Робота з файлами документів

Створення документів.При звичайному завантаженніMSWordвідкриває порожнє вікно документа (рис. 4.1.1) з назвоюДокумент1,і далі можна просто вводити текст нового документа. Якщо ж потрібно створити новий документ, не закриваючи поточний, викликається слід подати команду Файл - Создать.При цьому праворуч у вікніWord відкривається область задач Создание документа.

Рис. 4.1.10 - Створення текстового документу

У полі Созданиецієї області перелічені типи документів, які можна створювати за допомогою редактораWord. Для створення звичайного текстового документу треба клацнути по рядкуНовый документ. Редактор Word переходить у режим створення файлу-документа, якому надається по замовчуванню ім’яДокумент N, деN- порядковий номер файлу. Створення нового документа здійснюється без закриття старого.

Так можна створювати декілька документів і працювати з ними одночасно, перемикаючись між текстами документів за допомогою пункту меню Окноі позначаючи мишкою той документ, який потрібний для роботи. При цьому можна виконувати копіювання і вставлення або перенесення виділених фрагментів з одного документа в інший.

Створення документів за допомогою шаблонів і майстрів. Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових документів. Він пропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.

Шаблон- це порожній бланк, в якому користувач заповнює потрібні поля своєю інформацією. Шаблон може попередньо включати деякі заповнені поля, які є спільними для всіх документів даного типу. Створення звичайних текстових документів уWordґрунтується на стандартному шаблоніНовый документ(файлNormal.dot), який визначає стиль форматування абзаців та символів, параметри настроювання панелей-інструментів, клавіатури, меню тощо.

Майстербазується на шаблонах, але на відміну від останніх вони дозволяють ще більше спростити процес введення даних у документ. Якщо при заповненні шаблона користувач самостійно переміщується по документу і розміщує в ньому інформацію, то при використанні майстрів дані заносяться в процесі діалогу майстра з користувачем.

Для того, щоб скористатися шаблонами або майстрами, треба подати команду Файл – Создать, а потім в області задачСоздание документа(рис. 4.1.10) вибрати пунктШаблоны – На моем компьютере. З’являється вікноШаблоны (рис. 4.1.11).

Рис. 2.1.11 – Перелік шаблонів і майстрів

Залежно від типу документа, який треба створити, відкриваємо відповідну вкладку, а в неї вибираємо потрібний майстер або шаблон. На Рис. 4.1.11 відкрита вкладка Другие документы, в який містяться шаблони і майстер для створення резюме.

Збереження документів.Для збереження тексту документа в на магнітному диску слід виконати команду Файл - Сохранитьабо натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная.Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається вікно діалогуСохранение документа(рис.2.1.12).

Рис. 2.1.12 - Збереження текстових документів

В цьому вікні треба вказати папку,ім’я, під яким документ буде збережений, і після цього натиснути кнопкуСохранить. За замовчуванням документамWordприсвоюється розширенняdoc. Після збереження тексту в заголовку вікна документа ім’яДокументзмінюється на ім'я, під яким збережено документ.

У вікні діалогу є однорядковий список Тип файла.Він дає можливість конвертувати документ у формати, відмінні відWord(наприклад, формат MS DOS, формати інших текстових редакторів). Для цього слід розкрити список і вибрати потрібний формат.

Якщо команда Файл - Сохранитьвиконується не вперше або документ завантажувався з магнітного диска, то за командою Файл - Сохранитьдокумент записується на диск під старим іменем без діалогу з користувачем.

Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл - Сохранить как.При цьому відкривається вікно діалогу Сохранение документа,і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа.

Будь-який документ можна автоматично записувати на диск через певний інтервал часу. Для цього слід встановити режим автоматичного збереження, виконавши команду Сервис - Параметрыі вибравши вкладку Сохранение. На екрані з'явиться відповідне вікно діалогу, в якому треба активізувати прапорецьавтосохранение каждые: ... мин.Wordбуде зберігати редагований документ через вказані інтервали без команд користувача.

Завантаження документа.Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування. Для цього слід подати команду Файл - Открыть — на екрані з’явиться вікно діалогуОткрытие документа, подібне до вікна збереження документу (рис. 2.1.12)У цьому вікні треба вказатипапкутаім’яфайлу, який треба відкрити. Опція Тип файлов дозволяє завантажувати документи в форматі, відмінному від форматуWord. Після встановлення всіх параметрів слід натиснути кнопкуОткрыть.

Закриття документа.Після завершення роботи над документом його слід закрити командою Файл - Закрыть.При виконанні цієї команди вікно документа очиститься. Якщо документ не був збережений, тоWordзапропонує його зберегти.

Вихід з редактора Word.Перед виходом з редактора слід зберегти всі документи, в які вносились зміни. Для виходу треба подати команду Файл – Выход