1.5.2 Запит
Об'єкт, що дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту ви можете використовувати бланк QBE (Query By Example - запит за зразком) або написати інструкцію SQL. Ви можете створювати запити на вибірку, оновлення, видалення і додавання даних. За допомогою таблиць можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох існуючих таблиць.
Дані, покладені в основу запиту, можуть бути збережені в одній або кількох таблицях.
Існуючий запит можна надалі використовувати як основу при створенні нового запиту, який ми можемо змінити і зберегти під іншим ім'ям.
При створенні нового запиту спочатку потрібно визначити поля, які відображаються в запиті.
Далі необхідно вказати умови, які повинні виконуватися значеннями окремих записів для їх відображення.
Після виконання запиту Аccess відобразить ті дані, які відповідають заданим умовам. Результатом виконання запиту є результуючий набір записів, який відображається в табличному вигляді.
Сам результуючий набір записів не зберігається програмою. При кожному виконанні запит повертає новий результуючий набір записів, що забезпечує відображення актуальних даних.
Дані в результуючому наборі можна змінити тільки в тому випадку, якщо запит побудований на одній таблиці або ж двох таблиць пов'язаних відношенням «один-до-одного». У випадку відносини між таблицями типу «один-до-багатьох» програма дозволяє змінювати дані в полях тільки з боку «багато», але не з боку «один».
Зміни даних, виконані в результуючому наборі записів, зберігаються у відповідних таблицях.
Дані в результуючому наборі записів у більшості випадків змінювати не можна. Результуючий набір записів використовується в основному тільки для відображення повертаються записів та аналізу даних.
У запиті можна задати виконання обчислень як над усіма записами, так над окремими групами записів.
Запит досить часто використовується для створення форми або звіту. Крім того, запит може служити в якості основи при створенні іншого запиту або діаграми, яку можна помістити у форму або звіт
Результат запиту являє собою динамічний набір записів
При внесенні змін до динамічний набір записів базова таблиця буде автоматично оновлена.
Для автоматичного створення запиту програма надає в розпорядження користувача спеціального майстра.
1.5.3 Форма
Форма являє собою створений користувачем «бланк» для відображення на екрані окремих записів. В основі форми лежать дані таблиці або запиту. При зміні даних у формі програма автоматично змінить дані в базовій таблиці або запиті. Ми можемо додати будь поля таблиці або запиту у форму або видалити їх, а також змінити порядок розміщення полів у формі. Форма пропонує можливість відобразити на екрані тільки один запис, що покращує видимість даних. Майстер форм значно полегшує користувачеві створення форми. При цьому ми можемо вибрати між різними видами і стилями форми. Ми можемо також створити просту форму за один робочий крок. Аналогічну можливість програма пропонує також при створенні звітів. Ми можемо змінити форму, створену майстром, відповідно до індивідуальних побажань. Форми можна використовувати для більш наочного подання даних таблиць або наборів записів запитів. При бажанні форму можна вивести на друк звіт майстер може створити за один робочий крок. Створені майстром звіти можна змінювати відповідно до індивідуальних потреб користувача. Створення та форматування звіту виконується в режимі конструктора. У звіт можна вставити об'єкти, створені в інших додатках, наприклад, ілюстрації або діаграми. Елементи звіту можна групувати, що спрощує процедуру призначення однакових властивостей і позиціонування елементів в ході проектування звіту. Перш ніж виводити звіт на принтер, ми можемо переглянути його на екрані.