0402_UMPS_tekhn_2013

Порядок денний:

1.Стан підготовки до друку першого тому біо-бібліографічного словника «Українські письменники XIX–XX ст.». Інформація голови комісії з підготовки до видання словника Чайковського В. І.

2.Стан підготовки до редагування другого тому біо-бібліографічного словника. Інформація старшого бібліографа Литвиненка Б. Д.

3.Розгляд заяви бібліографа Вишневської М. І. про виділення їй путівки до санаторію. Інформація голови профкому Банаха О. Т.

1. СЛУХАЛИ:

Виступ Чайковського В. І., який розповів про завершення роботи над першим томом словника.

ВИСТУПИЛИ:

Іваненко М. З. відзначив, що..., Русин В. І. підкреслив .... Вишневська К. А. запропонувала ... (називаються ті особи, що виступали, та стисло викладається зміст їхніх виступів із зауваженнями і пропозиціями).

УХВАЛИЛИ:

Врахувати зауваження Русина В. І. й Вишневської К. А. й до 1 листопада 2000 року здати рукопис першого тому словника на виробництво.

2. СЛУХАЛИ:

Інформацію старшого бібліографа Литвиненка Б. Д. про стан редагування другого тому словника.

ВИСТУПИЛИ: ...

УХВАЛИЛИ: ...

3. СЛУХАЛИ:

Заяву бібліографа Вишневської М. В. про виділення їй путівки до санаторію

«Хмільники».

ВИСТУПИЛИ: ...

УХВАЛИЛИ:...

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Він складається й надсилається або ж передається окремим особам, установам чи підприємствам і має номер відповідного документа. Витяг підписує секретар, скріплює печаткою, а в протоколі роблять

111

помітку, що зроблено витяг, зазначають, коли й кому його вручено чи надіслано.

Реквізити витягу з протоколу

1.Назва виду документа (Витяг з протоколу).

2.Заголовок протоколу.

3.Номер протоколу.

4.Дата протоколу.

5.Текст витягу.

6.Дата видачі витягу.

7.Підпис секретаря або голови засідання.

8.Печатка.

Зразок

Витяг з протоколу № 2

загальних зборів профспілкового комітету ДонНАБА від 25 січня 2012 р. м. Макіївка

СЛУХАЛИ:

Заяву Іванченка М. Ф. з клопотанням про виділення йому путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Пуща-Водиця» на червень або липень

2012 року.

УХВАЛИЛИ:

Виділити Іванченку М. Ф. путівку до названого санаторію.

Звіт

Звіт – це усне або письмове повідомлення, доповідь про проведення дорученої роботи, підсумок діяльності особи чи організації, узагальнення зробленого. За змістом звіт буває простим і складним, залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти пишуться на друкованих бланках, текстові – на звичайному папері, але здебільшого за поданою схемою. Як правило, звіти складаються за роботу, виконану протягом певного періоду (дня, тижня, місяця, кварталу, півріччя, року).

У заголовку звіту треба зазначити, яка організація (особа), за який період і за яку роботу звітує. Починати звіт бажано з невеликого вступу. Потім необхідно перелічити виконані завдання чи види робіт. Звіт повинен бути

112

стислим, точним, конкретним, містити необхідні цифрові дані, прізвища, здебільшого мати узагальнення і висновки.

Реквізити звіту

1.Назва виду документа (Звіт).

2.Заголовок (вказується організація, установа, підприємство), напрямок діяльності за звітний період.

3.Текст (вступ, де зазначається завдання, що ставиться перед організацією, установою, підприємством за звітний період), основна частина (опис і аналіз виконаної роботи), висновки (зауваження, пропозиції та перспективи на майбутнє).

4.Підпис керівника установи чи особи, яка відповідає за складання звіту.

5.Дата складання.

6.Печатка.

Якщо ж звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, а кожна частина має свою назву.

У звітах, що не виходять поза межі структурного підрозділу, ні штамп, ні печатка не ставляться.

Схема-зразок

Звіт про перекладацьку практику

Студента( ки)_____________________________

Групи……….курс………..факультету лінгвістики………………..

Київського міжнародного університету

У тексті звіту зазначити:

1)період проходження практики;

2)базу практики (назва установи);

3)види перекладу, виконані студентом-практикантом (письмовий, усний);

4)типи текстів, перекладених студентом під час проходження практики;

5)перелік заходів (конференції, перемовини і т. д.), у процесі яких студент(ка) виконував(ла) переклади;

6)відповідність рівня технічного оснащення установи завданням, які ставляться програмою практики (наявність офісної техніки, двомовних тлумачних термінологічних словників);

113

7)зауваження та побажання студента щодо організації та порядку проведення перекладацької практики;

8)характеристика професійних умінь і навичок, набутих студентом під час проходження перекладацької практики.

Прес-реліз

Прес-реліз – стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію – побудову храму, школи; створення установи, фірми чи компанії; з нагоди виходу з друку книги, рукопис якої на Всеукраїнському конкурсі на кращий художній твір журі визнало найкращим серед сотень творів красного письменства, поданих на конкурс; появи на екрані нового фільму, що здобув високу нагороду на Міжнародному кінофестивалі; організації концерту відомих хорових колективів, оркестру симфонічної музики, солістів; відкриття цікавої виставки образотворчого мистецтва тощо.

Для написання прес-релізу є багато підстав, центральна з яких – це усвідомлення необхідності ознайомити якнайширше коло громадськості з подією, фактами, які зацікавлять її.

Речення в прес-релізі повинні бути змістовними, стислими, дохідливими. Заголовок у цьому повідомленні графічно необхідно виділити великим

шрифтом, підзаголовок – меншим, а текст – ще меншим.

Реквізити прес-релізу

1.Назва виду документа (Прес-реліз).

2.Адресат (він може зазначатися або й не зазначатися).

3.Заголовок.

4.Текст (містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події).

5.Дата розсилання.

6.Підпис (один чи кілька).

7.Адреса й телефон відправника (подається для того, щоб можна було одержати відповідь на питання, що виникають, докладніше ознайомившись із інформацією).

Зразок

ПРЕС-РЕЛІЗ Лазерний диск «Словники України»

Український мовно-інформаційний фонд Національної академії наук України відповідно до Указу Президента України від 7 серпня 1999 р. № 976 «Про розвиток національної словникової бази» підготував і випустив у вигляді

114

лазерного диску перший повномасштабний український електронний словник (автори – В. А. Широков, І. В. Шевченко, О. Г. Рабулець, О. М. Костишин, М. М. Пещак). Це інтегрована лексикографічна система «Словники України», яка об’єднує п’ять словників: орфографічний, орфоепічний, синонімічний, антонімічний та фразеологічний, а також функцію словозміни.

За допомогою системи «Словники України» користувач може дізнатися про написання, наголошення, вимову близько 152 тисяч слів української літературної мови, а також одержати повну інформацію про відмінювання цих слів в усіх граматичних значеннях (відмінках, числах, особах тощо). Крім того, можна дізнатися про синоніми (слова з близькими значеннями) та антоніми (слова з протилежним значенням), а також про вживання заданого слова у цілісних виразах зі спеціальним значенням (фразеологізмах). На диску міститься інформація про 2 200 антонімічних пар, 9 200 синонімічних рядів та 56 тисяч фразеологічних одиниць, а також близько З мільйонів похідних словоформ.

Користувач може легко переходити з однієї системної функції в іншу. Особливістю системи є суцільна індексація текстів словників, що дає змогу виходу в реєстр та отримання інформації про будь-яке слово з текстів словників (в тому числі літературних ілюстрації тощо) за допомогою подвійного натиснення мишкою на це слово. При цьому автоматично реконструюється вихідна (словникова) форма слова, а далі можна провадити пошук за будь-яким з п’яти словників.

Система «Словники України» укладена на основі сучасних академічних словників української мови за допомогою словозмінної класифікації та комп’ютерних програм, розроблених фахівцями Українського мовноінформаційного фонду, і випущена загальним накладом ЗО тис. примірників.

Український мовно-інформаційний фонд НАН України Тел.: +380 (44) 267-48-95

E-mail: maxie@i.com

Довідка

Довідкою називається документ інформаційного характеру, який підтверджує факти з життя й діяльності громадян та різні обставини діяльності закладів, організацій, підприємств, установ.

Довідки бувають службові й особисті.

Службові довідки складаються на запит чи за вказівкою вищої організації або ж службової особи.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Вони можуть мати цільове призначення, котре, як правило, вказується наприкінці тексту. Текст довідки особистого характеру типовий. А тому слід використовувати готові бланки закладів (організацій, підприємств і установ), на яких тільки заповнюються (від руки) реквізити (кому, про що, для подання куди).

115

Реквізити особистої довідки

1.Назва організації, що видає довідку.

2.Дата і номер.

3.Назва виду документа (Довідка).

4.Текст, у якому вказують прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка (у давальному відмінку); текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5.Підпис службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Пан Іванченко К. Т. народився 15 березня1970 року в м. Києві. Мешкає за адресою: вул. Ігорівська 1, кв. 10, Київ-70, 04070. Довідку видано на вимогу

Доповідна й пояснювальна записки

Доповідна записка – службовий документ, повідомлення з будь-якого питання на ім’я керівника установи з висновками й пропозиціями. Вона інформує керівника про стан справ, певні явища й факти, про виконану роботу, якусь ситуацію тощо.

За формою й змістом доповідна і пояснювальна записки близькі до заяви. Проте є певні відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли треба висловити думку організації чи службової особи з певного питання, подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання.

Доповідні записки бувають інформаційного, звітного, ініціативного характеру.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює автор записки, і зовнішні, що адресується керівникові вищої організації.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – чітко сформульованими.

Коли наведені факти або зроблені висновки й пропозиції потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленнями про заходи, вжиті на місцях, і конкретними пропозиціями.

Внутрішні записки оформляються на чистих аркушах паперу й підписуються укладачем. Зовнішні записки пишуться на готових бланках, виходять від установи чи структурного підрозділу й підписуються керівником.

І внутрішні, і зовнішні записки датуються. Крім того, зовнішня записка (доповідна й пояснювальна) має ще й вихідний номер та реєструється.

116

Реквізити доповідної та пояснювальної записок

1.Найменування адресата – посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка,

2.Назва документа (Пояснювальна (Доповідна) записка).

3.Заголовок.

4.Текст записки – інформація чи пропозиція з відповідною аргументацією.

5.Перелік додатків, якщо такі є, із зазначенням кількості аркушів.

6.Посада, прізвище та ініціали особи, що подає записку.

7.Дата складання записки.

8.Підпис автора записки.

Зразок доповідної записки

Проректорові з наукової роботи проф. Зайківському М. І.

Прошу відрядити старшого викладача кафедри доц. Бойчука О. Д. до м. Сімферополя з 10 березня 2012 року терміном на 4 дні для виступу з доповіддю на семінарі.

Підстава: Лист Сімферопольського будинку науково-технічної пропаганди від 03.02.2012 р. № 2 і програма семінару.

Пояснювальна записка. Існує два види таких документів. Пояснювальна записка може бути поясненням чи доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту і тощо), де дається опис роботи, виробів, безрозрахункових даних тощо, і документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання дорученої роботи і т. д.). Як правило, пояснювальні записки пишуться на вимогу керівника. Але можуть писатися з ініціативи підлеглого.

Зразок особистої пояснювальної записки

Деканові архітектурного факультету ДонНАБА проф. Бенаі Х. А.

Пояснювальна записка

Я, Бойчук Олександр Дмитрович, студент гр. Ар-21б, не відвідував заняття протягом тижня (з 11 по 15 березня 2013 року) через хворобу. Довідку № 12 від 15.03.2013 зі студполіклініки додаю.

117

6. Етикет службового листування

Класифікація листів

Лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами, закладами та юридичним особами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

-листи-прохання;

-листи-звертання;

-листи-пропозиції;

-листи-запити;

-листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

-листи-попередження;

-листи-нагадування;

-листи-підтвердження;

-листи-відмови;

-супровідні листи;

-гарантійні листи;

-листи-повідомлення;

-листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист

– цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам; змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки

листа, уникнення всього зайвого;

послідовністю та логічністю викладу. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення повторення слів, однотипних речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу;

доречністю та доцільністю (враховується співпадіння інтересів адресата і адресанта). При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування адресата.

118

Етикет ділового листування. Різні типи листів

Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі з них:

Шановний (ім’я та по батькові)! Шановний пане (пані)!

Шановні панове! Шановні колеги!

Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

У листуванні прийнято зазначити звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре! Вельмишановний професоре! Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа адресантом.

Якщо це лист-відповідь на запрошення, запит або якщо у листі викладається подяка, то вже у першому реченні доречним буде ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за ...

Насамперед дозвольте подякувати Вам за ...

Прийміть нашу щиру подяку за ...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви ...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді. Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми.

Ми отримали Вашого листа з повідомленнями про ... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

119

У відповідь на Ваш лист від (дата) ...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими

установами, ...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата) ...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про ... даємо письмову відповідь.

Уділовому світі з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, які ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося ...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю ...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення ...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи ...

Улистах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочинати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про ...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про ...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата) ...

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити за ...

Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Дозвольте нагадати Вам, що ...

Іноді делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції ...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин ...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити) ...

120