Вариант № 24

Вопрос 1. Составить опорные карты.

Вопрос 2.

В письме иностранному корреспонденту реквизит «Пометка об исполнителях» (13) применяется в крупных компаниях и отделах для того, чтобы сохранить информацию о том, кто конкретно из сотрудников составлял и печатал текст.

«Отметка о наличии приложений» (14) размещается в нижнем левом углу под подписью, всегда указывается четкое количество приложений, часто данные приложения называются.

«Указание на рассылку копий письма» (15). Назначение состоит в информировании контрагента о том, кто еще получил данное письмо, в целях избежать дублирования информации. Если копий нет принято писать «Копий нет».

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению.

Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждений.

Внутренние документы визируются на первом экземпляре.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номераи записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например,приказ,постановлениеи т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

• информационные материалы, присланные в копии для сведения;

• поздравительные письмаителеграммы;

• прейскуранты; пригласительные билеты;

• программы конференций, совещаний;

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

Таким образом, регистрация документов, полученных по электронной почте, происходит в обычном режиме документов, поступивших в печатном виде, в силу того, что электронный вариант подлежит распечатке.