения, если творчески подойти к делу. Помочь в таких переговорах может стратегия прорыва. Она основана на уважении к оппоненту. Важно не заставить его принять решение, а дать возможность самому сделать свой выбор.

Четвертый этап, хотя и удаленный во времени, предполагает анализ результатов и выполнение достигнутых договоренностей.

Поведение сторон на всех этапах переговоров зависит от индивидуальных, «фирменных», национальных и других факторов.

Существует несколько подходов (методов) к ведению переговоров; среди них выделяют, как правило, три основных: «жесткий», «мягкий» и принципиальный.

1. «Жесткий подход» (позиционный торг) изначально предопределяет излишне твердую позицию участника, изменить которую он готов лишь в самом крайней случае. Цель торга – реализовать позицию своей стороны наиболее полно при минимальных уступках партнеру. Как показывает практика, такой подход редко бывает эффективен. Он создает благоприятную почву для разного рода уловок, задерживающих принятие решения. Распри по поводу занимаемых позиций ведут к напряженности в отношениях сторон, а иногда и к разрыву. Переход от позиционного торга к дружелюбному, «мягкому» ведению переговоров тоже не всегда является выходом из положения.

2. «Мягкий подход» возможен тогда когда партнеры ведут себя «по-джентльменски», когда обсуждение происходит дружелюбно, без споров и конфликтов. Но этот подход не означает «сдачу позиций», бесконечные уступки в ущерб себе. Речь идет лишь о манере, форме, системе действий по достижению предметной цели.

3. Принципиальные переговоры, или переговоры «по существу», предполагают объективную оценку каждой позиции и вынесение согласованного решения, направленного на максимальное удовлетворение интересов сторон во имя общего дела. Их эффективность достигается при условии реализации следующих положений:

• Разделите личностные мотивы и деловые интересы.

• Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях.

• Прежде чем решить, что делать, выделите круг возможностей.

• Настаивайте на том, чтобы результаты были соотнесены с объективными критериями и нормами.

Действуя в манере, соответствующей более других сложившейся ситуации, нельзя забывать, что любой деловой диалог должны сопровождать следующие действия:

• Расположите к себе партнера (контакт, внимание, эмпатия, учет интересов, готовность выслушать и понять).

• Заинтересуйте партнера (представьте выгодные стороны, взаимные интересы, перспективы).

• Убедите партнера (логикой, аргументами, убежденностью, обоснованностью).

• Воздействуйте на партнера (активностью, искусством красноречия, мотивированностью).

• Завоюйте партнера (непоколебимостью доводов, достоверностью фактов, доверительностью тона обсуждения, достижением признания предлагаемых решений).

Тактические приёмы. В процессе ведения переговоров рекомендуется использовать разнообразные тактические приёмы, которые помогают участникам в обсуждении вопросов и повышении продуктивности разговора.

Приёмы, имеющие широкое применение на всех этапах

1) уход. Этот приём связан с закрытием позиции. Например, оппонент просит отложить рассмотрение вопроса, перенести его на другую встречу. Уход может быть прямым (открыто предлагается отложить данный вопрос) или косвенным (ответ звучит неопределённо; вопрос не замечается и т.п.).

2) затяжка. Одна из сторон по различным соображениям пытается затянуть переговоры.

3) выжидание. Участники стараются сначала выслушать мнение оппонента, а затем уже сформулировать собственную позицию.

4) выражение согласия. Оппонент стремится подчеркнуть общность с уже высказанным мнением партнёра.

5) выражение несогласия. Оппонент дистанцируется от высказывания партнёра.

6) салями. Суть приёма – медленное приоткрывание собственной позиции с целью затянуть переговоры, получить как можно больше информации с другой стороны.

Недостатки при ведении переговоров. Чтобы переговоры проходили успешно, надо постараться избежать следующих ошибок:

«Холодный запуск». Партнёр вступает в переговоры, не обдумав предварительно их необходимость и цель, их сложность и возможные последствия. В этом случае за ним лишь ответный ход, а инициатива будет исходить от оппонента.

«Отсутствие программы». У партнёра нет чёткого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Безусловно, переговоры легче вести, имея различные варианты действий.

«Главное, чтобы меня это устраивало!» Партнёр настолько выпячивает свои собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Это отбивает у них желание вести переговоры.

«Пускать всё на самотёк». Партнёр не имеет чёткого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожиданий реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

«Коммуникативные зародыши». Неправильное поведение одного из партнёров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели.

4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ

В практике делового общения широкое распространение получи­ли презентации. Презентация (лат. praesentatio) — 1) представление, предъявле­ние переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трас­сату); 2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, теле­программы, организации.

Под презентацией мы будем понимать любое публичное представ­ление чего-либо нового.

Главная цель деловой презентации — убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; подписаться на периодическое издание и т. п.

Как и другие виды делового общения, презентация представляет собой далеко не простое явление. Существуют различные виды пре­зентаций. В литературе делаются попытки классификации презен­тации по разным основаниям.

Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внеш­ние и внутренние.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступ­ление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же орга­низации (например, управляющий обращается к руководящим ра­ботникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вер­тикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненны­ми, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продви­гающими (их цель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кан­дидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (ос­новной удар делается на сообщение и передачу информации).

Представляется целесообразным рассматривать презентации так­же с точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру можно выделить три типа презентации. Условно назовем их публичные, ка­мерные и приватные.

Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как пове­дение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хоро­шо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и по­рядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специаль­ное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение. 1,5—2 ча­сов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фур­шет (17.00-19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презента­ции. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вру­чение им рекламных подарков, в качестве которых используют не­дорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах мас­совой информации, а участникам и гостям присылать пригласитель­ные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презен­тация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В свя­зи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает допол­нительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реаги­рует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует».Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории проис­ходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обсто­ятельствах:

— они объединяются и солидаризируются;

— они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует натеатр, полный людей, которые пришли послушать ее, она ответила: «Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь за­ставить его полюбить меня. Если мне это не удается, я ухожу домой».

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использо­вать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его уме­ние управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презентаци­онной речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообраз­ностью.

Камерная презентация.

Это довольно распространенный тип пре­зентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, уч­реждений. Особой популярностью камерные презентации пользуют­ся у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и дру­гие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.

Хозяйка дома, играющая роль женщины «приятной во всех отно­шениях», приглашает к себе в гости подруг, знакомых на презента­цию товаров. Она поддерживает оживленную беседу, подает легкую закуску, чай, кофе и предлагает сделать заказ на тот или иной товар. С продажи каждого предмета она получает определенный процент.

Концепция домашних вечеров хорошо изучена и давно уже ши­роко используется на Западе и в США. Например, известная ком­пания Tuppervare вообще отказалась от сети розничных магазинов. Подсчитано, что каждые 2,7 секунды где-нибудь начинается вечер, организуемый этой компанией, и в день она продает более 2,5 млн. единиц товара.

Как считают психологи, решающим фактором оказывается здесь не качество самого продукта, а возникающая социальная связь. Люди больше доверяют тем, кто им знаком и кто им нравится, поэтому они охотнее покупают у подруг, чем у незнакомого продавца. Интересно то, что сами покупатели ощущают оказываемое на них улыбчивой «подругой» давление, но не знают, как его избежать. Вот как описы­вает свою реакцию на такие презентации одна женщина:

Дело дошло до того, что я начинаю выходить из себя, когда кто-нибудь приглашает меня на вечер, организуемый фирмой Tuppervare. У меня уже есть все контейнеры, которые мне требуют­ся, и если мне потребуется еще какая-либо вещь, я смогу без труда купить ее в любом магазине, причем даже дешевле. Но когда меня приглашает подруга, я чувствую, что должна идти. И когда я при­хожу на вечер, я чувствую, что должна что-то купить. Что я могу поделать? Ведь это я делаю для одной из моих подруг.

Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого монолита, чего-то целого. Здесь каждый остается личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность. В маленькой аудитории от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения во­влечь в разговор всех присутствующих. Количество времени, посвящен­ного ответам на вопросы, в определенной мере является показателем успешной презентации. Очень важно во время презентации уметь со­здать неформальную, непринужденную, доверительную обстановку.

Приватная презентация — неофициальная презентация, предназна­ченная для 1—2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец — покупатель), в учреждени­ях, организациях, на производстве, на улице (реализатор-распространи­тель — потенциальный покупатель, клиент) и т. п.

Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хо­рошим психологом, уметь разбираться в людях, быть квалифициро­ванным товароведом, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы, а также аналогичных това­ров конкурентов.

Важной особенностью приватной презентации является ее диало­гический и разговорный характер. Это позволяет достичь большей теплоты и доверительности в беседе с клиентом.

Свободная структура разговора дает возможность оперативно ре­агировать на слова собеседника, адекватно отвечать на его реакции, своевременно разрешать его сомнения, корректировать собственную стратегию и тактику.

Чтобы презентация была успешной, до­стигала желаемых результатов, необходимо, чтобы она отвечала ряду требований: должна бытьинтересной по содержанию, оригинальной по форме,яркой, запоминающейся,побуждающей к активным действиям.