Цель внедрения автоматизированных информационных систем и технологий в организациях различного типа:

• Оперативность в получении информации для контроля и управления;

• Создание единого информационного пространства в компании;

• Обеспечение всех отделов информацией для принятия решений;

• Оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчетов;

• Создание надежной и безопасной системы учета в компании.

Автоматизированная информационная система (АИС) — совокупность программно- аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.

Автоматизированная информационная технология - информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

Классификация по масштабу

По масштабу информационные системы подразделяются на следующие группы:

• одиночные;

• групповые;

• корпоративные.

Классификация по сфере применения

• системы обработки транзакций;

• системы принятия решений;

• информационно-справочные системы;

• офисные информационные системы.

Классификация по способу организации

• системы на основе архитектуры файл-сервер;

• системы на основе архитектуры клиент-сервер;

• системы на основе многоуровневой архитектуры,

• системы на основе Интернет/интранет - технологий.

Особенности информационной технологии в организациях различного типа:

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами: 1) областью функционирования предприятия или организации; 2) типом предприятия или организации: 3) производственно-хозяйственной или иной деятельностью; 4) принятой моделью управления организацией или предприятием: 5) новыми задачами з управлении; 6) существующей информационной инфраструктурой.

1) На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.

2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т.д.

3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.

Корпоративная вычислительная сеть — это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации.

Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

реализацию унифицированного доступа специалистов различных подразделений крупных предприятий к коммуникационным ресурсам;

единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

организацию доступа к структурированной информации в режимах on-line и off-line;

организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;

реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

взаимодействие корпоративной сети крупных предприятий с бизнес-системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;

функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования.

. Основные процессы обработки:

В крупных предприятиях, фирмах, корпорациях процессы обработки информации

различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основе

которых формируются информационные потоки в корпоративных системах организации

управления.

Организация работы правления (центрального офиса)

Основной задачей является подготовка стратегического плана развития и руководство

общей деятельностью фирмы. Данный блок автоматизированной корпоративной системы

отвечает за информационное обеспечение работы правления. Основная форма работы с

информацией в этом блоке — получение и обработка информации, на основе которой

вырабатывается стратегическое направление развития организации. Выработанный

стратегический план развития доводится до всех структурных подразделений посредством

телекоммуникационных средств.

Организация работы экономических и финансовых служб

Данный блок обеспечивает функционирование финансовой дирекции и бухгалтерии

организации. Основные задачи финансовых служб — сформировать обобщенную картину

работы фирмы для правления, оптимизировать налогообложение фирмы, обобщить всю

финансовую информацию деятельности организации и довести информацию до высшего

руководящего звена фирмы.

Юридическое обеспечение

Основной задачей является укрепление правового и имущественного положения фирмы.

В данном модуле производится обработка информации, на базе которой выполняются

следующие функции:

подготовка и ведение базы нормативно-правовой и справочной информации, регламентирующей внешнюю деятельность организации;

разработка и юридическая экспертиза документов, регламентирующих внутреннее функционирование фирмы;

юридическая экспертиза заключаемых сделок и договоров и т. д.

В процессе разработки и принятия управленческого решения очень важно создать условия обеспечения его высокого качества и эффективности. К таким условиям относятся:

использование научных подходов менеджмента при разработке управленческого решения;

учет воздействия экономических законов на эффективность управленческих решений;

применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования управленческих решений;

структурирование проблемы и построение дерева целей;

обеспечение многовариантности решений;

обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов управленческих решений;

правовая обоснованность принимаемых управленческих решений;

создание и обеспечение работы системы ответственности и мотивации качественного и эффективного управленческого решения;

наличие или создание механизма реализации управленческого решения.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы:

• структурированные (формализуемые),

• неструктурированные (не формализуемые),

• частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и

взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (не формализуемая) задача - задача, в которой невозможно

выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической

модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится

решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования

информационной системы для решения структурированных задач является полная

автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Информационная система (ИС) - это организационно-упорядоченная взаимосвязанная совокупность средств, и методов ИТ, а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, БД, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Хотя сама идея ИС и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления компьютеров, однако компьютеризация в десятки и сотни раз повысила эффективность ИС и расширила сферы их применения. Реализация функций ИС невозможна без знания ориентированной на нее ИТ. ИТ может существовать и вне сферы ИС. Таким образом, ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В зависимости от конкретной области применения ИС могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации.

. Состав подсистемы управления:

Анализ организации управления представляет собой комплексный взаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла, организации управленческого труда, информационного, технического и математического обеспечения, состава органов и издержек управления. Анализ- первый этап и отправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствования управления. Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурных подразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосновать направления дальнейшего развития. В зависимости от поставленных целей и задач анализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степень детализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, но методологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.

Подсистема технического обеспечения:

Управление современным сложным высокомеханизированным производством может быть достаточно эффективным только при условии оснащении его разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивность современного производства и скоротечность многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимость органического включения средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой. Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантной разработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

Подсистема кадрового обеспечения:

Основным элементом системы управления являются кадры руководителей и специалистов, которые возглавляют работу коллективов людей, определяя направление развития предприятия и его подразделений, ставят конкретные задачи на определенные периоды, обеспечивают необходимое условие для их выполнения.

Кадры управления - ведущее звено всей системы управления. Кадры формируют всю управляющую систему, обеспечивают ее эффективное функционирование.

К кадрам управления относятся работники, профессиональная деятельность которых полностью или преимущественно связана с выполнением функций по управлению производством. Не все штатные работники аппарата управления относятся к кадрам управления (например, шофер служебной машины). С другой стороны, не все «управленцы» относятся к работникам аппарата управления, например мастер. Основной признак для выделения кадров управления - личное фактическое и постоянное участие в управлении производством.

Основные принципы создания ис и ит:

• системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС;

• широкое применение экономико-математических методов и стандартных программ прогнозно-статистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования.

• предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.

• использование новых методов и включение вновь созданных программных модулей в систему автоматизации управленческих работ. Проектирование ИС должно изначально базироваться на модульных принципах, а компьютерная реализация - допускать расширение за счет совершенствования структуры программного обеспечения.

• это принцип адаптации всех элементов и системы в целом. Он должен полностью пронизывать идеологию построения ИС управления - от анализа задач, технико- экономических показателей и их группировок в модули до формулирования целей.

13. Система поддержки принятия решений (СППР) — компьютерная автоматизированная система, целью которой является помощь людям, принимающим решение в сложных условиях для полного и объективного анализа предметной деятельности. СППР возникли в результате слияния управленческих информационных систем и систем управления базами данных.

Для анализа и выработки предложений в СППР используются разные методы. Это могут быть: информационный поиск, интеллектуальный анализ данных, поиск знаний в базах данных, рассуждение на основе прецедентов, имитационное моделирование, генетические алгоритмы, нейронные сети и др. Некоторые из них были разработаны в рамках искусственного интеллекта. Если в основе работы системы лежит один или несколько таких методов, то говорят об интеллектуальной СППР, или ИСППР.

Близкие к СППР классы систем — это экспертные системы и автоматизированные системы управления.

В соответствии с подходом информационного инжиниринга, который определяется как применение взаимосвязанного набора формальных технологий (моделей) для планирования, анализа, проектирования и создания информационных систем на уровне корпораций или отдельных ее частей, процесс создания ИС строится как процесс построения и развития моделей. Реализация методологии базируется на применении комплекса согласованных между собой инструментальных средств, обеспечивающих

высокий уровень автоматизации всех процессов, выполняемых в соответствии с методологией на протяжении ЖЦ ИС.

Таким образом, фундамент ИС составляют:

• итерационная спиральная модель жизненного цикла ИС;

• комплекс развивающихся систем согласованных моделей;

• методология анализа ИС на основе бизнес-процессов; D методология проектирования от данных;

П комплекс согласованных инструментальных средств

. Следует отметить роль информационных технологий (ИТ) и реинжиниринге, так как перепроектирование деловых процессов становится возможным, как правило, благодаря этим технологиям. Основная ошибка большинства компаний в том, что они рассматривают ИТ через призму существующих процессов.

Реинжиниринг — это внедрение самых последних информационных технологий для достижения совершенно новых деловых нолей. Необходима ориентация на постоянно эволюционирующие услуги, наилучшим образом отвечающие нуждам потребителей. Поэтому необходима разработка стратегии ИТ как ряда целенаправленных и скоординированных действий, позволяющих использовать информационно-технологические ресурсы для создания и поддержания устойчивого конкурентного превосходства компании.

Применяя ИТ для создания и поддержания устойчивого конкурентного преимущества, требуется:

• встроить достигнутые преимущества в бизнес и продолжать работать над новыми «прорывными» решениями;

• распространить уже имеющиеся достижения на весь бизнес;

• использовать позитивный опыт и достижения других компаний.

Подготовка управленческого решения (постановка целей)

Получение информации о ситуации Прогноз или анализ положения (процесса) Диагностика ситуации Выявления проблемной ситуации Разработка прогноза развития ситуации Постановка проблемы Формирование целей.

Разработка управленческого решения

Постановка задачи

Генерирование альтернативных вариантов

Отбор основных вариантов управленческих решений

Разработка сценариев развития ситуации

Экспертная оценка основных вариантов управляющих решений

Принятие решения, реализация, анализ результата

Коллективная экспертная оценка Принятие решения

Разработка плана действий

Контроль реализации плана

Анализ результатов развития ситуации

Пользователю-непрограммисту должна предоставляться возможность общения с ЭВМ. При этом мощные программно-аппаратные средства (базы данных, экспертные системы, базы знаний и системы поддержки принятия решения и др.) создают комфорт в работе, позволяют не только автоматизировать процесс изменения формы и местоположения информации, но также изменения ее содержания. Для новой информационной технологии характерны:

• работа пользователя в режиме манипулирования (непрограммирования данными);

• сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированных баз данных, предусматривающих единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• безбумажный процесс обработки документов;

• интерактивный режим решения задач;

• возможности коллективного исполнения документов на основе сетевой технологии клиент - сервер, объединенных средствами коммуникации; - возможности, адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи.

Методы создания ИС сводятся к методам проектирования информационных систем согласно жизненного цикла

Положительные стороны применения каскадного подхода заключаются в следующем:

• на каждом этапе формируется законченный набор проектной документации, отвечающий критериям полноты и согласованности;

• выполняемые в логичной последовательности этапы работ позволяют планировать сроки завершения всех работ и соответствующие затраты.

Рис. 1.1. Каскадная схема разработки ПО

Каскадный подход хорошо зарекомендовал себя при построении ИС, для которых в самом начале разработки можно достаточно точно и полно сформулировать все требования, с тем чтобы предоставить разработчикам свободу реализовать их как можно лучше с технической точки зрения. В эту категорию попадают сложные расчетные системы, системы реального времени и другие подобные задачи. Однако, в процессе использования этого подхода обнаружился ряд его недостатков, вызванных прежде всего тем, что реальный процесс создания ПО никогда полностью не укладывался в такую жесткую схему. В процессе создания ПО постоянно возникала потребность в возврате к

предыдущим этапам и уточнении или пересмотре ранее принятых решений. В результате реальный процесс создания ПО принимал следующий вид (рис. 1.2):

Рис. 1.2. Реальный процесс разработки ПО по каскадной схеме

Основным недостатком каскадного подхода является существенное запаздывание с получением результатов. Согласование результатов с пользователями производится только в точках, планируемых после завершения каждого этапа работ, требования к ИС "заморожены" в виде технического задания на все время ее создания. Таким образом, пользователи могут внести свои замечания только после того, как работа над системой будет полностью завершена. В случае неточного изложения требований или их изменения в течение длительного периода создания ПО, пользователи получают систему, не удовлетворяющую их потребностям. Модели (как функциональные, так и информационные) автоматизируемого объекта могут устареть одновременно с их утверждением.

Для преодоления перечисленных проблем была предложена спиральная модель ЖЦ (рис. 1.3), делающая упор на начальные этапы ЖЦ: анализ и проектирование. На этих этапах реализуемость технических решений проверяется путем создания прототипов. Каждый виток спирали соответствует созданию фрагмента или версии ПО, на нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка спирали. Таким образом углубляются и последовательно конкретизируются детали проекта и в результате выбирается обоснованный вариант, который доводится до реализации.

Разработка итерациями отражает объективно существующий спиральный цикл создания системы. Неполное завершение работ на каждом этапе позволяет переходить на следующий этап, не дожидаясь полного завершения работы на текущем. При итеративном способе разработки недостающую работу можно будет выполнить на следующей итерации. Главная же задача - как можно быстрее показать пользователям системы работоспособный продукт, тем самым активизируя процесс уточнения и дополнения требований.

Основная проблема спирального цикла - определение момента перехода на следующий этап. Для ее решения необходимо ввести временные ограничения на каждый из этапов жизненного цикла. Переход осуществляется в соответствии с планом, даже если не вся запланированная работа закончена. План составляется на основе статистических данных, полученных в предыдущих проектах, и личного опыта разработчиков.

Рис 1.3. Спиральная модель ЖЦ

. Основная работа на стадиии технического проектирования - создание постановок задач (комплексов задач). Содержание постановки задач: характеристики задач

1. описание выходной информации В этом разделе описывается

1. цель, назначение, технико- экономическая, организационно-техническая сущность задачи и обоснование целесообразности её решения автоматизированным способом

2. перечень и характеристика управляемых объектов

3. описание назначения выходной информации

4. периодичность решения и ограничения по срокам выдачи информации

5. требования к организации сбора и передачи в обработку входной информации, к порядку её контроля, корректировке, срокам поступления.

6. требования к составу и содержанию информационной базы

7. условия, при которых прекращается решение задач автоматизированным способом

8. связи данной задачи (комплекса задач)

9. распределение функций между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях.

2. описание входной информации

Должно быть отражено, что и в каком виде будут получены результаты реш-я задачи, т.е. это перечень и описание выходных сообщений:

1. наименование выходных сообщения

2. условные обозначения

3. периодичность и сроки выдачи док-та

4. кол-во экземпляров

5. получатели выходной информации

А также приводятся наименования реквизита выходных документов, их идентификаторы, размер, требования и точности, методы контроля достоверности каждого реквизита. Описание выходных документов предоставляется в виде разработанных форм (с использованием той СУБД, средствами которой создавали БД)

3. математическое описание задачи

В этом разделе описывается, что и в каком виде поступает на вход задачи:

1. перечень входящих сообщений (документов)

2. условные обозначения (коды сообщений)

3. отправители входных документов

4. периодичность и сроки поступления

Приводятся формы входных документов и их реквизит, их идентификаторы, требуемая точность и числовое значение.

4. описание алгоритма решения задачи

Описывается мат. аппарат, используемый для решения задачи. Если его нет, то описывается логика последовательности действий в виде выполняемых функций обработки информации Алгоритм решения отражает:

1. последовательность и логику выполнения операций обработки информации

2. способ формирования реквизитов решения с указанием последовательности расчётной или логической формулы.

Алгоритм может быть представлен графически, в виде текста, в виде таблиц решения.

5. разработка контрольного примера

Постановка задачи заканчивается разработкой контрольного примера, с помощью кот.

проверяют постановку задачи, правильность алгоритма и работоспособность будущего

программы.

Требования к контрольному примеру:

1. указываются требования к объёму и составу данных

2. какие д. получиться результаты решения

Решения по постановке задач рассматривается как техническое задание на программировании.

В общем, информацией называется продукт взаимодействия данных и методов, рассмотренный в контексте этого взаимодействия.

В теории управления предметом исследования которой являются основные законы управления, то есть развития систем управления, информацией называются сообщения, получаемые системой из внешнего мира при адаптивном управлении (приспособлении, самосохранении системы управления).

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку, составляет информационный массив (файл).

Информационной системой называют совокупность взаимосвязанных средств, которые осуществляют хранение и обработку информации, также называют информационно-вычислительными системами.

22. Классификация управленческой информации.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам: 1) характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

2. форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т.д.);

3. времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

4. уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

5. функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);

6. принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятие и т.д.);

7. степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

Требования к информационному обеспечению:

1. оно д.б. достаточным для выполнения всех функций, которые автоматизируются

2. для кодирования информации должны использоваться классификаторы которые есть у заказчика

3. для кодирования входной информации, которая используется на высшем уровне д.б. использованы классификаторы этого уровня

4. д.б. совмещена с ИО, которое взаимодействует с ним

5. формы документам должны отвечать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика

6. форма документов и видео кадров д.б. согласованы с соответствующими характеристиками терминалов

7. формы представления выходной информации д.б. согласованы с разработчиком

8. сроки и сокращение информационных сообщений д.б. общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком

9. в информационной системе д.б. предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контроля идентичности информации в БД.

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Различают следующие виды учета: бухгалтерский и статистический. Они взаимосвязаны и в совокупности обеспечивают нормальное функционирование предприятия.

Статистический учет представляет собой систему регистрации, обобщения, изучения и отражает массовые однородные социально-экономические явления с целью анализа, планирования и прогнозирования научно обоснованных показателей. Его применяют для отражения показателей, которые характеризуют закономерности и тенденции развития экономики.

Бухгалтерский учет является основным видом учета на предприятии и представляет собой систему выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации в стоимостной оценке о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решения.

Бухгалтерский учет может быть двух видов - финансовый и внутрихозяйственный (управленческий). Финансовый учет комплексно охватывает учетную информацию,

которая характеризует финансовое и имущественное состояние предприятия, и предназначен для внешних пользователей. Это обуславливает регламентацию финансового учета и форм отчетности.

Современный бухгалтер занимает одно из ведущих мест в управлении предприятием. Он занимается не только ведением бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу, включающую планирование, контроль, оценку, обзор деятельности, проводит аудит и разработку управленческих решений относительно хозяйственной деятельности предприятия.

Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаков или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

ЕСКК - единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Весь процесс разработки системы классификаторов для ЭИС можно разбить на четыре этапа

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения.

К организационно-распорядительным документам относятся:

• организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание);

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.);

• информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу относятся: трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др.

Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д.

Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.

Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др.

К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Банк данных - автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных.

Банк данных - по законодательству РФ - совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для централизованного накопления данных и их использования с помощью электронных вычислительных машин. В состав банка данных входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, СУБД, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данныхкрантся в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

. СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели.

Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево)

Сетевая модель данных

В сетевой структуре при тех же основных понятиях каждый элемент может быть связан с любым другим элементом

Реляционная модель данных

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив.

Основные операции в информационной системе, технологии: поиск, обработка, хранение и передача информации.

Поиск информации - это извлечение хранимой информации. Методы поиска информации:

D непосредственное наблюдение;

П общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

• чтение соответствующей литературы;

• просмотр видео, телепрограмм;

D прослушивание радиопередач, аудиокассет;

• работа в библиотеках и архивах;

• запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

• другие методы.

Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и

времени.

Информационная система - это хранилище информации, снабженное процедурами

ввода, поиска и размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур- главная

особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений

информационных материалов.