- •Методичні вказівки до лабораторної роботи № 5
- •1. Мета заняття
- •2. Завдання роботи
- •3. Зміст роботи
- •4. Вимоги до звіту
- •5. Загальні положення
- •5.1. Загальні поняття про бази даних
- •5.2. Команда „Форма”
- •5.3. Сортування записів
- •5.4. Фільтрація або вибірка даних
- •5.4.1. Застосування „Автофільтру”
- •5.4.2. Застосування „Розширеного фільтру”
- •5.4.3. Робота з відфільтрованими даними
- •6. Методичні рекомендації
- •6.1. Редагування і вибір записів у формі даних
- •6.2. Фільтрація даних
- •7. Контрольні питання
- •8. Рекомендована література
Методичні вказівки до лабораторної роботи № 5
„УПРАВЛІННЯ ДАННИМИ В MICROSOFT EXCEL”
1. Мета заняття
Оволодіти навичками роботи з базами даних в Microsoft Excel.
2. Завдання роботи
Навчитись:
2.1. Створювати бази даних.
2.2. Створювати форми даних і працювати в них із записами.
2.3. Сортувати записи в базах даних.
2.4. Вибирати записи по різноманітним критеріям.
3. Зміст роботи
3.1. Створити новий аркуш робочої книги „База даних” і розмістити на ньому довільні дані (не менше 20 записів), або дані вказані викладачем, у вигляді бази даних. В першому рядку таблиця повинна містити імена полів. З другого рядка повинні розміщуватись записи.
3.2. Викликати форму даних для вашої таблиці і відредагувати записи в ній згідно п. 6.
3.3. Вибрати записи по наступним умовам :
по єдиному в своєму роді критерію в текстовому полі;
більше одного зі значень в числовому полі;
по першій літері текстового поля;
по двом критеріям в числових полях.
3.4. Відсортувати базу даних по убуванню третього стовпця.
Однакові значення третього стовпця відсортувати по зростанню другого.
3.5. Включити „автофільтр” і відфільтрувати записи по наступнім параметрам:
однаковість в текстовому полі;
неоднаковість в числовому полі;
И інтервал;
ИЛИ інтервал.
3.6. Оформити звіт.
4. Вимоги до звіту
Звіт повинен включати:
назву і номер роботи, відомості про виконавця;
постановку задачі і відомості про послідовність її виконання;
відповіді на контрольні питання п.7 вказівок;
таблиці з розрахунками.
До звіту додається дискета з виконаним завданням.
5. Загальні положення
5.1. Загальні поняття про бази даних
База даних - це будь-яка сукупність пов’язаної інформації, поєднана по певному признаку. Наприклад, базою даних є розклад польотів літаків, або розклад руху автобусів. Більшість баз даних для збереження своєї інформації зазвичай використовують таблиці. Кожна таблиця складається з рядка стовпців, які в комп’ютерних базах даних називаються записами і полями.
Основним призначенням бази даних є забезпечення швидкого пошуку інформації, що міститься в ній і вибірка інформації по заданому критерію.
Microsoft Excel має певний набір команд, які дозволяють легко працювати з базами даних. Щоб скористатися можливостями Microsoft Excel для обробки даних, потрібно створити базу даних на робочому аркуші. Базу даних, як і будь-яку книгу Microsoft Excel, створюють командою „Файл” „Створити”.
5.2. Команда „Форма”
„Форма” – один з об’єктів Microsoft Excel, призначений для комфортної роботи користувачів при уведенні, відображенні та зміні даних при роботі з базою даних.
За допомогою команди „Дані” „Форма” можна вивести форму даних, яка представляє собою діалогове вікно, яке безпосередньо використовується для перегляду, зміни, додавання і видалення записів бази даних, або для пошуку конкретних записів на основі визначених критеріїв пошуку.
В цьому діалоговому вікні, назви стовпців таблиці стають іменами полів у формі даних. Microsoft Excel автоматично присвоює „гарячі клавіші” кожному імені поля. Для того, щоб переміститись в певне поле, необхідно одночасно натиснути клавішу <ALT> з літерою, яка підкреслена в імені поля. Поля відповідають кожному стовпцю у списку. Всі поля, які доступні для редагування, з’являються у вікні редагування.
Смуга прокручування дозволяє прокручувати записи у списку і показує приблизну позицію запису, що виводиться базою даних. За допомогою бігунка на смузі прокручування і за допомогою стрілок на її кінцях, можна переміщатись усередині бази. Індикатор номера запису повідомляє номер виведеного запису і загальну кількість записів у базі. Номер запису замінюється на вікно „Створити”, якщо Ви вже знаходитесь в кінці бази.
В діалоговому вікні форми даних можна користуватись наступними кнопками:
Кнопка |
Призначення |
„Создать” |
Дозволяє ввести новий запис в базу даних. Дані що вводяться, будуть додані як новий запис в кінець бази |
„Удалить” |
Видаляє виведений запис; Інші записи бази зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені |
„Восстановить” |
Поновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляє зроблені зміни. Якщо потрібно відновити запис, то це необхідно зробити перед натисненням клавіші<ENTER> або перед переходом до іншого запису. |
„Предыдущая” |
Виводить попередній запис в базі |
„Следующая” |
Виводить наступний запис в базі |
„Критерии” |
Виводить вікно діалогу, в якому можна ввести критерії або умови для відшукання потрібної підмножини записів |
„Закрыть” |
Закриває форму даних |
„Очистить” |
Видаляє існуючий критерій з вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка „Критерії”. |
„Форма” |
Повертає до типу форми даних по умовчанню. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка „Критерії” |
Якщо натиснута кнопка „Критерії”, то кнопки „Попередня” і „Наступна” дозволяють переміщуватись тільки по відібраним записам.