Создание почтовых наклеек и серийных писем

Задание 1. Создать почтовые наклейки с адресами клиентов.

Исполнение:

• В Вашей базе данных откройте вкладку "Отчеты" и нажмите кнопку "Создать".

• В открывшемся окне "Новый отчёт" выберите пункт "Почтовые наклейки", а в выпадающем списке выберите таблицу "Клиенты" и нажмите ОК. После начала работы мастера откроется окно выбора формата наклеек и бумаги для них.

• Выберите пункты "На листах", "Метрическая" и любой размер наклейки с расположением по три в ряд. Нажмите кнопку Далее.

• На втором шаге выберите шрифт (Arial Cyr), размер 10пт, насышенность (Обычный) и любой цвет. Далее.

• Отберите поля, участвующие в формировании текста наклейки и расположите их следующим образом (точно так, как это предложено в образце, с соблюдением порядка полей и знаков пунктуации):

{Название}

{Адрес}

{Город}, {Область}

{Индекс} {Страна}

Нажмите кнопку Далее.

• Выберите порядок сортировки наклеек (по полю Страна). Далее

• Выберите название для отчета "Печать этикеток адресов клиентов" и нажмите кнопку Готово.

После этого перейдите в режим Конструктора и откорректируйте отчет следующим образом:

• Поле Название оформите жирным подчеркнутым шрифтом.

• Вокруг этикетки создайте рамку синего цвета.

Задание 2.

Самостоятельно создайте наклейки для поставщиков. Поставьте в качестве фона наклейки какой-либо рисунок в формате .bmp или возьмите какой-либо рисунок в галерее ClipArt.

Добейтесь, чтобы одна наклейка находилась в рамках одного рисунка. Для изменения размещения текста наклейки на рисунке, кроме перемещения полей, используйте пункт "Макет страницы" меню "Файл".

Задание для самостоятельного выполнения.

Используйте Вашу базу данных для составления писем всем поставщикам и клиентам с приглашением на презентацию, посвященную 20-летию фирмы "Борей".

Указание:

• Откройте MS Word. В справке к нему найдите на вкладке Содержание книгу с названием Создание составных документов (слияние). Внимательно прочитайте все разделы пунктов Документы на бланке, конверты и наклейки и Заполнение бланков.

• В соответствии с полученными знаниями составьте бланк-письмо приглашения на презентацию для клиентов.

• Затем повторите то же действие для поставщиков.

• При оформлении бланка используйте логотип компании "Борей" (S:\Борей для MS Access\Борей.bmp).

Создание базы данных на основе имеющихся образцов

1. Для создания новой базы данных на основе имеющихся образцов выберите команду Создатьбазу данных в менюФайл, либо нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне выберите вторую вкладкуБазы данных, а на ней – базу данныхСтуденты и занятия.

2. После нажатия кнопки ОКAccessсохранить данную базу данных в удобном для Вас месте на диске.

3. Следующее диалоговое окно сообщит Вам, какие таблицы будет содержать база данных Студенты и занятия.Прочитайте и нажмите кнопкуДалее.

4. На следующем шаге следует добавить в базу данных образцы данных, чтобы таблицы не были пустые, а содержали какие-нибудь показательные сведения. Для этого установите «галочку» в выключателе Да, включить образцы данных.

5. Нажмите Далееи выберите понравившийся Вам вид оформления экрана, а затем – вид оформления отчета на печати.

6. Задайте название базы данных или согласитесь с имеющимся (Студенты и занятия), а также добавьте рисунок во все отчеты (рисунок выберите из библиотекиClipArt).

7. Вследующем диалоговом окне запускается процесс создания базы данных. Процесс длится несколько секунд. После его окончания на экране появляется главная кнопочная форма созданной базы данных.

8. Можно щелкать по кнопкам кнопочной формы, но в целях знакомства со структурой базы данных лучше кнопочную форму закрыть, а развернуть главное окно базы данных, в данный момент находящееся в свернутом состоянии в левом нижнем углу экрана.

9. Просмотрите все таблицы в режиме конструктора и в режиме таблицы. Обратите внимание на названия полей (без пробелов) и свойство Подпись. Найдите поля с фиксированными списками и поля, берущие свои значения из других таблиц.

10. Просмотрите схему данных. Разместите таблицы так, чтобы все поля были видны на экране и отчетливо прослеживались межтабличные связи.

11. Просмотрите формы. Есть ли среди форм развернутые в полный экран или такие, которые пользователь сам может развернуть в полный экран?

12. Подумайте, почему при открытии базы данных Студенты и занятияавтоматически открываетсяГлавная кнопочная форма. Как этого избежать? При необходимости воспользуйтесь справкойMicrosoft Access.

13. Просмотрите в режиме конструктора запросы. Какие типы запросов реализованы в базе данных? Есть ли среди условий запросов такие, которые Вам незнакомы? Обратите внимание на подписи полей, содержащих вычисления.

14. Убедитесь, что в отчеты вставлен выбранный Вами рисунок. В какую область отчета он помещается?

15. Главная кнопочная форма– это единственная форма, которую видит пользователь при эксплуатации данной базы данных. Он может вывести на экран и работать только с теми объектами базы данных, которые предлагает кнопочная форма. Проанализируйте, что это за объекты. Какие объекты остались «за бортом», т.е. преследуют только вспомогательные цели, а пользователю недоступны? Каких объектов больше?

16. После анализа базы данных Студенты и занятиязакройте ее, откройте свою базу данныхАвтомобили, создайте для нее главную кнопочную форму, предварительно решив, какие объекты необходимо поместить на нее. Организуйте автоматический запуск главной кнопочной формы при запуске базы данных Автомобили. Окно базы данных можно при этом скрыть, чтобы неопытный пользователь случайно не испортил объекты Вашей базы данных. Если Вы все еще не знаете, как это делать, воспользуйтесь справкой.