Слияние документов Обзор слияния

Многие документы, создаваемые в MS Word, должны удовлетворять каким-либо стандартам расположения содержания (бланки, почтовые наклейки, конверты каталоги). Эти документы содержат некоторые одинаковые слова или фразы, к которым в каждом экземпляре приписывается специфическое содержание. Для создания таких документов в MS Word существует специальный метод, называемый слияние документов. Метод слияние документов использует два вида документов:

• основной документ,

• источник данных.

Основной документ – документ, содержащий элементы (слова, фразы, рисунки, графики и др.), имеющие стандартное расположение и повторяющиеся в отдельных экземплярах. Основной документ может иметь вид бланка, почтовой наклейки, конверта, каталога и др.

Источник данных - документ, содержащий данные, которые переносятся в основной документ. При этом создается экземпляр документа. Источник данных может быть в виде текста, электронной таблицы, таблицы базы данных и др.

Слияние реализуется в три этапа:

• подготовка источника данных;

• подготовка основного документа;

• слияние в новый документ.

Подготовка источника данных

Источники данных могут быть практически любого типа, включая:

• таблицу Word,

• список контактов Microsoft Outlook,

• электронную таблицу Excel,

• базу данных Microsoft Access,

• текстовый файл ASCII.

Если необходимые данные не были сохранены в каком-либо источнике данных, Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные.

Некоторые особенности источников данных:

• таблицы должны содержать строку заголовков;

• в электронной таблице первая строка должна содержать строку заголовков;

• в текстовом файле следует ввести разделители полей и записей.

Подготовка основного документа

При подготовке основного документа можно выбрать в меню:

• MS OfficeXP  Сервис --> Письма и рассылки --> Показать панель инструментов слияния

• MS Office2000  Сервис --> Слияние

На появившейся панели инструментов следует указать источник данных, поля и записи для заполнения подготовленного шаблона. Следует вставить в основной документ поля слияния. Эти поля указывают Microsoft Word, куда следует вставлять сведения из источника данных.

Слияние в новый документ

Выполните слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

5. Excel

Рабочий лист представляет собой сетку или таблицу. Пересечение строки и столбца называется ячейкой. Каждая ячейка имеет адрес или ссылку (имя столбца+номер строки).

Формулы

Если вы хотите вставить в Excel автоматически вычисляемое поле, начните вводить информацию со знака “=”, либо нажмите кнопку “Изменить формулу” в строке формул. Например, если вы введете содержимое ячейки “1+2”, то в ячейке увидите просто “1+2”; если же вы введете “=1+2”, то в ячейке вы увидите “3” (и на печати получите 3), в строке ввода вы будете видеть “=1+2”, чтобы знать, по какой формуле вычислено значение. Если содержимое ячейки начинается со знака =, его называют формулой.

Ссылки.

Очень часто в таблице содержимое одной ячейки зависит от содержимого других ячеек. Для этого используют ссылки. Например, если содержимое ячейки b1 должно быть равно содержимому ячейки a1, просто напишите в ячейке b1 “=a1”. Если вы захотите изменить содержимое ячейки a1, содержимое ячейки b1 заменится автоматически. Чтобы вставить ссылку в вашу формулу, можно просто в процессе ввода формулы кликнуть мышкой по нужной вам ячейке.

Ссылки бывают абсолютные и относительные. Поймем на примере, что это такое. Когда вы пишите в ячейке b2 формулу “=a1”, на самом деле Excel понимает это так: взять значение из клетки, которая находится на одну строчку выше и на один столбец левее. Если мы скопируем информацию из ячейки b2 и вставим в ячейку с8, то в ячейке c8 значение будет равно числу в ячейке b7 (Excel подумает, что вам нужна не клетка a1, а клетка на одну выше и на одну левее, чем c8, т.е. b7). Такие ссылки называются относительными (Excel помнит не название ячейки, а ее относительное расположение). На самом деле это бывает очень удобно. Например, в столбике L вы хотите посчитать сумму чисел из столбиков B:K. Вы должны только в ячейке L1 посчитать сумму в ячейках b1:k1, а потом просто скопировать значение на все нижние ячейки столбика L (заполнить вниз).

Но иногда все-таки нужно ссылаться именно на конкретную ячейку. (Нужна абсолютная ссылка). Тогда вместо ”a1” (что создало бы относительную ссылку), напишите “$a$1”. Теперь Excel будет помнить именно название ячейки, а не ее относительное расположение.

Примечание: Если надо зафиксировать только строку, а для столбца оставить относительное расположение, поставьте знак $ только возле названия строки (т.е. напишите “a$1”). Это называется смешанная адресация.

Быстрый ввод: чтобы преобразовать ссылку из относительной в абсолютную, встаньте на ссылку в строке ввода и нажмите кнопку F4.

Чтобы сослаться на ячейку, которая находится на другом листе надо использовать формат Лист!а1. (т.е. перед адресом ячейки поставить название листа и !) (Проще  в процессе ввода формулы переключиться на другой лист и кликнуть по нужной ячейке).

Функции.

Функция  выражение вида f(x), где f  собственно функция, а x  ее аргумент. В Excel’е в качестве аргумента может выступать число, ссылка на ячейку, ссылка на диапазон ячеек, ссылка на несколько ячеек, и т.д. У функции может не быть аргумента. Функции используются для облегчения рассчетов.

Например, можно написать в ячейке “=a1+cos(0)+sin(2*b3)”. Здесь a1 и b3  ссылки на ячейки таблицы, sin и cos  функции, 0, 2  просто числа. Т.е. вы можете использовать функцию в составе более сложного выражения. Кроме того, вы можете в качестве аргумента использовать число, ссылку, или более сложное выражение (даже выражение, содержащее функции). У функции обязательно должны быть скобки, даже если у нее нет аргументов. Например, есть функция ПИ(). Она возвращает 15 знаков числа  . У нее нет аргументов, но скобки к ней приписать все равно надо.

Как вставить функцию в формулу?

Очень просто: набираете формулу (т.е. что-то, что начинается со знака =), когда вам понадобилась функция, используете команду Меню=>Вставка=>Функция. Выберите необходимую вам функцию. Быстрый способ  выбрать функцию из списка, который возникает рядом со строкой ввода, как только вы начинаете вводить формулу. (В этом списке содержатся не все, а только часто используемые, функции.)

Некоторые полезные функции.

Функция(аргумент)	Описание
МАКС(список)	возвращает из списка максимальное число.
МИН(список)	возвращает минимальное значение списка аргументов.
СРЗНАЧ(список)	возвращает среднее арифметическое своих аргументов.
ЦЕЛОЕ(Х)	округляет аргумент до ближайшего меньшего целого.
СУММ(список)	возвращает сумму указанного списка.
ABS(X)	возвращает модуль (абсолютную величину) числа
EXP(X)	возвращает экспоненту заданного числа.
LN(X)	возвращает натуральный логарифм заданного числа.
LOG10(X)	возвращает десятичный логарифм заданного числа.
LOG(X;a)	возвращает логарифм заданного числа X, по заданному основанию а.
ПИ()	возвращает число  с точностью до 15-го знака.
SIN(X)	вычисляет синус угла Х, измеренного в радианах.
СЕГОДНЯ()	возвращает текущую дату.
ГОД(дата)	возвращает, преобразует дату в год.
МЕСЯЦ(дата)	возвращает номер месяца.
ДЕНЬ(дата)	преобразует дату в день месяца.

Например, формула “=СУММ(А1:А300)” подсчитает сумму чисел в трехстах ячейках диапазона А1:А300 (напомним, что для указания диапазона ячеек между именами ячеек ставится двоеточие, а для указания двух отдельных ячеек  точка с запятой).

Логические выражения.

Кроме числовых, текстовых, денежных, процентных и т.д., выражения бывают логические. Логические выражения имеют два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА. Например, “=2>1”  логическое выражение. Оно истинно. Т.е. в ячейке возникнет слово “ИСТИНА”. Например, “=а1>0”  логическое выражение. Оно истинно, если в ячейке а1 стоит положительное число. Если в ячейке а1 стоит отрицательное число или 0, то оно ложно. Значит в ячейке возникнет соответствующее слово. Оно автоматически изменится при изменении содержимого ячейки а1.

Логические функции.

ЕСЛИ(<условие>;x;y)	Если <условие> истинно, возвращает значение x, если ложно  значение y.
И(список логических выражений)	возвращает значение ИСТИНА, если все выражения истинны, если хотя бы одно из значений ложно возвращает ЛОЖЬ.
ИЛИ(список логических выражений)	возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно из выражений истинно, если все выражения ложны, возвращает ЛОЖЬ.
ИСТИНА()	Всегда возвращает значение ИСТИНА.
ЛОЖЬ()	Всегда возвращает значение ЛОЖЬ
НЕ(<логическое выражение>)	Возвращает значение ЛОЖЬ, если аргумент ИСТИНА и возвращает ИСТИНА, если аргумент ЛОЖЬ.

Логические функции нужны для задания более сложных формул.

Например, проводится психологический тест. Результат теста такой: если человек набрал более 25 очков  он нормальный, меньше или равно 25  ненормальный. Пусть результаты теста записаны в столбце D, а в столбце L будем писать вердикт. В ячейке L1 пишем ЕСЛИ(D1>25;”нормальный”;”ненормальный”). Заполняем вниз.

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Следующая формула возвращает значение 10, если значение в ячейке А1 больше 3, а в противном случае - 20:

=ЕСЛИ(А1>3;10;20)

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции. В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например:

=ЕСЛИ(А1>=4;"Зачет сдал";"Зачет не сдал")

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0.

Например:

=ЕСЛИ(СУММ(А1:А3)=30;А10;"")

Аргумент логическое_выражение функции ЕСЛИ может содержать текстовое значение. Например:

=ЕСЛИ(А1="Динамо";10;290)

Эта формула возвращает значение 10, если ячейка А1 содержит строку "Динамо", и 290, если в ней находится любое другое значение. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

Функции И, ИЛИ, НЕ

Функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT) - позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют синтаксис:

=И(логическое_значение1;логическое_значение2...)

=ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2...)

Функция НЕ имеет только один аргумент и следующий синтаксис:

=НЕ(логическое_значение)

Аргументы функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения.

Приведем пример. Пусть Excel возвращает текст "Прошел", если ученик имеет средний балл более 4 (ячейка А2), и пропуск занятий меньше 3 (ячейка А3). Формула примет вид:

=ЕСЛИ(И(А2>4;А3<3);"Прошел";"Не прошел")

Не смотря на то, что функция ИЛИ имеет те же аргументы, что и И, результаты получаются совершенно различными. Так, если в предыдущей формуле заменить функцию И на ИЛИ, то ученик будет проходить, если выполняется хотя бы одно из условий (средний балл более 4 или пропуски занятий менее 3). Таким образом, функция ИЛИ возвращает логическое значение ИСТИНА, если хотя бы одно из логических выражений истинно, а функция И возвращает логическое значение ИСТИНА, только если все логические выражения истинны.

Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями. Эта функция возвращает логическое значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и логическое значение ЛОЖЬ, если аргумент имеет значение ИСТИНА.

Легенда - это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме. Легенда показывает названия и маркеры данных на диаграмме.

На горизонтальной оси диаграммы, также называемой осью категорий или осью X, вместо числовых интервалов отображаются текстовые метки; кроме того, она поддерживает меньше параметров масштабирования, чем вертикальная ось диаграммы (ось значений, или ось Y).

C помощью фильтрации данных на листе можно быстро находить нужные значения. Выполнять фильтрацию можно по одному или нескольким столбцам данных. С помощью фильтра можно контролировать не только отображаемые, но и исключаемые данные. Можно выполнять фильтрацию на основе выбранных в списке параметров или создавать специальные фильтры, чтобы сконцентрироваться на необходимых данных.

При фильтрации с помощью поля Поиск в интерфейсе фильтра можно выполнять поиск текста и чисел.

Если при фильтрации данных значения в одном или нескольких столбцах не удовлетворяют условиям фильтрации, строки будут скрыты целиком. Выполнять фильтрацию можно по числовым или текстовым значениям или по цвету ячеек, к тексту или фону которых применено цветное форматирование.