положение о практике2014

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

"УТВЕРЖДАЮ" Декан факультета международного бизнеса и делового администрирования проф. Колесникова И.В.

"__" _____________ 2014 г.

Методические рекомендации по выполнению практической работы по курсу «Методология консалтинга»

для слушателей магистратуры по направлению 08050068 «Общий и стратегический менеджмент»

Преподаватель Владислав ТАРАСЕНКО

(495) 5093075 v5093075@gmail.com

МОСКВА 2014-2015 учебный год

1

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

2

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

1.Общие положения.

1.1Термины и определения (глоссарий)

Администратор (координатор) проекта управленческого консультирования – участник проекта, отвечающее за организацию процесса планирования и контроля хода работ по проекту, свода отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оформление документов по проекту.

Архив (дело) проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.

Блок мероприятий (суммарная задача) - часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата в проекте. На блок мероприятий оформляется частное техническое задание.

Веха - см. "Контрольное событие".

Декомпозиция - разделение блоков мероприятий проекта на более мелкие и более управляемые компоненты с целью обеспечения эффективного планирования, организации и контроля проекта.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных и иногда перекрывающихся этапов проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле, характером самого проекта и его прикладной областью. В учебном проекте по управленческому консультированию жизненный цикл состоит из инициации, планирования, исполнения и закрытия проекта.

Задачи проекта - декомпозиция цели (ей) проекта с выделением конкретных, измеримых, достижимых, ограниченных во времени частей проекта (задач проекта).

Заинтересованные стороны проекта (стейкхолдеры проекта) – физические и юридические лица, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект, или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Заказчик проекта – внешнее физическое или юридическое лицо, заинтересованное в выполнении консалтингового проекта и являющееся владельцем результатов проекта.

Запрос на изменение в проекте - документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (Паспорт проекта, Техническое задание, частное техническое задание, Планграфик проекта). Документ содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

Индикатор проекта/процесса - см. "Показатель проекта/процесса".

Инструмент - средство практической реализации управленческого решения в организации Заказчика. Примеры инструментов: коллегиальный орган (аттестационная комиссия), информационная система (система электронного документооборота), документ (штатное расписание).

Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

Контрольное событие (веха) - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: "Утверждено положение о ...", "Информационная система запущена в промышленную эксплуатацию".

Ключевые показатели эффективности (КПЭ) - показатели, по которым оценивается эффективность действий, процессов и функций управления.

КПЭ проекта - численный показатель, определяющий эффективность реализации проекта, используемый для определения вклада участника проекта в проект.

КПЭ блока мероприятий - численный показатель, определяющий эффективность

3

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

выполнения блока мероприятий проекта, используемый для определения оценки вклада участника проекта в проект.

Консалтинг – предоставление услуг организациям и частным лицам, связанных с совершенствованием систем управления, организационным развитием, повышением качества управленческих, организационных, финансовых, технологических, маркетинговых, логистических, инженерных решений, принимаемых менеджментом организаций. Услуги по консалтингу могут предоставляться как в форме проекта, так и в форме процесса (аутсорсинга) функций организации.

Критерии успеха проекта - совокупность однозначных и ясных показателей (признаков), которые дают возможность судить об успешности выполнения проекта.

Мероприятие (работа) - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющий сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: "Определение ключевых показателей...", "Подготовка регламента...".

Методология консалтинга – совокупность знаний о методах, инструментах, методиках, способах и средствах реализации работ по консалтингу.

Отчет по проекту - инструмент проектного управления, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения.

Паспорт проекта - документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, План контрольных событий проекта.

План-график проекта - инструмент проектного управления, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий.

План контрольных событий - инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью Паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания Плана-графика проекта.

Представитель Заказчика – должностное лицо или сотрудник организации Заказчика, обладающий полномочиями на представление интересов Заказчика при реализации работ по проекту.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание временным коллективом (рабочей группой) уникального результата для Заказчика в условиях временных и ресурсных ограничений.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на достижение определенной цели. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Процессно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности).

Рабочая группа – временная группа, создаваемая для реализации целей проекта, имеющая заданные роли и статусы ее участников.

Результаты проекта – передаваемые Заказчику документы, инструменты, либо реализованные мероприятия (действия), совершенные в рамках работ по проекту. Основным результатом работ по управленческому консультированию является организационно-управленческий инструмент управления. Результаты проекта передаются Заказчику по акту приемки-сдачи.

4

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

Риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать влияние на проект.

Управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых

иматериально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

Управление процессом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых

иматериально-технических ресурсов процессом, направленные на эффективное достижение целей процесса и его непрерывное совершенствование.

Этап проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью эффективного управления достижением основного результата выделенной (обособленной) части проекта.

5

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

1.2 Цели и задачи курса

Цель курса «Методология консалтинга» состоит в том, чтобы в процессе реализации учебного проекта освоить различные методы, инструменты и методики реализации работ по консалтингу (управленческому консультированию), а так же получить .

Задачи курса состоят в том, чтобы реализовать консалтинговый проект и развить следующие навыки, востребованные при реализации консалтинговых работ:

навыки управления проектом и самоорганизации рабочей группы, которые включают навыки планирования, контроля, координации работ в рамках проекта, созданию схем взаимодействий рабочей группы, координации работ по проекту, личному и групповому тайм-менеджменту, самомотивации, осуществлением документооборота проекта, владением способами оформления документов.

аналитические навыки, связанные с анализом и систематизацией информации о внешней и внутренней среде компании – Заказчике работ по проекту, формированием, проверкой и критикой гипотез по улучшению системы управления, уточнением моделей организации, схем бизнес-процессов, моделей принятия решений.

коммуникативные навыки, связанные с подготовкой и проведением презентаций, общением и взаимодействием в коллективе, взаимовлияния, командообразования, риторики и аргументации, способов презентации и ораторского мастерства,

1.3Рекомендуемые стандарты и нормы

При оформлении документов и отчетов рабочей группе проекта необходимо руководствоваться ГОСТ 7.32-2001 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (введен Постановлением Госстандарта России от 04.09.2001 N 367-ст) (ред. от 07.09.2005).

При управлении проектом рабочей группе необходимо руководствоваться ГОСТ Р 54869-2011 «Национальный стандарт Российской Федерации. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от

22.12.2011 N 1582-ст).

При формировании предложений по повышению качества менеджмента организации рабочей группе необходимо руководствоваться ГОСТ ISO 9001-2011 «Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования» (введен в

действие Приказом Росстандарта от 22.12.2011 N 1575-ст), а так же ГОСТ ISO 9000-2011. «Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (введен в действие Приказом Росстандарта от 22.12.2011 N 1574-ст).

1.4Политика конфиденциальности

Политика конфиденциальности состоит в нераспространении информации, которая является конфиденциальной для Заказчика или которая может принести тот или иной ущерб Заказчику.

В связи с этим, не допускается использование и передача третьим лицам информации полученной от Заказчика, а так же информации полученной в процессе реализации работ.

1.5 Группы процессов консалтингового проекта

Процесс управления консалтинговым проектом состоит из следующих групп процессов:

Инициация консалтингового проекта; Планирование консалтингового проекта; Исполнение консалтингового проекта; Управление изменениями консалтингового проекта; Контроль консалтингового проекта;

6

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

2.Требования к реализации процессов проекта

2.1Инициация консалтингового проекта

2.1.1.Результатом инициации проекта является:

регистрация участников проектов в закрытой группе «Методология консалтинга 20142015» в социальной сети вконтакте;

определение состава рабочих групп проектов (определяется преподавателем, либо по инициативе рабочей группы) и сдача формы ФУП-4 преподавателю,

определение Заказчиков работ по проектам (определяется преподавателем, либо по инициативе рабочей группы),

определение Администраторов (координаторов) проектов (определяется рабочей группой),

заполнение рабочими группами и утверждение преподавателем Паспорта проекта по форме ФУП-1, представленной в приложении,

утверждение Заказчиком Технического задания (форма ФУП-2) и укрупненного плана контрольных событий проекта по форме ФУП-5 (см. приложение).

2.2. Планирование и организация документооборота проекта

2.2.1. Результатами процесса планирования являются:

детальный план контрольных событий проекта, по форме ФУП-5, представленной в приложении;

план-график проекта по форме ФУП-6, представленной в приложении; формирование частных технических заданий (ЧТЗ) на блоки работ по форме ФУП-3,

представленной в приложении.

создание электронного архива документов проекта в сети интернет в группе «Методология консалтинга 2014-2015» а так же на базе общего почтового ящика рабочей группы и связанных с ним функций (календарь, хранение документов, sms оповещение о наступлении контрольных событий проекта, проведение чатов и конференций).

2.2.2 Участники рабочей группы персонально оцениваются преподавателем с точки зрения своевременного и качественного предоставления результатов процесса планирования. Администратор проекта координирует работы по детализации утвержденного Плана контрольных событий проекта и составления Плана-графика по форме, представленной в приложении.

2.2.3. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение достаточного (на основании экспертного мнения преподавателя и Заказчика проекта) количества мероприятий и контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц), этапы проекта, весь проект. Постановка задач на блоки описывается частными техническими заданиями.

2.2.4. План-график проекта согласуется: а) участниками проекта; б) администратором проекта; в) преподавателем; г) Заказчиком.

2.2.5. Все документы, сформированные по результатам процесса хранятся в бумажном виде в архиве проекта у администратора, а так же в электронном виде на общем ресурсе (в общем электронном архиве проекта в закрытой группе «Методология консалтинга 2014-

2015»).

2.2.5. Ответы на запросы и электронные письма в рамках проекта должны быть сделаны в течение текущего рабочего дня. Письма, содержащие документы на согласование должны быть снабжены уведомлением о прочтении.

7

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

2.2.6. В бумажном и электронном архиве проекта хранятся:

Список консультантов проекта с указанием их контактов (телефоны и электронные адреса) по ФУП-4,

Техническое задание и ЧТЗ по ФУП-2 и ФУП-3; Паспорт консультационного проекта (утверждается преподавателем-консультантом) по

ФУП-1; Общее описание организации согласно приложению 2;

Глоссарий проекта по Форме ФУП-10; Отчеты о всех переговорах с представителями Заказчика в рамках проекта;

Протоколы совещаний групп консультантов по ФУП-10; Протоколы полевых исследований по ФУП-8; Деловая официальная переписка с Заказчиком;

Формы документов полевых исследований организации (анкеты, формы наблюдений, бланки документов и пр.) утвержденные Заказчиком;

Прочие аналитические документы, прилагаемые к Делу, сформированные стороними организациями (обзоры, статьи, исследования и пр.);

Заполненные полевые документы (анкеты, отчеты, протоколы); Результаты обработки данных полевых исследований, ментальные и когнитивные

карты; Отчет и документы для заказчика, утвержденные Заказчиком и преподавателем-

консультантом; Акт приемки-сдачи результатов проекта Заказчику;

Отчет по проекту для Заказчика, Слайды презентации проекта на его защите;

Прочие документы, имеющие отношение к проекту.

2.3Исполнение проекта

Исполнение проекта осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденными Техническим заданием, Паспортом проекта и Планом-графиком проекта. Участники проекта реализуют запланированные мероприятия и достигают контрольных событий, при этом своевременно доносят до преподавателя и Заказчика возникающие проблемы и риски посредством Отчетов по проекту. При необходимости участники проекта подготавливают запросы на изменения проекта (см. п.2.4). Руководители блоков мероприятий в рамках выделенных зон ответственностей обеспечивают своевременность и качество реализации мероприятий, и достижения контрольных событий.

Исполнение проекта состоит из следующих блоков мероприятий: анализ проблемной ситуации Заказчика;

формулировка и оформление решений документами организации Заказчика. передача результатов проекта Заказчику; защита проекта.

2.3.1.Анализ проблемной ситуации Заказчика;

2.3.1.1.Результатами анализа проблемной ситуации Заказчика являются:

проведение встреч с представителями Заказчика и составление отчетов по переговорам с представителями Заказчика по форме ФУП-7, представленной в приложении;

общее описание организации Заказчика по рекомендации представленной в приложении;

составление глоссария проблемной области (не менее 20 терминов и их определений) по форме ФУП-11, представленной в приложении;

составление ментальной карты проблемной области Заказчика по рекомендациям,

8

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

представленным в приложениях; формулировка гипотез о приоритетных причинно-следственных связях и оформление

их в когнитивной карте по рекомендациям, представленным в приложении; формирование ЧТЗ на исследования организации (рынков, экспертных сетей)

Заказчика по форме ФУП-3; детализация плана исследований и фиксация его в форме ФУП-6;

проведение полевых и кабинетных исследований с целями доказательства (опровержения) гипотез и оформление их протоколами по формам ФУП-7 – ФУП-10, представленным в приложении.

2.3.1.2.На этапе проведения исследования рабочая группа планирует и протоколирует все исследования и интервью, устраивая мозговые штурмы и обсуждения их результатов с точки зрения формулировки гипотез и постановки проблем.

2.3.1.3. Консультанты осуществляют сбор информации путем проведения интервью с сотрудниками и руководителями подразделений, анкетирования и наблюдения за деятельностью.

Собранные таким образом сведения должны проверяться путем сравнения со аналогичными сведениями получаемыми из других независимых источников, открытой литературы.

Рабочая группа совместно с Заказчиком определяет:

количество лиц, которые необходимо привлечь к интервью, анкетированию и наблюдению,

методику проведения интервью, анкетирования и наблюдения, состав интервьюеров, порядок оформления результатов,

порядок анализа и систематизации результатов.

Указанные работы должны быть обсуждены с преподавателем-консультантом. 2.3.1.4 Перед интервью необходимо:

согласовать с интервьюируемым (респондентом) место и время интервью заранее (желательно – за несколько дней),

заранее переслать респонденту вопросы, по которым будет проводиться интервью, подготовить место для интервью. Желательно, чтобы интервью не проходило на

рабочем месте сотрудника, подготовить диктофон для записи интервью,

приходить вовремя - не опаздывать на интервью, вовремя включить диктофон и обеспечить его работоспособность. 2.3.1.5. Во время интервью необходимо:

контролировать работоспособность диктофона, попросить респондента не отвечать на телефонные звонки во время интервью

спросить респондента о том, насколько он понял вопросы. В случае необходимости – разъяснить смысл вопросов и добиться правильного их понимания,

задавать вопросы последовательно, уточняя формулировки и точность ответов, уточнять терминологию. В случае, если термин нуждается в определении, уточнить

определение и внести его в глоссарий, в случае, если возникает идея об изменении документа или предложениям по

улучшениям бизнес процесса, отмечать это в протоколе интервью. После интервью необходимо:

сохранить файл с интервью в формате mp3, написать протокол интервью, вложить документы в дело.

9

Курс «Методология консалтинга» (с) Владислав Тарасенко (495) 5093075, v5093075@gmail.com

2.3.2. Формулировка и оформление решений документами организации Заказчика

2.3.2.1. Результатами процесса формулировки и оформления решений документами организации Заказчика являются:

служебная записка на имя руководителя организации Заказчика с обобщением результатов анализа проблем и формулировкой решения либо альтернативных решений;

проекты внутренних документов (например, приказ, регламент, бизнес-план, дорожная карта, расчеты экономической эффективности и пр.).

2.3.3. Передача результатов проекта Заказчику и составление отчета для Заказчика

2.3.3.1.Передача результатов проекта Заказчику осуществляется в соответствии с Техническим Заданием и оформляется Актом приемки-передачи результатов проекта по форме ФУП-12.

Так же по результатам Работ Заказчик пишет отзыв о работе консультантов в произвольной форме, где отражает результаты работ и уровень своей удовлетворенности проведенными работами.

2.3.3.2.Отчет для заказчика работ должен содержать:

Титульный лист ИБДА. На титульном листе необходимо указать: название проекта, код проекта, даты начала и окончания проекта, название организации Заказчика, Список консультантов проекта, фамилию преподавателя.

Техническое задание.

Общие положения. В общих положениях раскрываются цели и задачи проекта, основные понятия (глоссарий) проекта.

Изложение методики исследования и содержания работ консультантов.

Гипотезы, которые были выдвинуты консультантами. Результаты исследований.

Ментальную и когнитивную карту.

Выводы с точки зрения обнаружения причинно-следственных связей, доказательства (опровержения) гипотез.

Письменные результаты проекта, передаваемые заказчику:

Например: Бизнес-план, Список мероприятий. Дорожная карта.

Технико-экономическое обоснование мероприятий и пр.

Отчеты о мероприятиях – результатах проекта.

2.3.4.Защита проекта и завершение работ

2.3.4.1.В сроки, установленные в приложении 4 рабочая группа передает в деканат:

итоговый отчет по работам (в 2 экз.); отчет для заказчика, отзыв и акт приемки-сдачи, презентацию,

архив документов проекта (бумажные версии).

Документы должны быть переплетены и оформлены согласно ГОСТ 7.32-2001 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (введен Постановлением Госстандарта России от 04.09.2001 N 367-ст) (ред.

от 07.09.2005).

10