Создание текстовых документов в Word

3 Создание таблиц

Таблица MS Word, как и любая другая, состоит из строк и столбцов. Ячейка таблицы является как бы микродокументом, включающим в себя строки и абзацы, которые подчиняются таким же законам форматирования, как и в тексте (формат шрифта, абзаца).

Ячейка может содержать рисунок, рисованный объект, но не может – таблицу. Ячейка, а следовательно, и строка таблицы могут содержать несколько строк текста.

Объединение и разбиение ячеек, удаление строк, столбцов и отдельных ячеек осуществляется при помощи соответствующих команд меню Таблица

(Таблица/Объединить ячейки…, Таблица/Разбить ячейки…) или кнопок панели инструментов Панель границ .

Разбиение таблицы на ячейки отображается на экране линиями сетки. Линии сетки предназначены для отображения размеров ячеек, не печатаются и аналогичны в этом непечатаемым символам. Для обрамления ячеек предназначена кнопка панели инструментов Панель границ (Формат/Границы и заливка…).

Таблицы используются для выравнивания чисел в столбцах; так их проще сортировать и выполнять над ними вычисления. Также удобно использовать таблицы для выравнивания абзацев текста и соответствующих им рисунков.

По умолчанию все таблицы имеют сплошную черную тонкую линию границы шириной в полпункта.

Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно добавить заливку. Для выбора одного из стандартных сочетаний границ изаливки используйте Автоформат таблицы (Таблица/Автоформат таблицы…).

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

Таблицы удобно использовать для выполнения вычислений. Для выполнения автосуммирования используйте кнопку панели Таблицы и границы, для других вычислений – команду Таблица/Формула….

Для определения координат ячейки необходимо сначала определиться с номером строки – 1, 2, 3 и т.д., а затем в этой строке отсчитать нужный столбец – A, B, C (латинский регистр) и т.д. (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Определение координат ячеек таблицы

Для выполнения вычислений в таблице необходимо установить курсор в итоговую ячейку с ожидаемым результатом и выполнить команду Таблица/Формула…. В появившемся окне Формула ввести данные для вычисления по формуле или вставить нужную функцию. Формула всегда начинается со знака равно (=), а затем могут следовать данные в виде констант, адресов ячеек, встроенных функций, между которыми ставятся знаки

31

математических операций.

Название функций можно вводить с клавиатуры по латинскому регистру заглавными или строчными буквами или вставлять из раскрывающегося списка

Вставить функцию окна Формула (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Диалоговое окно Формула

Наиболее часто используемые функции:

SUM – сумма;

PRODUCT – произведение;

AVERAGE – среднее значение;

MIN – минимальное значение;

MAX – максимальное значение.

Аргументами функций могут быть числа, функции, адреса ячеек, между которыми ставятся знаки операций (+, –, *, /, ^). Адреса ячеек таблицы имеют абсолютную ссылку и могут указываться в виде списка, разделенного точкой с запятой (например, A1;B4;C5) или блока, разделяемого двоеточием (например, A1:B4). Например, ссылки на всю строку – 1:1, на весь столбец – A:A. Для ссылки на диапазон ячеек допустимы значения:

ABOVE – выше;

BELOW – ниже;

LEFT – слева;

RIGHT – справа.

Результат вычисления вставляется в виде кода поля или числового значения. Переключения между режимами отображения значений и кодов полей осуществляется с помощью клавиш Alt+F9 или Shift+F9. При изменении ссылок на ячейки нужно обновлять результат расчетов, выделив поле и нажав клавишу F9. Формат вывода результата вычислений задаются в окне Формула в списке

Формат числа (рисунок 3.2).

Практическая работа № 2. Создание и форматирование таблиц. Вычисления в таблицах

Цель занятия: уметь создавать и форматировать таблицы. Уметь производить вычисления в таблицах.

Материалы к занятию: Microsoft Word.

Задание. Создайте, отформатируйте и заполните исходными данными

32

таблицу «Сведения об успеваемости студентов» (табл. 3.1).

Таблица 3.1 – Сведения об успеваемости студентов

СВЕДЕНИЯ ОБ УСПЕВАЕМОСТИ СТУДЕНТОВ

Введите формулы вычислений в строки ВСЕГО, ИТОГО и получите результаты.

Для этого:

выберите в меню Таблица/Вставить/Таблица. Укажите число столбцов

–8 и число строк – 17;

заполните таблицу по образцу (табл. 3.1);

в ячейку B9 введите формулу =SUM(ABOVE);

выделите ячейку B9 и выполнить команду Копировать;

последовательно устанавливая курсор в каждой ячейке блока C9:G9, вставить формулу, используя команду Вставить (после копирования формулы в каждой ячейки будет одно число 145);

обновите значения скопированных формул. Для этого выделите блок C9:G9 и выполните команду обновить поле (нажав клавишу F9);

в ячейку B16 введите формулу =SUM(C11:C15);

так как адреса ячеек имеют абсолютную ссылку (т.е. не изменяются), то для последующих ячеек следует вводить соответствующие формулы: в ячейку

C16 формулу =SUМ(D11:D15), в ячейку D16 формулу =SUМ(E11:E15), в ячейку E16 формулу =SUМ(F11:F15), в ячейку F16 формулу =SUМ(G11:G15), в ячейку G16 формулу =SUМ(H11:H15);

в ячейку B17 введите формулу =SUM(C9;C16), в ячейку C17 формулу

=SUM(D9;D16), в ячейку D17 формулу =SUM(E9;E16), в ячейку E17 формулу =SUM(F9;F16), в ячейку F17 формулу =SUM(G9;G16).

Варианты заданий. Создайте, отформатируйте и заполните исходными

33

данными таблицу. В таблицу с исходными данными в пустые ячейки введите формулы вычислений и получите результаты. Проиллюстрируйте результаты вычислений своей таблицы (с кодами полей и значениями полей).

Вариант 1

Расчет стоимости книг

В пятом столбце Итого = Оклад + Премия.

Вариант 3

Расчетный листок

МГУП

К выплате = Всего начислено – Всего удержано.

34

Вариант 4

Температура воздуха в городах мира

Температура воздуха в городах мира, °C

Оформить с помощью формул результаты вычислений операций: По курсу,

Получено USD, Выдано BYR, Внесено клиентом, Сдача.

35

Вариант 7

Распределение затрат предприятия

Плата = Время проката * Ставка.

Вариант 9

Расчет стоимости комплектующих

36

Вариант 11

Распределение затрат по месяцам

37

Вариант 15

Количество произведенных микросхем за истекший период

Общий расход топлива в месяц рассчитывается как О = П / 100 * Н * К, где П – пробег, Н – норма расхода топлива на 100 км пробега, К – количество ед. техники.

Вариант 17

Данные о поверке измерительных приборов по участкам

Процент неисправных = Кол. неиспр. / Общее колич. * 100.

38

Вариант 18

Расчет заработной платы

Итого = Плата в день * Кол. раб. дней + Премия за месяц.

Вариант 19

Расчет стоимости продуктов

Расчет стоимости продуктов

Итого = Стоимость за шт. * Количество.

Вариант 20

Выручка от реализации за 1 квартал

Сумма продаж = Цена продажи * Количество.

Вариант 21

Расчет дохода фирмы

Сумма = Январь + Февраль + Март.

39

Вариант 22

Закупка вычислительной техники

Всего ед. = Итого компьютеры + Итого модемы + Итого принтеры + Итого ксероксы.

40