Робота 1.Організація позамашинної інформаційної бази: технологія проектування первинних документів
Мета: засвоєння і закріплення студентами методики проектування первинних документів, створення і обробки первинних документів засобами MSWord.
Вимоги до знань, умінь та навичок після виконання завдань роботи
Після виконання роботи студент повинен знати:
склад інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи;
структуру форми первинного документа;
методику проектування форм первинних документів.
Після виконання роботи студент повинен уміти:
створювати й обробляти первинні документи засобами MSWord;
будувати схеми інструментальними засобами MS Word.
Після виконання роботи студент повинен володіти навичками:
проектування і аналізу первинних документів.
Контрольні питання
Що входить до складу інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи?
Дайте визначення позамашинної інформаційної бази.
Що таке документ, первинний документ, система документації?
Перерахуйте основні етапи проектування первинних документів.
Назвіть вимоги, які висуваються до первинних документів.
Призначення характерних частин первинного документа.
Які існують форми побудови зон первинних документів?
Як в середовищі MS Word створити і відформатувати таблицю? Які існують варіанти?
Як в середовищі MS Word можна реалізувати розрахункові реквізити?
Завдання
Основне завдання для парних варіантів. Засобами MS Word спроектувати форму первинного документа “Накладна”, заповнити початковими даними (не менше, ніж 20 рядків) і підготувати до друку. Орієнтацію сторінки Книжная.
Початкові дані. Форма накладної містить такі реквізити заголовної частини: номер і дата виписки документа, назви підприємства, платника, одержувача, підставу. Реквізитами змістовної частини документу є назва товару, його сорт (виробник), одиниця виміру, кількість та ціна. Змістовна частина також має розрахункові реквізити – вартість товару, підсумок вартості товарів.
У формі накладної слід передбачити такі елементи: код форми (ПД <№_варіанта>), поля для ручного занесення дати відвантаження, підписів матеріально-відповідальної особи складу та одержувача товарів.
Основне завдання для непарних варіантів. Засобами MS Word спроектувати форму первинного документа “Відомість витрати матеріалів і палива”, заповнити початковими даними (не менше, ніж 10 рядків) і підготувати до друку. Орієнтацію сторінки Альбомная.
Початкові дані. Заголовна частина відомості містить такі реквізити: номер і дата виписки документа, підприємство і його ідентифікаційний код ЄДРПОУ (8 цифр), матеріально-відповідальна особа, період дії відомості. Реквізитами змістовної частини документу є дата відпуску активу, тип активу (матеріал, паливо, запчастина тощо), його назва, одиниця виміру, ціна, кількість, кому (матеріально-відповідальна особа) і для яких потреб відпущено. Потрібно також передбачити такі розрахункові поля та відповідні механізми розрахунку: вартість активу та загальний підсумок їх вартості.
У формі відомості також потрібно передбачити такі елементи: код форми (ПД <№_варіанта>), підпис особи, яка відпустила матеріал, для кожного активу – підпис його одержувача.
Пояснення. “Відомість витрати матеріалів і палива” відкривається на певний період і має на меті зменшити кількість первинних документів, таких як “Накладна”. Після закінчення періоду дії відомість закривається.
Додаткове завдання 1 для всіх варіантів. Засобами панелі інструментів Рисование побудувати схему “Структура інформаційного забезпечення АІС” (дивись рис.1.1), використавши шрифт для написів Time New Roman.
Додаткове завдання 2 для всіх варіантів. Проаналізувати первинний документ “Прибутковий ордер” (рис.1.3):
визначити характерні частини;
визначити склад і призначення реквізитів документа, дати їм сутнісну характеристику;
визначити форму побудови зон заголовної, змістовної та оформлювальної частин;
визначити склад початкових, розрахункових і підсумкових реквізитів таблиці змістовної частини документа;
навести формули визначення розрахункових реквізитів і підсумків.